Office Manager der Klinikgeschäftsführung (m/w/d)

Helios Kliniken Schwerin; Schwerin; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Anstellung

TV Helios Vergütung

Einen zusätzlichen freien Tag für Nich

Raucher:innen?

Job summary

Helios Kliniken Schwerin sucht zum 01.03.2027 eine Office Managerin der Klinikgeschäftsführung (m/w/d). Sie übernehmen die professionelle Organisation des Sekretariats, koordinieren Termine und beantworten Anfragen, und fungieren als zentrale Ansprechperson.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise Erfahrung auf Geschäftsführungs- oder Leitungsebene, sowie MS Office-Kenntnisse mit.

Qualifications

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement, Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, vorzugsweise auf Geschäftsführungs- oder Leitungsebene
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
• Hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Verbindlichkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit sowie Prioritäten in dynamischem Arbeitsumfeld setzen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Gesetzlich notwendiger Nachweis über Immunisierung gegen Masern

Responsibilities

• Organisation des Sekretariats der Klinikgeschäftsführung und reibungslose administrative Abläufe
• Koordination und Überwachung von Terminen, Wiedervorlagen und Prozessen
• Interne und externe Korrespondenz, Anfragenbearbeitung und Schnittstellenkommunikation
• Organisation von Besprechungen, Tagungen, Veranstaltungen und Protokollführung
• Begrüßung von Besuchern, Geschäftspartnern und Ansprechpartnern
• Unterstützung der Klinikgeschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei Sonderprojekten

Skills

MS Office

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Vertraulichkeit

Flexibilität

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Sie wissen, was Sie können? Ihr Talent braucht die richtige Umgebung! Starten Sie mit uns in Ihre Zukunft!

Ab dem 01.03.2027 suchen wir genau Sie als Office Manager der Klinikgeschäftsführung (m/w/d) für die Helios Kliniken Schwerin.

Das erwartet Sie

• Sie übernehmen die professionelle Organisation des Sekretariats der Klinikgeschäftsführung und sorgen für reibungslose administrative Abläufe
• Sie koordinieren und überwachen Termine, Wiedervorlagen und organisatorische Prozesse und behalten auch bei wechselnden Prioritäten den Überblick
• Sie übernehmen die interne und externe Korrespondenz, bearbeiten telefonische und schriftliche Anfragen und fungieren als kompetente Ansprechperson für unterschiedliche Schnittstellen - auch im Rahmen der standortübergreifenden Zusammenarbeit mit der Helios Klinik Leezen
• Sie organisieren Besprechungen, Tagungen, Veranstaltungen und interne Events, einschließlich deren Vor- und Nachbereitung sowie bei Bedarf die Protokollführung
• Sie empfangen und betreuen Besucher:innen, Geschäftspartner:innen und weitere Ansprechpartner:innen professionell und serviceorientiert
• Sie unterstützen die Klinikgeschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und übernehmen eigenständig administrative und organisatorische Aufgaben sowie Sonderprojekte bei Bedarf

Das bringen Sie mit

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement, Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, vorzugsweise auf Geschäftsführungs- oder Leitungsebene
• Einen sicheren Umgang mit MS Office sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten
• Ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Verbindlichkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld Prioritäten sicher zu setzen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Gesetzlich notwendiger Nachweis über Immunisierung gegen Masern

Freuen Sie sich auf

• Eine unbefristete Einstellung sowie eine attraktive Vergütung nach dem TV Helios und einen zusätzlichen freien Tag für Nichtraucher:innen
• Finanzierte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Helios Bildungszentrum am Standort
• Die Helios PlusCard: Eine durch Helios finanzierte Zusatzversicherung mit u. a. Wahlarztbehandlung bzw. Wahlärztinbehandlung im Falle eines Krankenhausaufenthalts in einer unserer Akutkliniken
• Rabatte für über 480 Topmarken und Präventionsprogramme, z. B. Vergünstigungen bei Sportstudios
• Wir bieten Ihnen die Chance, umweltfreundlich zur Arbeit zu kommen – mit einem Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket

Weitere Informationen

Gemeinsam stark organisiert: Das Büro der Klinikleitung wird im Team von zwei Kolleg:innen geführt. Die Bürozeiten bis 17:30 Uhr werden im wöchentlichen Wechsel abgedeckt. Sie erwartet eine vielseitige Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld mit engem Austausch zur Klinikgeschäftsführung und zahlreichen Schnittstellen innerhalb unseres Hauses. Gemeinsam mit der Helios Klinik Leezen bilden wir einen starken Klinikverbund in der Region. Die enge Zusammenarbeit innerhalb des Clusters ermöglicht es uns, Kompetenzen zu bündeln, Synergien zu nutzen und die medizinische Versorgung gemeinsam weiterzuentwickeln.

Helios ist der führende Klinikträger in Europa. Die kollegiale und fachübergreifende Zusammenarbeit und die schnelle Umsetzung von Innovationen garantieren unseren Patient:innen eine bestmögliche Versorgung. Auf diese Weise entsteht ein einzigartiger Raum für Ihre Kenntnisse, Talente, Ideen und Zukunftspläne.

Fangen Sie mit uns was Neues an!

Chancengleichheit im Beruf ist uns wichtig. Deshalb ermutigen wir ausdrücklich Menschen mit Behinderung, jeglicher geschlechtlichen Identität und Herkunft sich zu bewerben.

Kontakt

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an Anke Schewe und der Telefonnummer [phone] oder per E-Mail unter anke.schewe[at]helios-gesundheit.de.

Adresse Arbeitsstelle

Helios Kliniken Schwerin GmbH
Wismarsche Straße 393-397
19055 Schwerin