Mitarbeiter/in Records Management und Archiv (gn) - Teilzeit möglich

Frankfurt Zoological Society / Zoologische Gesellschaft Frankfurt; Frankfurt; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Part time

Benefits offered by this job

Job-Ticket

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Mobiles Arbeiten möglich

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusätzliche freie Tage (24.12., 31.12)

Teilzeit möglich 50%

Job summary

Eine international aktive Naturschutzorganisation in Frankfurt sucht einen Mitarbeiter/in im Records Management und Archiv, der für die Organisation und Pflege des Archivs zuständig ist. Zu den Aufgaben gehören die Entwicklung von Ablagesystemen und das Management von Dokumenten. Gesucht wird jemand mit einer relevanten Ausbildung und Erfahrung im Umgang mit Dokumenten. Es werden ein spannendes Arbeitsumfeld sowie flexible Arbeitszeitmodelle geboten.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Archivwesen oder Bibliothekswissenschaft.
• Erfahrung im Umgang mit analogen und digitalen Dokumentenbeständen.
• Sorgfältiger und selbstständiger Arbeitsstil.
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen.

Responsibilities

• Organisation des analogen und digitalen Archivs.
• Definition von Aufbewahrungsfristen im Records Management.
• Sicherung der fachgerechten Lagerung des Archivguts.
• Teams beraten und Ablagestrukturen weiterentwickeln.

Skills

Analytisches Denken

Strukturierte Arbeitsweise

Kommunikationsfähigkeit

Disziplin im Umgang mit sensiblen Daten

Zuverlässigkeit

Genauigkeit

Education

Ausbildung im Bereich Archivwesen oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Records Management Systeme

Job description

Overview

Allgemeine Informationen über die Position Mit dieser Position leisten Sie einen direkten Beitrag zum internationalen Naturschutz, indem Sie sicherstellen, dass Wissen, Daten und Unterlagen professionell strukturiert, verlässlich gesichert und langfristig nutzbar bleiben. Als Mitarbeiter/in Records Management und Archiv sind Sie verantwortlich für den fachgerechten Aufbau, die Pflege und die Weiterentwicklung unseres institutionellen Archivs sowie für ein strukturiertes Records Management. Ziel ist es, Unterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Entstehung bis zur Archivierung oder Aussonderung – systematisch zu steuern, rechtssicher zu verwalten und dauerhaft zu bewahren. Auf diese Weise tragen Sie dazu bei, dass Wissen innerhalb der Zoologischen Gesellschaft Frankfurt (ZGF) nachhaltig erhalten bleibt und jederzeit zuverlässig zur Verfügung steht.

Ihre Aufgaben

• Sie organisieren unser analoges und digitales Archiv und entwickeln Ablage- und Klassifikationssysteme zeitgemäß weiter.
• Sie gestalten ein wirksames Records-Management-System, definieren Aufbewahrungsfristen und unterstützen die Einführung digitaler Dokumentenlösungen.
• Sie bewerten Unterlagen, übernehmen abgeschlossene Vorgänge ins Archiv und verantworten die datenschutzkonforme Aussonderung.
• Sie sichern die fachgerechte Lagerung und Erhaltung des Archivguts und stellen eine hohe Qualität der Bestände sicher.
• Sie halten Findmittel und Dokumentationen aktuell und stellen Unterlagen für Berichte, Publikationen und Projekte bereit.
• Sie treiben die Weiterentwicklung von Archiv und Records Management voran, beraten Teams und unterstützen weitere Projekte.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Archivwesen, Records Management, Bibliotheks- und Informationswissenschaft, Geschichte, Informationsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation im Archiv- oder Records‑Management‑Umfeld.
• Sie bringen Erfahrung mit analogen und digitalen Dokumentenbeständen sowie Kenntnissen im Records Management und Lebenszyklus von Unterlagen mit.
• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und selbstständig und gehen verantwortungsbewusst mit sensiblen Informationen um.
• Sie kommunizieren klar, beraten sicher und überzeugen durch Zuverlässigkeit, Diskretion und Genauigkeit.
• Sie sind serviceorientiert, vermitteln Wissen verständlich und unterstützen Kolleginnen und Kollegen im Umgang mit Ablagestrukturen.
• Sie denken analytisch und langfristig und interessieren sich für Organisationsentwicklung und Wissensmanagement innerhalb der ZGF.

Wir bieten

• Eine sinnstiftende und anspruchsvolle Beschäftigung in einer weltweit aktiven Naturschutzorganisation
• Spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Vielseitige Herausforderungen und berufliche Entfaltungsmöglichkeiten
• Flache Hierarchien und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Engagiertes und inspirierendes Team und enge, interdisziplinäre Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen in unseren internationalen Projektgebieten
• Weitere Vorteile: Job-Ticket, Möglichkeiten für mobiles Arbeiten, betriebliche Altersvorsorge, Vermögenswirksame Leistungen, 30 Tage Urlaub sowie zusätzliche freie Tage (24.12. & 31.12)
• Die Möglichkeit, die Stelle auch in Teilzeit mit einem Umfang von 50% auszuüben

Ihre Bewerbung

Klingt diese Aufgabe spannend für Sie?

Dann bringen Sie Ihre Fähigkeiten im Wissens- und Records Management ein und helfen Sie uns dabei, das Wissen der ZGF nachhaltig zu sichern und für unsere weltweite Naturschutzarbeit wirkungsvoll nutzbar zu machen.

Ihre Bewerbung sollte ein motiviertes Anschreiben, Ihren Lebenslauf und qualifizierende Zeugnisse enthalten. Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen – einschließlich Gehaltsvorstellung, frühestmöglichem Eintrittstermin sowie Ihrem Wunsch nach Voll‑ oder Teilzeit – ausschließlich elektronisch über unser Online‑Bewerbungsformular.

Ihr Ansprechpartner:
Daniel Liu, Human Resources
Zoologische Gesellschaft Frankfurt

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 23. Februar 2026.

Über uns

Die Zoologische Gesellschaft Frankfurt (ZGF) ist eine internationale Naturschutzorganisation mit Sitz in Frankfurt am Main. Wir leisten einen entscheidenden Beitrag zur Sicherung der globalen biologischen Vielfalt. Dazu fördern und betreiben wir Naturschutzprojekte in Afrika, Südamerika, Südostasien sowie Ost- und Mitteleuropa mit einem besonderen Fokus auf dem Schutz großer Wildnisgebiete. Unsere Projekte und Programme sind langfristig und nachhaltig ausgelegt. Es ist unser Ziel große und biodiversitätsreiche Gebiete zu schützen und zu erhalten.