Office Manager / Assistenz (m/w/d) im Property Management

HIH Real Estate / HIH-Gruppe; Frankfurt; On-site; EUR 34,000 - 38,000; Full time

Job summary

HIH Property Services GmbH sucht am Standort Frankfurt eine/n Assistenz im kaufmännischen Property Management. Du unterstützt die Objektteams im administrativen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Unterlagen zuverlässig bearbeitet und nachgehalten werden.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung mit und sammelst idealerweise erste Erfahrungen in der Immobilienbranche. Zu deinen Aufgaben gehören Datenpflege, Terminkoordinierung und die Vorbereitung von Korrespondenz.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Erste Berufserfahrung in Assistenz-/Sachbearbeitungsposition; Immobilienbranche von Vorteil.
• Verbindliches, freundliches und serviceorientiertes Auftreten.
• Sorgfältige, strukturierte und umsichtige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung der kaufmännischen Property Manager, insbesondere bei der Vorbereitung von Korrespondenz, Unterlagen und Vorgängen
• Pflege von Objekt-, Mieter- und Vertragsstammdaten sowie von Übersichten und Wiedervorlagen
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und bei vorbereitenden Tätigkeiten für das Reporting und die Budgetkontrolle
• Bearbeitung und strukturierte Ablage von Mietvertragsunterlagen und sonstigen objektrelevanten Dokumenten
• Koordination von Terminen und Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und internen Ansprechpartnern
• Übernahme allgemeiner Assistenzaufgaben, bspw. im Posteingang, Telefondienst und bei der Dokumentenverwaltung

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Job description

Für den weiteren Aufbau unserer Gesellschaft HIH Property Services GmbH suchen wir befristet für 2 Jahre eine neue Kollegin oder Kollegen für unseren Standort Frankfurt.

Dein Aufgabengebiet

Als Assistenz (m/w/d) im kaufmännischen Property Management hältst Du unseren Objektteams im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft den Rücken frei. Du sorgst dafür, dass Informationen, Unterlagen und Vorgänge zuverlässig bearbeitet und nachgehalten werden.

• Administrative und organisatorische Unterstützung der kaufmännischen Property Manager, insbesondere bei der Vorbereitung von Korrespondenz, Unterlagen und Vorgängen
• Pflege von Objekt-, Mieter- und Vertragsstammdaten sowie von Übersichten und Wiedervorlagen
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und bei vorbereitenden Tätigkeiten für das Reporting und die Budgetkontrolle
• Bearbeitung und strukturierte Ablage von Mietvertragsunterlagen und sonstigen objektrelevanten Dokumenten
• Koordination von Terminen und Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und internen Ansprechpartnern
• Übernahme allgemeiner Assistenzaufgaben, beispielweise im Posteingang, Telefondienst und bei der Dokumentenverwaltung

Wir wünschen uns

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Erste Berufserfahrung in vergleichbarer Assistenz- oder Sachbearbeitungsposition; Erfahrungen in der Immobilienbranche sind von Vorteil
• Verbindliches, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Sorgfältige, strukturierte und umsichtige Arbeitsweise