Office Manager (m/w/d)

Treatwell; Berlin; Hybrid; EUR 40.000 - 45.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gehalt bis zu 45.000€

Befristeter Vertrag mit Verlängerungsoption

1 Tag/Woche Remote-Arbeit

BVG-Monatskarte

Monatlicher 40€ Treatwell-Gutschein

Apple MacBook Air und iPhone

Unterstützung durch OpenUp

Regelmäßige Team-Events

Zusammenfassung

Ein führendes Unternehmen im Beauty-Sektor sucht eine/n Office Manager:in für das Berliner Büro. In dieser Rolle sorgen Sie für einen reibungslosen Büroalltag, koordinieren externe Dienstleister und übernehmen das Budget- sowie Bestellmanagement. Bei Treatwell erwarten Sie ein Gehalt bis zu 45.000€, die Möglichkeit von Homeoffice und ein dynamisches Arbeitsumfeld mit gesundheitsfördernden Maßnahmen. Ideal für Organisationstalente mit mehrjähriger Erfahrung im Office Management.

Qualifikationen

• Mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung im Office Management.
• Erfahrungen in der Organisation von Büroabläufen und Projektmanagement.
• Sichere Kommunikation in Deutsch und Englisch (mindestens B2-Niveau).

Aufgaben

• Organisation und Optimierung des Berliner Büros.
• Koordination externer Dienstleister und Vertragsmanagement.
• Budgetmanagement und Kostenkontrolle.

Kenntnisse

Organisationskompetenz

Kommunikationsfähigkeiten

Verhandlungsfähigkeiten

Eigeninitiative

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung

Tools

Google Workspace

Jira

Slack

Excel

Jobbeschreibung

Über uns

Treatwell revolutioniert die Beauty-Branche! Als Marktführer für Online-Beauty-Buchungen verbinden wir Salons mit Kunden und bieten innovative digitale Lösungen für Terminverwaltung und Neukundengewinnung. Unsere Mission: Die Beauty-Branche in die digitale Zukunft führen und dabei sowohl Salons als auch Kunden ein außergewöhnliches Erlebnis bieten. Wir sind jung, dynamisch und haben große Pläne - und DU kannst Teil davon sein!

Deine Mission

Als Office Manager:in sorgst du dafür, dass unser Berliner Office ein Ort ist, an dem sich Mitarbeitende wohlfühlen und produktiv arbeiten können. Mit einem Blick fürs Detail und einem hohen Qualitätsanspruch gestaltest und optimierst du den Büroalltag sowie unsere Office-Strukturen kontinuierlich weiter. Du hältst interne Abläufe, Dienstleister und Projekte souverän zusammen und schaffst damit die Basis für reibungslose Zusammenarbeit und ein starkes Miteinander.

Deine Aufgaben

• Ganzheitliche Organisation & Weiterentwicklung unseres Berliner Office: Als erste Ansprechperson rund um das Büro sorgst für einen reibungslosen, effizienten und angenehmen Office-Alltag - inklusive Planung und Umsetzung größerer Office-Projekte wie neue z.B. die Optimierungen der Office-Struktur.
• Koordination externer Dienstleister & Vertragsmanagement: Steuerung sowie Koordination externer Partner (z. B. Facility Management, Reinigung, Hausmeister, Sicherheitsdienst) und Verantwortung des Fuhrpark Managements unserer Vertriebler:innen sowie die Bearbeitung von Mobilfunk- und weiteren servicebezogenen Verträgen.
• Budget-, Bestell- & Ausstattungsmanagement: Du kümmerst dich um Bestellungen, Kostenkontrolle und Budgetüberwachung und stellst sicher, dass das Büro jederzeit optimal ausgestattet, funktional und einladend ist.
• Unterstützung von HR im Employee Lifecycle: Du unterstützt das HR-Team beim On‑ und Offboarding, bereitest Arbeitsplätze vor, organisierst Reisen und Goodiebags und sorgst für einen professionellen Start (und Abschied) unserer Mitarbeitenden.
• Organisation & Durchführung interner Events: Planung, Organisation sowie Begleitung interner Veranstaltungen wie Onboardings, Teammeetings, Workshops, Teamevents und Firmenfeiern – von der Idee bis zur Umsetzung vor Ort.

Wir bieten

• 💰 Gehalt bis zu 45.000€
• ⏳ Befristeter Vertrag auf 12 Monate – Option auf Verlängerung möglich
• ⚖️ Work‑Life‑Balance: Nach Absprache 1 Tag/Woche Remote-Arbeiten und 28 Urlaubstage pro Jahr
• 🚉 BVG‑Monatskarte: Nach der Probezeit komplette Kostenübernahme durch Treatwell
• 💆♀️ Self‑Care: Monatlicher 40€ Treatwell‑Gutschein für deine eigenen Beauty‑Treatments
• 💻 Top‑Ausstattung: Apple MacBook Air und iPhone
• 🧠 Mentale Gesundheit: Unterstützung durch unsere Partnerschaft mit OpenUp
• 🎉 Team‑Spirit: Regelmäßige Team‑Events, After‑Work Drinks und eine offene, dynamische Unternehmenskultur

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management: Mit mindestens 2‑3 Jahren Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle hast du bereits Verantwortung oder Begleitung für Projekte wie Office‑Umzug, Anbieter‑ oder Vertragsverhandlungen übernommen.
• Ausgeprägte Organisations‑ und Umsetzungskompetenz: Strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative und ein lösungsorientierter Ansatz zeichnen dich aus – auch bei parallelen Aufgaben und unterschiedlichen Stakeholdern behältst du den Überblick.
• Starke Kommunikations‑ und Verhandlungsfähigkeiten: In der Zusammenarbeit mit internen Teams sowie externen Dienstleistern kommunizierst du souverän, serviceorientiert und sicher auf Deutsch und Englisch (beides mindestens B2‑Niveau).
• Hands‑on‑Mentalität und technisches Grundverständnis: Der sichere Umgang mit gängigen Tools wie Google Workspace, Jira, Slack oder Excel gehört für dich zum Arbeitsalltag. Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung ist dabei völlig ausreichend – entscheidend ist die praktische Erfahrung.
• Positives Auftreten und Freude an einer vielseitigen Rolle: Ein hohes Maß an Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Begeisterung für eine Schnittstellenfunktion mit vielen Abteilungen runden dein Profil ab.

Dein Bewerbungsprozess

1. Recruiter Screen – Erstes Kennenlernen mit unserem Talent Acquisition Team und Gespräch über deine Motivation & Erfahrung
2. Vorortgespräch in unserem Office – Vertiefendes Gespräch mit unserem HR-Team
3. Video‑Gespräch – Mit unserer globalen Head of People Operations
4. Schnelle Rückmeldung – wir halten dich während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden!

Unsere Werte

• Treat everyone well
• Think like a (salon) owner
• Play to win, together
• Make every appointment count

Office Manager/in in Teil-/ Vollzeit (m/w/d) (min. 30h/Woche)

Office Manager mit Empfangstätigkeit (w/m/d)

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)