Office Manager (m/w/d)

elexon GmbH; Aachen; Presencial; EUR 42.000 - 56.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Urban Sports Club Mitgliedschaft

Business Bike Leasen

Betriebliche Altersvorsorge

Wallboxen für E-Auto

30 Tage Urlaub

Team-Events

Dog-Friendly Office

Descripción de la vacante

Personio in Aachen sucht eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager (m/w/d), die/der das organisatorische Herzstück unseres Büros bildet.

Du sorgst für reibungslosen Betrieb, gepflegte Flächen, elegante Empfangsprozesse und eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Zu deinen Aufgaben gehören Organisation des Bürobetriebs, erster Ansprechpartner, Koordination externer Partner, Vorbereitung von Meetings, Planung von internen Events, Verwaltung von Zutritts- und Raumbuchungssystemen,

Formación

• Bereitschaft, Büro- und Veranstaltungsorganisation eigenständig zu übernehmen.
• Serviceorientierung und Gastgeberqualitäten für interne und externe Gäste.
• Gutes Organisationstalent und Selbstständigkeit im Arbeitsalltag.

Responsabilidades

• Du organisierst den Bürobetrieb und sorgst dafür, dass das Büro stets gepflegt und funktionsfähig ist.
• Du bist die zentrale Anlaufstelle für das Team bei organisatorischen und administrativen Belangen.
• Du koordinierst externe Partner wie Handwerker oder Wartungsfirmen und bist Schnittstelle zur Reinigungsfirma.
• Du bist Gastgeber: Meetings vorbereiten und externe Gäste professionell empfangen.
• Du planst interne Events von Budgetierung bis Durchführung.
• Du verwaltest Zutritts- und Raumbuchungssysteme sowie Tagespost- und Paketmanagement.
• Du übernimmst wirtschaftliches Bestandsmanagement für Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien.
• Du koordinierst Sonderprojekte wie Raumumgestaltungen oder Einführung neuer Office-Systeme.

Conocimientos

Organisationskompetenz

Kommunikationsfähigkeit

Gastgeberqualität

Educación

Ausbildung im hotelnahen Bereich

Descripción del empleo

DEINE MISSION

Als Office Manager (m/w/d) bist du das organisatorische Herzstück für unser Büro in Aachen und das x-Home. Du sorgst für einen reibungslosen, professionellen und wertschätzenden Betrieb unserer gemeinsamen Flächen.

• Du organisierst den Bürobetrieb: Du trägst die operative Verantwortung dafür, dass unser Aachener Büro und das x-Home jederzeit in einem gepflegten und funktionsfähigen Zustand sind.


• Du bist die erste Anlaufstelle: Für unser Team bist du die zentrale Ansprechperson bei allen organisatorischen und administrativen Office-Belangen.


• Du steuerst die Dienstleister: Du koordinierst externe Partner wie Handwerker oder Wartungsfirmen und bist die direkte Schnittstelle zu unserer Reinigungsfirma.


• Du bist ein toller Gastgeber: Du bereitest unsere Meetingräume vor und sorgst für einen professionellen Empfang unserer externen Gäste.


• Du planst unsere Events: Von der Budgetierung bis zur Durchführung übernimmst du die Organisation unserer internen Feste (z. B. Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Workshops).


• Du hältst die Infrastruktur im Griff: Du verwaltest die Zutritts- sowie Raumbuchungssysteme und verantwortest das tägliche Post- und Paketmanagement.


• Du optimierst den Einkauf: Du steuerst das Bestandsmanagement für Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien wirtschaftlich und vorausschauend.


• Du begleitest Sonderprojekte: Interne Organisationsprojekte (z. B. Raumumgestaltungen oder die Einführung neuer Office-Systeme) koordinierst du eigenständig.

DEIN ENERGIEGELADENES PROFIL

• Dein Fundament: Eine abgeschlossene Ausbildung im hotelnahen Bereich, Eventmanagement, als administrative Assistenz oder eine vergleichbare Qualifikation.


• Deine vorausschauende Art: Du denkst gerne einen Schritt weiter, hast ein Auge für deine Umgebung und packst Dinge eigenständig an, damit im Alltag alles rundläuft.


• Dein Kommunikationstalent: Du bist eine herzliche Gastgeberpersönlichkeit und schaffst es, dem Team unsere gemeinsamen Office-Regeln charmant und auf Augenhöhe zu vermitteln.


• Deine Begeisterung für Organisation: Du hast Spaß daran, den Überblick zu behalten, Strukturen zu schaffen und gemeinsame Events erfolgreich auf die Beine zu stellen.


• Dein Platz im Team: Da du das Herzstück unseres Büros bist, bist du von Montag bis Donnerstag die feste Anlaufstelle vor Ort für uns alle; freitags gestaltest du deinen Tag flexibel nach Bedarf.

ENERGIE FÜR DEINEN ERFOLG

Gestalte die E-Mobilität von morgen mit uns: Bei uns hast Du die Möglichkeit, die Zukunft der E-Mobilität aktiv mitzugestalten und ein zukunftsträchtiges Geschäftsfeld zum Leben zu erwecken.

Herausfordernde Aufgaben & Entwicklungsperspektiven: Wir bieten Dir herausfordernde Aufgaben mit vielfältigen Perspektiven zur persönlichen und beruflichen Entwicklung. Unsere zugeschnittenen Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Dich dabei, Deine Karriere voranzutreiben.

Motiviertes Team & dynamische Arbeitsweise: Du arbeitest in einem motivierten Team mit flachen Hierarchien, eigenverantwortlicher Arbeitsweise und schnellen Entscheidungswegen. Kollegiales Teamwork und eine offene Arbeitsatmosphäre sind uns besonders wichtig.

Flexibles Arbeiten & Workation: Wir bieten Dir ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und Workation.

Unsere besonderen Leistungen für Dich:

• Bezuschusste Mitgliedschaft im Urban Sports Club für Deine Fitness


• Möglichkeit, ein Business Bike über Dein Gehalt zu leasen


• Betriebliche Altersvorsorge für Deine Zukunftssicherheit


• Wallboxen zu attraktiven Mitarbeiterkonditionen für Dein E-Auto

Urlaub & Extras: Du erhältst 30 Tage Urlaub, um dich zu erholen und deine Seelen baumeln zu lassen.

Team-Events & After-Work: Regelmäßige Team-Events und After-Work-Come-Togethers stärken unser Teamgefühl und sorgen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre.

Dog-Friendly Office: Unser Büro ist hundefreundlich und unsere Feel-Good-Manager sorgen für eine angenehme Arbeitsumgebung.