Office Manager (gn) in Teilzeit

Frankfurt Zoological Society; Frankfurt; On-site; EUR 23,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Job-Ticket

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungs- und Entwicklungsmog"?s

Internationales Team

Klimatisiertes Büro

Job summary

Die Frankfurt Zoologische Gesellschaft sucht eine engagierte Büro- und Office-Managerin bzw. einen Büro-Manager zur reibungslosen Organisation des Headquarters.

Sie betreuen Empfang, Telefonzentrale und zentrale Kommunikationskanäle und koordinieren Reiseplanungen sowie nationale und internationale Gäste. In enger Zusammenarbeit mit drei Kolleginnen gestalten Sie Veranstaltungen, Meetings und interne Prozesse, treiben Digitalisierung voran und unterstützen das Frankfurt Conservation Center.

Qualifications

• Sie besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und zuverlässig.
• Sie verfügen über Deutsch- und Englischkenntnisse, um international zu kommunizieren.

Responsibilities

• Sie organisieren und koordinieren den täglichen Bürobetrieb.
• Sie betreuen Empfang, Telefonzentrale und zentrale Kommunikationskanäle.
• Sie planen Dienstreisen sowie nationale und internationale Gäste.
• Sie planen und begleiten interne Veranstaltungen, Workshops und Meetings.
• Sie koordinieren Büromaterial, Dienstleister und Infrastrukturthemen.

Job description

Allgemeine Informationen Über Die Position:

Als Teil des Office-Management-Teams sorgen Sie dafür, dass unser Headquarter reibungslos funktioniert und sich Mitarbeitende, Gäste und Partner gleichermaßen willkommen fühlen. Sie sind zentrale Ansprechperson im Büroalltag, organisieren Dienstreisen und Veranstaltungen und tragen dazu bei, unsere Arbeitsumgebung stetig weiterzuentwickeln. Dabei arbeiten Sie eng mit vielen Teams zusammen und unterstützen uns bei spannenden Zukunftsprojekten wie dem Frankfurt Conservation Center.

Die Position umfasst einen Arbeitsumfang von 24 Wochenstunden, verteilt auf vier Präsenztage, und ist ab sofort zu besetzen. Idealerweise stehen Sie uns an zwei Arbeitstagen von 12:00 Uhr bis 17:00 Uhr sowie an zwei weiteren Tagen von 10:00 bis 15:00 Uhr zur Verfügung.

Ihre Aufgaben:

Gemeinsam mit drei Kolleginnen im Office-Management-Team betreuen Sie folgende Aufgabenbereiche:

• Sie organisieren und koordinieren den täglichen Bürobetrieb
• Sie betreuen den Empfang, die Telefonzentrale und die zentralen Kommunikationskanäle
• Sie verantworten die Organisation von Dienstreisen sowie die Betreuung nationaler und internationaler Gäste
• Sie planen und begleiten interne Veranstaltungen, Workshops und Meetings mit einer Hands-on-Mentalität
• Sie koordinieren Büromaterial, Dienstleister und Infrastrukturthemen und unterstützen bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung unserer Office-Prozesse
• Die Mitwirkung bei der Gestaltung moderner Arbeits- und Büroflächen, auch im Hinblick auf das zukünftige Frankfurt Conservation Center, gehört ebenso zu Ihren Aufgaben

Ihr Profil:

• Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit und konnten bereits Berufserfahrung im Office Management, Eventmanagement, Hospitality oder einem ähnlichen Bereich sammeln
• Eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise zeichnet Sie aus, ebenso wie eine ausgeprägte Serviceorientierung und Organisationstalent
• Sie verfügen über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse, um mündlich wie schriftlich sicher und professionell mit internationalen Besuchern, Kollegen und Dienstleistern zu kommunizieren
• Sie sind flexibel, zwischen den Jahren zu arbeiten und punktuell bei Veranstaltungen auch vor oder nach den üblichen Bürozeiten.
• Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Erfahrungen in der Planung, Organisation und Koordination von Veranstaltungen sind von Vorteil
• Kenntnisse in der Gestaltung, Planung und Ausstattung moderner Büroräumlichkeiten und Arbeitsplätze sind ein Plus
• Sie identifizieren sich mit den Naturschutz-Zielen der ZGF

Wir Bieten:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortungund dieMöglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten
• Mitarbeit an spannenden Projekten wie dem Frankfurt Conservation Center
• Ein schönes, klimatisiertes Büro mit Blick auf den Zoo
• 30 Tage Urlaub (auf Basis einer 5-Tage-Woche), Job-Ticket und betriebliche Altersvorsorge
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Ein engagiertes, internationales Team mit einer gemeinsamen Leidenschaft für den Naturschutz
• Ein Arbeitsumfeld, das Nachhaltigkeit und verantwortungsvolles Handeln aktiv lebt

Diese Rolle leistet einen wichtigen Beitrag innerhalb einer international tätigen Naturschutzorganisation und unterstützt aktiv unsere Arbeit für den Schutz verschiedener Wildnisgebiete und biologischer Vielfalt.

Bewerbungsfrist: bis zum 22. November 2026!

Ihre Ansprechpartnerin: Lydia Schuster, Human Resources
Zoologische Gesellschaft Frankfurt