Office Manager (w/m/d)

D4L data4life gGmbH; Deutschland; Hybrid; EUR 42.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Private Zusatzkrankenversicherung

Job-Ticket

Weiterbildungsbudget

Zusammenfassung

Die D4L data4life gGmbH sucht einen Office Manager, der die Standorte Berlin und Potsdam betreut und das Office-Management maßgeblich gestaltet. Du koordinierst Hausverwaltungen, Dienstleister, Lieferanten und organisierst den Büroalltag, planst Office-Projekte, Meetings und Gemeinschaftsflächen; außerdem sicherst du Sicherheits- und Gesundheitsprozesse.

Arbeite mind. 30 Std./Woche vor Ort in Berlin, besuche Potsdam wöchentlich, bringe Organisationstalent, Eigeninitiative und Teamgeist mit.

Qualifikationen

• Mind. 5 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder vergleichbarer Rolle
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, vorteilhaft
• Erfahrung mit Büroaufbau, -umzug oder vergleichbaren Projekten
• Organisationstalent, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Teamgeist
• Präsenz vor Ort in Berlin (mind. 30 Std./Woche) mit wöchentlichen Potsdam-Besuchen
• Kommunikationsstärke sowie fließende Englisch- und Deutschkenntnisse

Aufgaben

• Standortmanagement Berlin und Potsdam
• Bestandsmanagement: Büroprozesse, Lieferanten, Dienstleister
• Planung von Office-Projekten, Meetings und Gemeinschaftsflächen
• Enge Zusammenarbeit mit Hausverwaltungen, Lieferanten und Behörden
• Sicherheits- und Gesundheitsschutz koordinieren
• Organisation von Team-Events, Office-Feiern und All-Hands-Meetings

Kenntnisse

Office management

Organisationstalent

Teamkoordination

Kommunikation

Englisch (fließend)

Deutsch (C1)

Google Workspace

Slack

Miro

Jira

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Google Workspace

Slack

Miro

Jira

Jobbeschreibung

Ein gutes Office ist weit mehr als funktionierende Meetingräume und ein gut gefülltes Snackregal. Es ist ein Ort, an dem Menschen gerne zusammenkommen, Ideen entstehen und Zusammenarbeit gelebt wird.

Genau diesen Rahmen gestaltest du mit. Als Office Manager bist du Teil unseres People & Organization Teams und verantwortlich für die Weiterentwicklung unserer Bürostandorte in Berlin und Potsdam. Dabei hast du die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen, eigene Ideen einzubringen und dafür zu sorgen, dass sich unsere Mitarbeitenden auf das konzentrieren können, was wirklich zählt.

Deine zukünftige Rolle

Büro & Standortmanagement Du hast für Berlin und Potsdam den Überblick und bist erste Ansprechperson für alles, was die Standorte betrifft – Hausverwaltungen, Dienstleister, Handwerksbetriebe und Lieferanten. Du koordinierst zuverlässig, behältst Fristen im Blick und schaffst Arbeitsbedingungen, in denen unser Team aufblühen kann.

Organisation des Office-Alltags: Bestellwesen für Büromaterial, Snacks und Getränke sowie alle weiteren Themen, die ein Office am Laufen halten

Planung und Umsetzung von Office-Projekten, z. B. die Weiterentwicklung von Meeting- und Gemeinschaftsflächen

Enge Zusammenarbeit mit Hausverwaltungen, Lieferanten und Dienstleistern

Strategische Büroplanung Du denkst über den Tagesbetrieb hinaus und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Bürostrategie ein:

Marktrecherche, Besichtigungen und Aufbereitung von Entscheidungsunterlagen bei Standortfragen

Begleitung von Büroprojekten – von der ersten Idee bis zur Umsetzung

Kontinuierliche Optimierung unserer bestehenden Standorte in Berlin und Potsdam

Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz Du koordinierst alle gesetzlich geforderten Maßnahmen im Arbeits- und Gesundheitsschutz – in enger Zusammenarbeit mit externen Partnern wie dem Betriebsarzt-Service:

Erstellung und Aktualisierung von Gefährdungsbeurteilungen

Organisation und Dokumentation von Sicherheitsunterweisungen

Koordination mit Sicherheitsfachkraft, Betriebsärzt:in und Behörden

Einführung und Pflege einer digitalen Plattform zur Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen

Feel-Good & Community Wir glauben, dass gutes Büroleben kein Zufall ist – du machst es möglich:

Office Mondays: Du organisierst unseren wöchentlichen gemeinsamen Bürotag inklusive Team Lunch – und machst ihn zum Highlight der Woche. Denn gute Ideen entstehen selten mit leerem Magen.

All-Hands & Town Halls: Du verantwortest Vorbereitung und Nachbereitung unserer regelmäßigen All-Hands-Meetings und Town Halls– von der Agenda-Abstimmung mit der Geschäftsführung über Technik und Logistik bis hin zur Dokumentation und Nachverfolgung von Action Items.

Team Events: Du planst und koordinierst Events für das gesamte Team – on-site und off-site, vom Team Lunch bis zum Strategie-Offsite.

Aufmerksamkeiten: Geburtstage, Jubiläen, Onboardings und Offboardings – kein Anlass bleibt unbemerkt. Du sorgst für das richtige Timing und die persönliche Note.

Was Du für Deinen Erfolg brauchst

Mind. 5 Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Teamassistenz oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, z. B. im Bereich Büromanagement, BWL, Hotelfach oder Event Management, ist von Vorteil, aber kein Muss – relevante Berufserfahrung ist uns wichtiger als ein bestimmter Abschluss

Erfahrung mit Büroaufbau, -umzug oder vergleichbaren Projekten ist ein Plus

Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten

Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude daran, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich Mitarbeitende willkommen fühlen

Diese Rolle lebt von deiner Präsenz vor Ort: Anders als beim unternehmensweiten Standard von 3 Bürotagen bist du mind. 30 Std./Woche, verteilt auf 5 Arbeitstage, in Berlin vor Ort, ergänzt um mindestens einen wöchentlichen Besuch in Potsdam

Kommunikationsstärke sowie fließende Englisch- und Deutschkenntnisse für die Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten internen und externen Ansprechpartner:innen (Englisch als unsere Unternehmenssprache, Deutsch für externe Partner:innen)

Sicherer Umgang mit Google Workspace sowie gängigen Tools wie Slack und Miro; Erfahrung mit Jira ist ein Plus, aber kein Muss

Das erwartet Dich bei uns

Gestaltungsspielraum: Viel Eigenverantwortung in einer wachsenden Organisation, die Verantwortung ernst meint

Purpose: Sinnvolle Arbeit in einer gemeinnützigen Organisation mit echtem gesellschaftlichem Impact

Ein vielfältiges, interdisziplinäres und internationales Team, das an 3 Standorten zusammenarbeitet (Potsdam, Berlin und Singapur).

Flexibilität: Voll- oder Teilzeit (30 - 40 Stunden/Woche, auf 5 Tage verteilt), Home-Office-Möglichkeit im Rahmen der Präsenzanforderung

Vergütung und Vertrag: Unbefristeter Arbeitsvertrag mit 30 Tagen Urlaub und marktgerechte Vergütung

Benefits: Attraktive Mitarbeitervorteile, z. B. private Zusatzkrankenversicherung, Job-Ticket, jährliches Weiterbildungsbudget

Gut zu wissen

Wir freuen uns besonders über BewerberInnen aus der LGBTQI+-Community, Menschen mit Migrationshintergrund, People of Color und Menschen mit Behinderungen oder chronischen Krankheiten.

Wenn du aufgrund einer Behinderung Unterstützung oder besondere Hilfe während des Bewerbungs- oder Vorstellungsgesprächs benötigst, teile uns dies bitte mit und wir kommen dir gerne so weit wie möglich entgegen.