Office Manager (m/f/d)

Edenspiekermann; Berlin; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Urban Sports Club

Deutschland-Ticket

Teamevents

ESPI Cusine

Zusammenfassung

Edenspiekermann sucht eine zuverlässige Office Managerin/ einen Office Manager für den Standort Berlin. Du verantwortest das Office Management für drei Unternehmen unserer Gruppenstruktur, arbeitest eng mit People & Culture zusammen und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation.

Du berichtest an die Director People & Culture, Standort Berlin, und arbeitest mit dem Team vor Ort zusammen. Gestalte eine angenehme Arbeitsatmosphäre, unterstütze das Management und betreue Gäste kompetent.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste vergleichbare Berufserfahrung in Service, Hotellerie, Handel oder Agenturumfeld.
• Gewissenhafte, vorausschauende, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Gastgeber: Besuchende willkommen heißen und Wohlbefinden sicherstellen.
• Büroorganisation: reibungsloser Ablauf und erste Anlaufstelle für Mitarbeitende.
• Verwaltung & Koordination: Terminkoordination, Reisemanagement-Unterstützung, Materialverwaltung.
• Events: Organisation interner/externer Events & Meetings.
• Kommunikation: Schriftverkehr, Intranet-Pflege, Weiterleitung von Informationen.
• Schnittstelle: Ansprechpartner zu Standorten und Kolleg:innen.
• IT: Schnittstelle zur IT und Verwaltung von Equipment.
• People & Culture: Administrative Mitarbeit im Bereich People & Culture.
• Management-Unterstützung: Kreditkartenabrechnung, Angebote & Ausschreibungen unterstützen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Zuverlässige Arbeitsweise

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Mac/Apple

G-Suite

Confluence

Jobbeschreibung

Das ist Edenspiekermann

Wir sind Edenspiekermann – eine unabhängige Designagentur mit über 40 Jahren Erfahrung darin, weltweit führenden Unternehmen bei der Entwicklung, Erstellung und Evolution ihrer Produkte zu helfen. Unser Bereich Produktstrategie arbeitet direkt mit Produkt-Teams an der Schnittstelle von Marktkenntnis, exzellentem Design und KI-getriebener Entwicklung.

Unsere Interaction Designer arbeiten in agilen und interdisziplinären Teams an Websites und Plattformen für große Marken sowie für Start-ups. Unsere Teams kombinieren konzeptionelles Denken, ein ausgeprägtes Designverständnis und fundierte Kenntnisse in der Web- und App-Entwicklung, um digitale Produkte oder Services mit einem nutzerzentrierten Ansatz zu entwickeln. Dabei beraten und coachen wir die Teams unserer Kunden, um deren Kunden das beste Nutzererlebnis zu bieten.

Beschreibung

Du brennst für perfekte Organisation, hast Freude am Umgang mit Menschen und möchtest den reibungslosen Ablauf an unserem Standort aktiv mitgestalten? Als Teil unseres Teams bei Edenspiekermann kannst du direkt durchstarten und deinen Beitrag zum gemeinsamen Erfolg leisten.

Am Standort Berlin verantwortest du das Office Management für drei Unternehmen unserer Unternehmensgruppe der Appsfactory GmbH – mit deinem inhaltlichen Schwerpunkt bei Edenspiekermann. Alle Aufgaben rund um die allgemeine Büroorganisation deckst du dabei für alle drei Unternehmen gemeinsam ab. Tauche ein in die dynamische Welt unseres Agenturalltags, unterstütze unser Berliner Team vor Ort und behalte dabei auch unsere Kolleg:innen an den anderen Standorten im Blick. Gestalte eine Wohlfühlatmosphäre für unsere Mitarbeiter:innen und unsere namhaften Kund:innen.

In dieser Rolle bist du das Herz unseres Büros, die erste Anlaufstelle für unsere Gäste und packst überall dort an, wo Organisationstalent und ein kühler Kopf gefragt sind.

Hierfür suchen wir dich als Office Manager Berlin (20–35 Std./Woche). Du berichtest an die Director People & Culture, Standort Berlin, und arbeitest eng mit dem Team vor Ort zusammen.

Deine Aufgaben

• Gastgeber*in: Du empfängst Besuchende herzlich, kümmerst Dich um deren Wohlbefinden und sorgst für eine angenehme Atmosphäre in unseren Büroräumen

• Büroorganisation: Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag und bist die erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und Besuch

• Verwaltung und Koordination: Du bist verantwortlich für die Terminkoordination, Unterstützung beim Reisemanagement und die Verwaltung von Büromaterialien

• Events: Du organisierst und unterstützt bei internen sowie externen Events und Meetings

• Kommunikation: Du pflegst den internen und externen Schriftverkehr, Pflege des Intranets und gibst alle relevanten Informationen an die betreffenden Unternehmen am Standort weiter

• Schnittstelle: Du bist Ansprechpartnerin und die Schnittstelle auch zu unseren anderen Standorten und Kolleg:innen

• IT: Du bildest eine Schnittstelle zur IT und verwaltest Equipment am Standort Berlin

• Unterstützung People & Culture: Administrative und organisatorische Mitarbeit im Bereich People & Culture, Unterstützung beim On- und Offboarding von (neuen) Mitarbeitenden

• Unterstützung des Managements: Du übernimmst administrative Aufgaben (bspw. Kreditkartenabrechnung), unterstützt bei Angebotserstellungen sowie Ausschreibungen und stehst der Geschäftsführung unterstützend zur Seite

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Erste vergleichbare Berufserfahrung, beispielsweise in der Hotellerie, im Service, im Handel oder du hast bereits Agenturerfahrungen

• Du überzeugst durch eine gewissenhafte, vorausschauende, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

• Ein professionelles und höfliches Auftreten, Hilfsbereitschaft, Kommunikationsstärke sowie ein Organisationstalent mit fröhlichen und enthusiastischen Naturell zeichnen dich aus

• Freude an abwechslungsreichen Aufgaben und der Arbeit in einem dynamischen Team

• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie fließende Englischkenntnisse bringst du ebenfalls mit

• Von Vorteil ist der sichere Umgang mit Mac / Apple, sowie Tools wie der G-Suite und Confluence

Was wir dir bieten

• Selbstbestimmtes und eigenverantwortliches Arbeiten, Ownership ab Tag 1

• Raum für Eigenverantwortung, Kreativität und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten

• Ein hundefreundliches Büro und eine gesunde Work-Life-Balance

• Das beste Team der Welt

• Flache Hierarchien und die Möglichkeit eigene Ideen einzubringen und umzusetzen

• 30 Tage Urlaub, sowie Benefits wie Urban Sports Club oder das Deutschland-Ticket

• Teamevents, ESPI Cusine, Inspiration Talks und Meetings, sowie wöchentliche Formate für Design Diskussion, Austausch und Spaß

Wir freuen uns, dich kennenzulernen!

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Bei Interesse benötigen wir folgende Unterlagen (als PDF) und Angaben von dir:

• Aktueller Lebenslauf

• Abschlusszeugnisse (Urkunde)

• Angabe des möglichen Eintrittstermins

• Gehaltsvorstellung

Und noch etwas: Zögere nicht, dich auch initiativ zu bewerben. Wir wissen, dass fehlendes Selbstbewusstsein manchmal davon abhalten kann, sich auf eine Stelle zu bewerben. Aber weißt du was?! Es gibt keine perfekten Bewerberinnen und Bewerber. Genau deshalb ermutigen wir dich, dich einfach bei uns zu bewerben.