Office Manager/in (m/w/d) Dortmund

flex|pos GmbH; Dortmund; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebsrente

Vermögenswirksame Leistungen

Essensbezuschussung

Teambuilding

Zusammenfassung

flex|pos GmbH sucht zur Verstärkung des Teams in Dortmund einen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit. Zu den Aufgaben gehören die zentrale Telefonannahme, Empfang und Unterstützung im Office Management. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist wünschenswert, sowie Kenntnisse in MS Office und eine hohe Serviceorientierung.

Das Unternehmen bietet kostenfreie PKW-Stellplätze, betriebliche Altersvorsorge, und viele weitere Benefits an. Der Arbeitsort ist in Dortmund mit gelegentlichen Einsätzen in Unna.

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Office Management oder Empfang wünschenswert.
• Quereinstieg möglich mit Organisationstalent und Kommunikationsstärke.
• Strukturiert und zuverlässig arbeiten.

Aufgaben

• Zentrale Telefonannahme und Anliegen an interne Ansprechpartner weiterleiten.
• Empfang betreuen und Post/Pakete verwalten.
• Unterstützung im allgemeinen Office Management.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Outlook

Teams

Jobbeschreibung

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine/n:

flex|pos betreut herstellerunabhängig PC-basierende Kassensysteme inklusive Back Office, IT-Infrastruktur und Telekommunikation bei Einzelhandelsfilialisten mit mehr als 100 Filialen. Seit ihrer Gründung im Jahr 2005 steht flex|pos für eine außergewöhnlich starke Kundenorientierung, die sich in Qualität, Flexibilität, Termintreue und Hilfsbereitschaft ausdrückt. Unsere Mitarbeiter prägen dieses Serviceversprechen. Unsere offene Firmenkultur und vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten befähigen unser Team, den selbstgestellten Leistungsanspruch tagtäglich einzulösen.

Bei People & Culture legen wir großen Wert auf die Entwicklung und Pflege einer offenen, integrativen und vielfältigen Unternehmenskultur. Wir fördern aktiv die Anziehung, Entwicklung und Bindung von Talenten durch attraktive Benefits, flexible Arbeitszeitmodelle und umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten.

Du übernimmst die zentrale Telefonannahme für allgemeine Anrufe, ordnest Anliegen ein und leitest diese strukturiert an die richtigen internen Ansprechpartner weiter.

Du betreust den Empfang am Standort, sowie annahme und Verteilung von Post und Paketen.

Du unterstützt im allgemeinen Office Management und sorgst dafür, dass der Büroalltag, zentrale Bürobereiche, Besprechungsräume, Küchen und Gemeinschaftsflächen reibungslos funktionieren.

Du koordinierst externe Dienstleister wie Hausverwaltung, Gebäudemanagement, Handwerker und Reinigungsdienst bei organisatorischen Themen, Mängelanzeigen und Reparaturen.

Du übernimmst organisatorische Alltagstätigkeiten wie das Auffüllen von Verbrauchsmaterialien, den Einkauf von Milch, Kaffee und Bürobedarf sowie die Reinigung und Pflege der Kaffeemaschine.

Du bereitest Besprechungsräume vor und unterstützt bei Bewirtung, Catering sowie der Betreuung von Gästen, Kunden, Technikern und Partnern.

Du unterstützt bei Reisebuchungen, saisonaler Bürodekoration, kleinen internen Anlässen sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben innerhalb von People & Culture.

Deine Voraussetzungen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation ist wünschenswert.
• Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Sekretariat, Assistenzbereich, Kundenservice oder in einer vergleichbaren serviceorientierten Rolle ist von Vorteil.
• Auch ein Quereinstieg ist möglich, wenn Du Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung mitbringst.
• Du besitzt gute Kenntnisse in MS Office und arbeitest sicher mit Outlook, Teams und digitalen Tools.
• Du telefonierst gerne, trittst freundlich und verbindlich auf und kannst Anliegen schnell einordnen.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Du hast ein gutes Gespür für Prioritäten und erkennst, wann Themen weitergegeben oder nachgehalten werden müssen.
• Führerschein Klasse B (Aufgrund unserer schlechten Erreichbarkeit mit dem ÖPNV an unserem Standort in Unna).

Welche persönlichen Eigenschaften benötigst Du?

• Du hast eine hohe Serviceorientierung und Freude daran, anderen Menschen weiterzuhelfen.
• Du kommunizierst freundlich, klar und verbindlich – am Telefon, per Mail und persönlich.
• Du arbeitest eigenverantwortlich, sorgfältig und zuverlässig.
• Du erkennst Aufgaben selbstständig und packst pragmatisch mit an.
• Du hast keine Berührungsängste gegenüber praktischen Office-Aufgaben und verstehst, dass ein funktionierender Büroalltag viele kleine, aber wichtige Tätigkeiten umfasst.
• Du bist belastbar, diskret und kannst mit unterschiedlichen Ansprechpartnern professionell umgehen.
• Du bringst Organisationstalent, Flexibilität und eine lösungsorientierte Arbeitsweise mit.
• Du hast Freude daran, als zentrale Schnittstelle im Unternehmen sichtbar und unterstützend tätig zu sein.

Diese Informationen könnten Dich ebenfalls interessieren:

• Arbeitszeit: Vollzeit, 40 Std. / Woche
• Arbeitsort: Lindemannstraße 79, Dortmund, gelegentlich auch Heinrich Hertz Straße 10, Unna
• Kostenfreie PKW-Stellplätze für Mitarbeiter
• Zusätzliche Benefits für Mitarbeiter: Betriebsrente, Vermögenswirksame Leistungen, Shopping Card, betriebliches Gesundheitsmanagement, Essensbezuschussung, Unfallversicherung 24/7 weltweit, Teambuilding und vieles mehr
• Gesundes Arbeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Kita‑Zuschuss
• Corporate Benefits Portal
• Vermögenswirksame Leistungen
• Unfallversicherung 24/7 Weltweit
• Und vieles mehr!

Ob zu unserem Arbeitsumfeld, Deiner Bewerbung oder Deinen Entwicklungschancen bei uns – sende mir gern eine E‑Mail.

Robin Löbbecke

Abteilungsleiter
People & Culture

E-Mail: [e-mail]