People and Business Operations Specialist

Mindpeak; Hamburg; Hybrid; EUR 50,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Remote-Tag pro Woche

Büro mit Blick auf den Hamburger Hafen

Internationales Team

Regelmäßige Team-Events

Guter Kaffee, Getränke

Job summary

Mindpeak in Hamburg sucht eine/n People & Business Operations Specialist, die/der das operative Rückgrat unserer People- und Business-Operations wird. Du startest neuen Kolleginnen und Kollegen gut ein, hältst Mitarbeiterdaten aktuell und begleitest Payroll- Vorbereitungen sowie administrative Finanzprozesse zuverlässig.

Zu deinen Aufgaben gehören HR-Administration, On-/Offboarding, Vertrags- und Dokumentenmanagement, sowie Compliance, Payroll-Unterstützung und Reporting.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Praktische Erfahrung in Business-/HR-Administration oder People Operations.
• Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein.
• Umgang mit sensiblen Personaldaten.
• Prozess- und Serviceorientierung im HR-Umfeld.

Responsibilities

• HR-Administration & Personio: Stammdaten, Abwesenheiten, Arbeitszeitmodelle aktuell halten.
• On-/Offboarding koordinieren, Accounts/HW-Zugänge verwalten.
• Payroll- und Finanzadministration vorbereiten, Rechnungsbearbeitung unterstützen.
• Business Operations & Prozesskoordination: Verträge, Versicherungen, externe Dienstleister.
• HR-Dokumente erstellen: Bescheinigungen, Zeugnisse, Unterlagen.
• Vertragsadministration: Arbeitsverträge & Nachträge vorbereiten.
• Sozialversicherung & Benefits betreuen, Koordination mit Partnern.
• Compliance, Trainings & Arbeitssicherheit: LMS verwalten, Pflichttrainings steuern.
• HR-Reporting: Headcount, Abwesenheiten, Trainings auswerten.
• People-Prozesse: Feedbackzyklen, Teamrituale, Mitarbeitenden-Support.

Skills

Organisationstalent

Vertraulichkeit

Serviceorientierung

Sprachkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Personio

Job description

Über Mindpeak

Mindpeak ist ein KI-Unternehmen aus Hamburg mit einer klaren Mission: Krebsdiagnosen genauer, effizienter und personalisierter zu machen.

Wir entwickeln Deep-Learning-Lösungen für die computergestützte Pathologie, die KI direkt in die klinische Praxis bringen. Unsere Technologie wird bereits in mehr als 25 Ländern in der Routinediagnostik eingesetzt und unterstützt führende Pharma- und Biotech-Unternehmen bei der Entwicklung neuer Krebstherapien.

Rund 50 Menschen aus Technologie, Medizin und Wissenschaft arbeiten bei uns gemeinsam an diesem Ziel.

Über die Rolle

Bei Mindpeak arbeiten wir daran, mit KI die Krebsdiagnostik zu verbessern. Damit sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren können, braucht es im Hintergrund jemanden, der dafür sorgt, dass unsere People Operations funktionieren.

Genau hier kommst du ins Spiel.

Als People & Business Operations Specialist bist du das operative Rückgrat unserer People- und Business Operations. Du sorgst dafür, dass neue Kolleg:innen einen guten Start haben, Mitarbeiterdaten stimmen, die Payroll vorbereitet ist, Rechnungen und administrative Finanzprozesse zuverlässig bearbeitet werden, Dokumente rechtzeitig vorliegen, Trainings im Blick bleiben und unsere Mitarbeitenden bei administrativen und organisatorischen Fragen schnell Unterstützung bekommen.

Deine Aufgaben

• HR-Administration & Personio: Du hältst Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten, Arbeitszeitmodelle und Dokumente aktuell und sorgst für eine verlässliche Datenbasis.

• On- & Offboarding: Du koordinierst die administrativen Schritte rund um Ein- und Austritte, von Google-Accounts und Hardware bis zu Zugängen und Rückgaben, und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.

• Payroll & Finance Administration: Du bereitest die monatliche Payroll vor, bearbeitest Rückerstattungen für Mitarbeitende und unterstützt unsere Finanzadministration, insbesondere bei der vorbereitenden Buchhaltung, Rechnungsbearbeitung und Verwaltung von Firmenkreditkarten.

• Business Operations & Prozesskoordination: Du verwaltest administrative Vertragsfristen, hältst Firmenversicherungen aktuell, koordinierst externe Dienstleister und sorgst dafür, dass wiederkehrende administrative Prozesse strukturiert und zuverlässig ablaufen.

• HR-Dokumente: Du kümmerst dich um Bescheinigungen, Zeugnisse und weitere administrative Unterlagen.

• Vertragsadministration: Du bereitest Arbeitsverträge, Vertragsänderungen und Nachträge auf Basis unserer Vorlagen vor und steuerst den Unterschriftenprozess.

• Sozialversicherung & Benefits: Du betreust administrative Themen rund um Sozialversicherung, betriebliche Altersvorsorge und Benefits und koordinierst dich mit unseren externen Partnern.

• Compliance, Trainings & Arbeitssicherheit: Du administrierst unser Learning Management System, steuerst Pflichttrainings sowie jährliche Unterweisungen zum Arbeits- und Brandschutz und dokumentierst Trainingsnachweise so, dass sie in Audits (z. B. ISO) belastbar sind.

• HR-Reporting: Du erstellst Auswertungen zu Themen wie Headcount, Abwesenheiten oder Trainings.

• People-Prozesse: Du unterstützt organisatorisch bei Feedback-Zyklen und anderen wiederkehrenden People-Prozessen und kümmerst dich um Teamrituale wie Geburtstage, Jubiläen und Abschiede.

• Mitarbeitenden-Support: Du bist eine verlässliche Anlaufstelle für administrative HR-Fragen und sorgst dafür, dass Anliegen nicht liegen bleiben.

Was wir suchen

Du passt gut zu uns, wenn du:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mitbringst,

• bereits praktische Erfahrung in Business oder HR-Administration, People Operations oder Personalwesen gesammelt hast,

• strukturiert, sorgfältig und eigenständig arbeitest und Verantwortung für deine Themen übernimmst,

• vertraulich und sorgfältig mit sensiblen Personaldaten umgehst,

• auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick behältst und Dinge zuverlässig zu Ende bringst,

• gerne organisierst und Freude daran hast, wenn Prozesse reibungslos funktionieren,

• serviceorientiert bist und gerne dafür sorgst, dass andere gut arbeiten können,

• sicher mit digitalen Tools arbeitest – Erfahrung mit Personio ist ein Plus,

• idealerweise schon in einem regulierten Umfeld gearbeitet hast, z. B. in MedTech oder einem ISO-zertifizierten Unternehmen (kein Muss),

• sehr gutes Deutsch und sehr gutes Englisch mitbringst.

Warum diese Rolle wichtig ist

Gute People und Business Operations fallen manchmal erst auf, wenn sie nicht funktionieren. Für uns sind sie deshalb kein Nebenthema, sondern eine wichtige Grundlage für ein gut funktionierendes Unternehmen.

In dieser Rolle hast du direkten Einfluss auf den Arbeitsalltag unseres gesamten Teams. Du schaffst Struktur, Verlässlichkeit und einen guten Service für unsere Mitarbeitenden – und gibst anderen damit den Rücken frei, sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

Was wir bieten

• Eine Rolle mit echter Wirkung in einem Unternehmen, das mit KI die Krebsdiagnostik verbessert

• Ein Remote-Tag pro Woche – an den übrigen vier Tagen arbeitest du mit dem Team in unserem Büro in Hamburg, mit kurzen Wegen zu allen Kolleginnen und Kollegen

• Ein wunderschönes Büro mit Blick auf den Hamburger Hafen

• Ein tolles, internationales Team mit kurzen Entscheidungswegen, einer offenen Atmosphäre und gegenseitiger Unterstützung und Wertschätzung

• Regelmäßige Team-Events

• Guter Kaffee, Müsli und Getränke – für einen guten Start in den Tag und die kleine Pause zwischendurch