Office Manager/in (m/w/d) Dortmund

flex|pos GmbH & Co. KG; Dortmund; Vor Ort; EUR 38.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebsrente

Vermögenswirksame Leistungen

Shopping Card

betriebliche Gesundheitsmanagement

Essensbezuschussung

Unfallversicherung 24/7 weltweit

Teambuilding

Corporate Benefits Portal

Kita-Zuschuss

Zusammenfassung

flex|pos GmbH & Co. KG in Dortmund sucht ab sofort eine/n Office Manager/in zur zentralen Anlaufstelle im Büro.

Du übernimmst Empfang, telefonische Annahme, Postverteilung und unterstützt das Office Management, koordinierst externe Dienstleister und bist zentrale Schnittstelle im Unternehmen. Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit, arbeitest strukturiert, serviceorientiert und beherrschst MS Office sicher.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Sekretariat, Assistenzbereich oder Kundenservice vorteilhaft.
• Quereinstieg möglich bei Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung.

Aufgaben

• Zentrale Telefonannahme und Weiterleitung von Anfragen an interne Ansprechpartner.
• Empfang am Standort, Post- und Paketverteilung.
• Unterstützung im Office Management und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags.

Kenntnisse

Service orientation

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Telefonieren

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Outlook

Teams

Jobbeschreibung

Zur Verstärkung unseres Team suchen wir ab sofort eine/n:

flex|pos betreut herstellerunabhängig PC-basierende Kassensysteme inklusive Back Office,
IT-Infrastruktur und Telekommunikation bei Einzelhandelsfilialisten mit mehr als 100 Filialen. Seit ihrer Gründung im Jahr 2005 steht flex|pos für eine außergewöhnlich starke Kundenorientierung, die sich in Qualität, Flexibilität, Termintreue und Hilfsbereitschaft ausdrückt. Unsere Mitarbeiter prägen dieses Serviceversprechen. Unsere offene Firmenkultur und vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten befähigen unser Team, den selbstgestellten Leistungsanspruch tagtäglich einzulösen.

Bei People & Culture legen wir großen Wert auf die Entwicklung und Pflege einer offenen, integrativen und vielfältigen Unternehmenskultur. Wir fördern aktiv die Anziehung, Entwicklung und Bindung von Talenten durch attraktive Benefits, flexible Arbeitszeitmodelle und umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten. Unsere zentrale Rolle besteht darin, durch eine moderne Recruiting-Strategie und die Stärkung des Employer Brandings flex|pos als erstklassigen Arbeitgeber zu positionieren. Wir sehen uns als interner Dienstleister der flex|pos und nehmen uns allen Anliegen an, bei denen Mitarbeiter um unsere Unterstützung bitten.

Du übernimmst die zentrale Telefonannahme für allgemeine Anrufe, ordnest Anliegen ein und leitest diese strukturiert an die richtigen internen Ansprechpartner weiter.

Du betreust den Empfang am Standort, sowie Annahme und Verteilung von Post und Paketen.

Du unterstützt im allgemeinen Office Management und sorgst dafür, dass der Büroalltag, zentrale Bürobereiche, Besprechungsräume, Küchen und Gemeinschaftsflächen reibungslos funktionieren.

Du koordinierst externe Dienstleister wie Hausverwaltung, Gebäudemanagement, Handwerker und Reinigungsdienst bei organisatorischen Themen, Mängelanzeigen und Reparaturen.

Du übernimmst organisatorische Alltagstätigkeiten wie das Auffüllen von Verbrauchsmaterialien, den Einkauf von Milch, Kaffee und Bürobedarf sowie die Reinigung und Pflege der Kaffeemaschine.

Du bereitest Besprechungsräume vor und unterstützt bei Bewirtung, Catering sowie der Betreuung von Gästen, Kunden, Technikern und Partnern.

Du unterstützt bei Reisebuchungen, saisonaler Bürodekoration, kleinen internen Anlässen sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben innerhalb von People & Culture.

Deine voraussetzungen

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation ist wünschenswert.

Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Sekretariat, Assistenzbereich, Kundenservice oder in einer vergleichbaren serviceorientierten Rolle ist von Vorteil.

Auch ein Quereinstieg ist möglich, wenn Du Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung mitbringst.

Du besitzt gute Kenntnisse in MS Office und arbeitest sicher mit Outlook, Teams und digitalen Tools.

Du telefonierst gerne, trittst freundlich und verbindlich auf und kannst Anliegen schnell einordnen.

Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.

Du hast ein gutes Gespür für Prioritäten und erkennst, wann Themen weitergegeben oder nachgehalten werden müssen.

Führerschein Klasse B (Aufgrund unserer schlechten Erreichbarkeit mit dem ÖPNV an unserem Standort in Unna)

Welche persönlichen Eigenschaften benötigst Du?

Du hast eine hohe Serviceorientierung und Freude daran, anderen Menschen weiterzuhelfen.

Du kommunizierst freundlich, klar und verbindlich – am Telefon, per Mail und persönlich.

Du arbeitest eigenverantwortlich, sorgfältig und zuverlässig.

Du erkennst Aufgaben selbstständig und packst pragmatisch mit an.

Du hast keine Berührungsängste gegenüber praktischen Office-Aufgaben und verstehst, dass ein funktionierender Büroalltag viele kleine, aber wichtige Tätigkeiten umfasst.

Du bist belastbar, diskret und kannst mit unterschiedlichen Ansprechpartnern professionell umgehen.

Du bringst Organisationstalent, Flexibilität und eine lösungsorientierte Arbeitsweise mit.

Du hast Freude daran, als zentrale Schnittstelle im Unternehmen sichtbar und unterstützend tätig zu sein.

Diese Informationen könnten Dich ebenfalls interessieren:

Arbeitszeit: Vollzeit, 40 Std. / Woche

Arbeitsort: Lindemannstraße 79, Dortmund, gelegentlich auch Heinrich Hertz Straße 10, Unna

Kostenfreie PKW-Stellplätze für Mitarbeiter

Zusätzliche Benefits für Mitarbeiter: Betriebsrente, Vermögenswirksame Leistungen, Shopping Card, betriebliches Gesundheitsmanagement, Essensbezuschussung, Unfallversicherung 24/7 weltweit, Teambuilding und vieles mehr

Gesundes Arbeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Kita-Zuschuss

Corporate Benefits Portal

Vermögenswirksame Leistungen

Unfallversicherung

24/7 Weltweit

Und vieles mehr!

Robin Löbbecke

Abteilungsleiter
People & Culture

E-Mail: [e-mail]

Das sagen unsere Mitarbeiter

„Es ist sehr schätzenswert, dass man sogar mit der Geschäftsführung über seine Probleme und Sorgen reden kann und das einem viel Verständnis, Rat und Hilfe angeboten wird.“

Anonymer Mitarbeiter des Unternehmens