Office Manager m/w/d

ORENDT STUDIOS GmbH; Hamburg; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein kreatives Unternehmen in Hamburg sucht einen engagierten Office Manager (m/w/d) in Vollzeit. Sie sind die zentrale Anlaufstelle und koordinieren Aufgaben wie Eventmanagement, Reisebuchungen sowie Facilitymanagement. Eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung im Office Management sind erforderlich, ebenso wie sehr gute Deutschkenntnisse und ein sicherer Umgang mit MS Office. Der Arbeitsplatz bietet viel Abwechslung und Verantwortung.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, Empfang oder Assistenz.
• Gute organisatorische Fähigkeiten und eine hands-on Mentalität.
• Führerschein Klasse B erforderlich.

Aufgaben

• Erste Anlaufstelle am Standort für Kunden und Gäste.
• Organisation von Meetings und Sonderproduktionen.
• Verwaltung des Fuhrparks und Abstimmung mit Dienstleistern.

Kenntnisse

Organisationsstärke

MS Office-Kenntnisse

Deutsch (sehr gut)

Englisch (gut)

Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar

Jobbeschreibung

WIR SUCHEN

Für unseren neuen Standort in Hamburg -Langenhorn suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d) in Vollzeit.
Wir suchen die zentrale Schnittstelle, die unseren neuen Standort im Alltag am Laufen hält und einen Mix aus Eventmanagement, Reisebüro, (kleiner)Fuhrpark, Bestellwesen und Facilitymanagement koordinieren kann.

DEINE AUFGABEN

• Du bist erste Anlaufstelle am Standort – persönlich, telefonisch und per Mail
• Empfang & Betreuung von Kund:innen, Gästen, Dienstleister:innen und Modellen
• Organisation & Vorbereitung von Meetings, Kundenterminen und Sonderproduktionen
• Reise- und Hotelbuchungen für Kund:innen und Mitarbeitende
• Standortübergreifendes Bestellwesen
• Post, Kuriere, Eingangs-/Ausgangslogistik im Office-Kontext
• Schnittstelle zur Buchhaltung: Rechnungsprüfung/-vorbereitung, Kasse, Kreditkartenbelege (keine Buchhaltungstätigkeit, aber sauberer Vorlauf)
• Ansprechpartner:in für Facility-Themen: Ordnung, Sauberkeit, Dienstleistersteuerung (z. B. Reinigungsunternehmen)
• Verwaltung des standortübergreifenden (kleinen) Fuhrparks sowie Abstimmung mit Leasing-/Vertragspartnern
• Unterstützung bei Events und Team-Veranstaltungen (Planung, Orga, Umsetzung)
• Sonderaufgaben und Projekte im Auftrag der Standortleitung / Geschäftsführung

DEIN PROFIL

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar (gern Hotellerie, Agentur, Event, Studio-Umfeld)
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management / Empfang / Assistenz – oder du kommst aus einem Umfeld, in dem du „alles zusammenhältst“
• Sehr organisiert, hands-on, verbindlich – und diskret im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicher in MS Office
• Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch in Wort und Schrift
• Führerschein Klasse B

DEIN UMFELD

• Viel Abwechslung und Verantwortung im Tagesgeschäft
• Direkte Zusammenarbeit mit Standortleitung, Teams und externen Partnern
• Ein Umfeld, in dem Pragmatismus und Verlässlichkeit zählen