Office & Operations Coordinator (m/w/d)

Karriere bei Peak One; Frankfurt; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Vergütung

Strukturiertes Onboarding

Teamevents

New Work in Frankfurt

Jobticket

Job summary

Peak One sucht eine/n Office Manager/in mit Organisationstalent, der/die Mitarbeitende, externe Dienstleister, Freelancer und Besucher betreut und das Contracting-Team bei der Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen unterstützt. Sie sichern reibungslose administrative Abläufe rund um Freelancer und externe Berater und tragen zur professionellen Candidate-Experience bei.

Sie organisieren Termine, Meetings und Events, verantworten Ordnung und Instandhaltung des Offices sowie die

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Hotelfachausbildung.
• 3-5 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder Empfang.
• Führerschein Klasse B.
• Gute MS-Office Kenntnisse.
• Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit.

Responsibilities

• Ansprechpartner für Mitarbeitende, externe Dienstleister, Freelancer und Besucher.
• Unterstützung des Contracting-Teams bei Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Bescheinigungen.
• Sicherstellung reibungsloser administrativer Prozesse rund um den Einsatz von Freelancern und externen Beratern.
• Administrative und organisatorische Unterstützung für Management sowie Sales- und Contracting-Teams.
• Austausch mit Kunden, Freelancern und externen Partnern und Beitrag zu einer professionellen Candidate-Experience.
• Planung und Organisation interner und externer Events (Teamveranstaltungen, Workshops, Weihnachtsfeier).
• Verantwortung für Ordnung, Sauberkeit und Instandhaltung des Offices; Koordination mit externen Dienstleistern.
• Verwaltung des Firmenfuhrparks.
• Organisation von Terminen, Meetings und Reisebuchungen für interne/externe Mitarbeitende.
• Organisatorische Unterstützung für Standorte Frankfurt und Hamburg.

Skills

MS Office

Organisatorische Fähigkeiten

Teamfähigkeit

Flexibilität

Dienstleistungsorientierung

Führerschein Klasse B

Education

Kaufmännische Ausbildung

Hotelfachmann/-frau Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Über die Position

Du liebst es, Dinge zu organisieren, behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick und sorgst mit deinem Gespür für Struktur dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Dann bist du bei uns genau richtig! Als wachsendes Unternehmen mit Sitz in einem der modernsten Skyline-Gebäude Frankfurts sind wir überzeugt, dass nachhaltiger Erfolg auf starken Teams, einer positiven Arbeitsatmosphäre und effizienten Prozessen basiert.
Unsere Mission
Wir bringen Top-Fach- und Führungskräfte aus den BereichenIT, SAP, HealthCare, Finance und Property & Construction mit den passenden Unternehmen zusammen. Hinter einer erfolgreichen Personalberatung stehen jedoch nicht nur starke Berater, sondern auch effiziente Prozesse, eine professionelle Organisation und ein Umfeld, in dem Menschen ihr Bestes geben können. Du willst Verantwortung übernehmen, Recruiting & Sales verbinden und dabei persönlich wie beruflich wachsen?
Dann starte jetzt bei uns durch – wir freuen uns auf dich!

Deine Benefits

• Attraktive Vergütung: Ein attraktives Fixgehalt, das deiner Verantwortung und deinem Beitrag zum Unternehmenserfolg gerecht wird.
• Erfolgreicher Einstieg & Karriereentwicklung: Mit einem strukturiertem Onboarding sorgen wir dafür, dass du schnell ankommst und dich von Beginn an in deiner Rolle wohlfühlst. Gleichzeitig unterstützen wir deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
• Starker Teamspirit: Freue dich auf regelmäßige Teamevents, gemeinsame Aktivitäten und ein Umfeld, das von Vertrauen, Zusammenhalt und Wertschätzung geprägt ist.
• New Work im FOUR Frankfurt: Arbeite in einem der modernsten Skyline-Gebäude mit Dachterrasse & Foodhall.
• Mobilität inklusive: Mit unserem Jobticket bist du flexibel und kostengünstig unterwegs.
• Weiterbildung: Nutze praxisnahe Trainings und Weiterbildungsmöglichkeiten, um deine fachlichen und organisatorischen Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen.
• Gesundheit & Balance: 31 Urlaubstage, flexible Arbeitsmöglichkeiten und Firmenfitness mit über 83.000 Partnern weltweit.

Deine Aufgaben

• Du bist Ansprechpartner für Mitarbeitende, externe Dienstleister, Freelancer und Besucher.
• Du unterstützt unser Contracting-Team bei der Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Bescheinigungen.
• Du stellst einen reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesserund um den Einsatz unserer Freelancer und externen Beratersicher.
• Du übernimmst administrative und organisatorische Aufgaben für das Management sowie unsere Sales- und Contracting-Teams.
• Du stehst im Austausch mit Kunden, Freelancern und externen Partnern und trägst zu einer professionellen Candidate-Experience bei.
• Du planst und organisierst interne und externe Events, wie z. B. Teamveranstaltungen, Workshops oder die Weihnachtsfeier.
• Du verantwortest Ordnung, Sauberkeit und Instandhaltung unseres Offices und steuerst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
• Du verwaltest den Firmenfuhrpark.
• Du organisierst Termine, Meetings und Reisebuchungen für interne und externe Mitarbeiter.
• Du bist organisatorische Unterstützung für unsere Standorte Frankfurt und Hamburg.

Das bringst Du mit

• Du hast eineabgeschlossene kaufmännische Ausbildung,eine Ausbildung zum/zur Hotelfachmann/-frau (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung im Office Management, der Hotellerie, im Empfangsbereich oder einer vergleichbaren organisatorischen Funktion mit.
• Du besitzt einen Führerschein Klasse B.
• Du hast ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Genauigkeit.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Du besitzt eine hohe Dienstleistungsorientierung und ausgeprägte Teamfähigkeit.
• Du zeichnest dich durch Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld aus.

Peak One steht für eine offene Unternehmenskultur, in der Vielfalt, Chancengleichheit und Teilhabe selbstverständlich sind – unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht, Behinderung, Religion oder sexueller Orientierung.

Unsere Kontaktdaten

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