Office Manager der Klinikgeschäftsführung (m/w/d)

Fresenius Group; Schwerin; Hybrid; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Anstellung

TV Helios Vergütung

Zusätzlicher freier Tag für Nichtrauch

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Deutschlandticket Zuschuss

Helios PlusCard Zusatzversicherung

Rabatte über Topmarken

Zusammenfassung

Die Helios Kliniken Schwerin suchen ab dem 01.03.2027 eine Office Managerin der Klinikgeschäftsführung (m/w/d). Sie organisieren das Sekretariat der Klinikgeschäftsführung, koordinieren Termine und bereiten Meetings vor, arbeiten eng mit der Helios Klinik Leezen zusammen.

Sie kommunizieren intern und extern, betreuen Besucher, unterstützen die Klinikführung im Tagesgeschäft und bei Sonderprojekten. Voraussetzungen: kaufmännische Ausbildung, idealerweise Sekretariats- oder Assistenz-Erfahrung, MS

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Idealerweise Berufserfahrung im Sekretariat oder Assistenz auf Geschäftsführungs- oder Leitungsebene.
• Sicherer Umgang mit MS Office und strukturierte Arbeitsweise.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten.
• Hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Verbindlichkeit.
• Flexibilität und Belastbarkeit in dynamischen Arbeitsumgebungen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse von Vorteil.
• Gesetzlich notwendiger Masernimpfnachweis.

Aufgaben

• Organisation des Sekretariats der Klinikgeschäftsführung und reibungslose administrative Abläufe.
• Koordination/Überwachung von Terminen, Wiedervorlagen und Prozessen.
• Interne/externe Korrespondenz; Ansprechpartner für Schnittstellen, standortübergreifende Zusammenarbeit.
• Organisation von Besprechungen, Tagungen, Veranstaltungen und Protokollführung.
• Empfang/Betreuung von Besucherinnen, Geschäftspartnern und Ansprechpartnern.
• Unterstützung der Klinikgeschäftsführung im Tagesgeschäft und bei Sonderprojekten.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Verlässliche Arbeitsweise

Diskretion

Flexibilität

Belastbarkeit

Sehr gute Deutschkenntnisse

Englische Grundkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Berufserfahrung im Sekretariat/Assistenz (GF-/Leitungsebene)

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Sie wissen, was Sie können? Ihr Talent braucht die richtige Umgebung! Starten Sie mit uns in Ihre Zukunft!

Ab dem 01.03.2027 suchen wir genau Sie als Office Manager der Klinikgeschäftsführung (m/w/d) für die Helios Kliniken Schwerin.

Das erwartet Sie

• Sie übernehmen die professionelle Organisation des Sekretariats der Klinikgeschäftsführung und sorgen für reibungslose administrative Abläufe
• Sie koordinieren und überwachen Termine, Wiedervorlagen und organisatorische Prozesse und behalten auch bei wechselnden Prioritäten den Überblick
• Sie übernehmen die interne und externe Korrespondenz, bearbeiten telefonische und schriftliche Anfragen und fungieren als kompetente Ansprechperson für unterschiedliche Schnittstellen - auch im Rahmen der standortübergreifenden Zusammenarbeit mit der Helios Klinik Leezen
• Sie organisieren Besprechungen, Tagungen, Veranstaltungen und interne Events, einschließlich deren Vor- und Nachbereitung sowie bei Bedarf die Protokollführung
• Sie empfangen und betreuen Besucher:innen, Geschäftspartner:innen und weitere Ansprechpartner:innen professionell und serviceorientiert
• Sie unterstützen die Klinikgeschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und übernehmen eigenständig administrative und organisatorische Aufgaben sowie Sonderprojekte bei Bedarf

Das bringen Sie mit

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement, Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, vorzugsweise auf Geschäftsführungs- oder Leitungsebene
• Einen sicheren Umgang mit MS Office sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten
• Ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Verbindlichkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld Prioritäten sicher zu setzen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Gesetzlich notwendiger Nachweis über Immunisierung gegen Masern

Freuen Sie sich auf

• Eine unbefristete Einstellung sowie eine attraktive Vergütung nach dem TV Helios und einen zusätzlichen freien Tag für Nichtraucher:innen
• Finanzierte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Helios Bildungszentrum am Standort
• Die Helios PlusCard: Eine durch Helios finanzierte Zusatzversicherung mit u. a. Wahlarztbehandlung bzw. Wahlärztinbehandlung im Falle eines Krankenhausaufenthalts in einer unserer Akutkliniken
• Rabatte für über 480 Topmarken und Präventionsprogramme, z. B. Vergünstigungen bei Sportstudios
• Wir bieten Ihnen die Chance, umweltfreundlich zur Arbeit zu kommen – mit einem Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket

Weitere Informationen

Gemeinsam stark organisiert: Das Büro der Klinikleitung wird im Team von zwei Kolleg:innen geführt. Die Bürozeiten bis 17:30 Uhr werden im wöchentlichen Wechsel abgedeckt. Sie erwartet eine vielseitige Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld mit engem Austausch zur Klinikgeschäftsführung und zahlreichen Schnittstellen innerhalb unseres Hauses. Gemeinsam mit der Helios Klinik Leezen bilden wir einen starken Klinikverbund in der Region. Die enge Zusammenarbeit innerhalb des Clusters ermöglicht es uns, Kompetenzen zu bündeln, Synergien zu nutzen und die medizinische Versorgung gemeinsam weiterzuentwickeln.

Helios ist der führende Klinikträger in Europa. Die kollegiale und fachübergreifende Zusammenarbeit und die schnelle Umsetzung von Innovationen garantieren unseren Patient:innen eine bestmögliche Versorgung. Auf diese Weise entsteht ein einzigartiger Raum für Ihre Kenntnisse, Talente, Ideen und Zukunftspläne.

Fangen Sie mit uns was Neues an!

Chancengleichheit im Beruf ist uns wichtig. Deshalb ermutigen wir ausdrücklich Menschen mit Behinderung, jeglicher geschlechtlichen Identität und Herkunft sich zu bewerben.

Kontakt

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an Anke Schewe und der Telefonnummer [phone] oder per E-Mail unter anke.schewe[at]helios-gesundheit.de.

Adresse Arbeitsstelle

Helios Kliniken Schwerin GmbH
Wismarsche Straße 393-397
19055 Schwerin