Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Schwerpunkt Sekretariat und Büroorganisation

LANDESVERBAND SOZIALPSYCHIATRIE M-V e.V.; Mannheim; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Zoo-Jahreskarte

30 Tage Urlaub

Bike-Leasing

Parkplatz vor Ort

Zoo-Gastronomie- und Shop-Ermäßigungen

Zuwendungen zur Betriebszugehörigkeit

Job summary

Der Zoologische Garten Rostock gGmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und übernehmen vielfältige Sekretariatsaufgaben in einem besonderen Arbeitsumfeld.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation des Wiedervorlagesystems, die Bearbeitung des Posteingangs, die Vorbereitung von Meetings und die Betreuung von Gästen sowie

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Bürowesen oder vergleichbar.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder Büroorganisation.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten.
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Kenntnisse gängiger MS-Office-Anwendungen.
• Diskretion, Loyalität und serviceorientiertes Auftreten.
• Flexibilität und Bereitschaft zu kurzfristigen Aufgaben.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des Sekretariats der Geschäftsführerin.
• Führung des Terminkalenders der Geschäftsführerin.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen.
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang.
• Organisation von Dienstreisen.
• Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern.
• Unterstützung bei Sitzungen des Aufsichtsrats

Skills

Organisation

Terminplanung

Sekretariat

Büroorganisation

MS Office

Education

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Tools

MS-Office

Job description

sonstiges

Rostock

Berufseinsteiger, Berufserfahrene

Der Zoo Rostock sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit. Unterstützen Sie die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, koordinieren Sie Termine und Besprechungen und übernehmen Sie vielfältige Sekretariats- und Organisationsaufgaben in einem besonderen Arbeitsumfeld. Der Zoologische Garten Rostock ist der größte Zoo an der deutschen Ostseeküste. Als modernes Natur- und Artenschutzzentrum gehört er mit jährlich rund 450.000 Besucherinnen und Besuchern zu den führenden Bildungs- und Freizeiteinrichtungen in Mecklenburg-Vorpommern. Eingebettet in eine einzigartige Parklandschaft werden hier rund 6.500 Tiere aus 500 verschiedenen Tierarten gepflegt. Ein engagiertes Team aus rund 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sorgt dafür, dass der Zoo Rostock ein besonderer Ort für Menschen, Tiere, Bildung sowie Natur- und Artenschutz ist. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit Schwerpunkt Sekretariat und Büroorganisation in Vollzeit.

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination des Sekretariats der Geschäftsführerin
• Führung des Terminkalenders der Geschäftsführerin
• zulässige Terminplanung und -koordination
• Führung des Wiedervorlagesystems sowie Überwachung und Nachverfolgung von Fristen und Rückmeldeterminen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs des Unternehmens
• Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen und Informationen
• Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Schriftstücken, Übersichten und Präsentationen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Geschäftsterminen
• Organisation und Betreuung von Gästen sowie Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern
• Sicherstellung der Bewirtung bei Besprechungen und Veranstaltungen
• Organisation des Bürobedarfs für das Büro der Geschäftsführerin
• Bearbeitung Eingangsrechnungen der Geschäftsführung
• Organisation von Dienstreisen
• Pflege von Ablage- und Dokumentationssystemen sowie von Adress- und Kontaktdaten
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Sitzungen des Aufsichtsrates und der Gesellschafterversammlung
• Weiterleitung von Informationen und Unterlagen an die zuständigen Stellen
• Sicherstellung eines gepflegten, gut organisierten und einladenden Umfeldes im Büro der Geschäftsführung
• Übernahme weiterer organisatorischer und administrativer Aufgaben im unmittelbaren Umfeld der Geschäftsführung

Ihr Profil

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokaufmann/Bürokauffrau oder eine vergleichbare Ausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren Tätigkeit
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Freude daran, unterschiedliche Aufgaben zuverlässig zu koordinieren
• eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicherer Umgang mit moderner Bürokommunikation
• gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen
• ein freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
• hohe Loyalität gegenüber der Geschäftsführung
• Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
• Flexibilität und die Bereitschaft, bei Bedarf auch kurzfristig organisatorische Aufgaben zu übernehmen
• ein gutes Gespür für die Anforderungen des Büroalltags und die Bereitschaft, Aufgaben pragmatisch und eigenständig anzugehen

Das bieten wir

• Einen sicheren Arbeitsplatz mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag
• Ein leistungsgerechtes und attraktives Gehalt
• 30 Tage Urlaub pro Jahr sowie zusätzliche Freistellungen bei besonderen privaten Anlässen
• Zuwendungen für langjährige Betriebszugehörigkeit und zu persönlichen Ereignissen
• Einen Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
• Zoo-Jahreskarten für Sie, Ihre Partnerin bzw. Ihren Partner und Ihre im Haushalt lebenden Kinder
• Ermäßigungen in der Zoo-Gastronomie und den Zoo-Shops
• Bike-Leasing und eine sehr gute Erreichbarkeit mit dem Fahrrad über gut ausgebaute Radwege
• Einen kostenfreien Parkplatz direkt vor Ort
• Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einem einzigartigen zoologischen und naturschutzfachlichen Umfeld

Sie sind ein Organisationstalent, koordinieren gerne Termine und sorgen dafür, dass auch bei vielen unterschiedlichen Anforderungen alles gut ineinandergreift? Sie haben Freude daran, Gäste und Ansprechpartner freundlich und professionell zu empfangen und einen gut organisierten Büroalltag zu gewährleisten? Sie arbeiten diskret, zuverlässig und vorausschauend und schätzen eine enge und wertschätzende Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung?

Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Kontakt:

Zoologischer Garten Rostock gGmbH

Personalabteilung

Rennbahnallee 21

18059 Rostock

[e-mail]

Kosten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung können von uns nicht erstattet werden.

Zum Umgang mit den Bewerbungsdaten wird auf die aktuellen datenschutzrechtlichen Bestimmungen nach DSGVO verwiesen.

Branchen

Verwaltung und öffentl. Dienst , Tourismus

Informationen zur Bewerbung

Ansprechpartner für Rückfragen:

Frau Christine Graß

03812082135

[e-mail]

Bewerbung bis: 06.11.26

Arbeitsort

Zoologischer Garten Rostock gGmbH

Rennbahnallee 21

18059 Rostock

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