Office Manager / Assistenz (m/w/d) im Property Management

HIH Property Services GmbH; Frankfurt; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Home Office/Mobiles Arbeiten

Zuschuss Deutschlandticket

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildung & Einarbeitung

Firmenevents

Wellness & Fitnesszugang

Mitarbeiterrabatte

Job summary

HIH Property Services GmbH sucht am Standort Frankfurt eine Assistenz (m/w/d) im kaufmännischen Property Management zur Unterstützung der Objektteams im täglichen administrativen Geschäft.

Sie bearbeiten Unterlagen, pflegen Stammdaten und unterstützen bei Rechnungsprüfung, Reporting und Budgetkontrolle. Zudem koordinieren Sie Termine, kommunizieren mit Mietern und Dienstleistern und übernehmen allgemeine Assistenzaufgaben.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Erste Berufserfahrung in Assistenz- oder Sachbearbeitungsposition wünschenswert.
• Zuverlässige, freundliche und serviceorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung der kaufmännischen Property Manager.
• Pflege von Objekt-, Mieter- und Vertragsstammdaten sowie Übersichten.
• Unterstützung bei Rechnungsprüfung, Reporting und Budgetcontrolling.
• Ablage von Mietvertragsunterlagen und objektrelevanten Dokumenten
• Koordination von Terminen und Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und Ansprechpartnern
• Allgemeine Assistenzaufgaben wie Posteingang, Telefondienst und Dokumentenverwaltung

Skills

Serviceorientiertes Auftreten

Sorgfältige Arbeitsweise

Strukturierte Arbeitsweise

MS Office

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

SAP RE-FX

Job description

Für den weiteren Aufbau unserer Gesellschaft HIH Property Services GmbH suchen wir befristet für 2 Jahre eine neue Kollegin oder Kollegen für unseren Standort Frankfurt.

Dein Aufgabengebiet

Als Assistenz (m/w/d) im kaufmännischen Property Management hältst Du unseren Objektteams im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft den Rücken frei. Du sorgst dafür, dass Informationen, Unterlagen und Vorgänge zuverlässig bearbeitet und nachgehalten werden.

• Administrative und organisatorische Unterstützung der kaufmännischen Property Manager, insbesondere bei der Vorbereitung von Korrespondenz, Unterlagen und Vorgängen
• Pflege von Objekt-, Mieter- und Vertragsstammdaten sowie von Übersichten und Wiedervorlagen
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und bei vorbereitenden Tätigkeiten für das Reporting und die Budgetkontrolle
• Bearbeitung und strukturierte Ablage von Mietvertragsunterlagen und sonstigen objektrelevanten Dokumenten
• Koordination von Terminen und Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und internen Ansprechpartnern
• Übernahme allgemeiner Assistenzaufgaben, beispielsweise im Posteingang, Telefondienst und bei der Dokumentenverwaltung

Wir wünschen uns

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Erste Berufserfahrung in vergleichbarer Assistenz- oder Sachbearbeitungsposition; Erfahrungen in der Immobilienbranche sind von Vorteil
• Verbindliches, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Sorgfältige, strukturierte und umsichtige Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Freude an der Zusammenarbeit im Team und an organisatorischen Aufgaben

Von Vorteil sind Kenntnisse in immobilienbezogenen IT-Systemen, allen voran SAP RE-FX.

Wir bieten Dir

• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten durch Vertrauensarbeitszeit, Möglichkeit für Home Office bzw. mobiles Arbeiten sowie 30 Tage Urlaub
• Lage & Ausstattung: Zentrale Innenstadtlage und moderne Büroausstattung
• Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket und Fahrradleasing mit JobRad
• Sicherheit: Wirtschaftliche Stabilität durch sichere und bewährte Geschäftsmodelle und betriebliche Altersvorsorge
• Onboarding & Weiterbildungsangebote:Strukturierte Einarbeitung, feste Ansprechpartner/innen, Feedbackgespräche, individuelle Weiterbildung durch unsere interne Lernplattform Campus und externe Seminarangebote
• Teamgeist: Offenes und hilfsbereites Team, gruppenweite Vernetzung durch u.a. Firmen- und Teamevents sowie mehrere Betriebssportgruppen
• Umfassendes Sportangebot: Vergünstigte Nutzung von vielen Fitnessstudios, Schwimmbädern und anderen Sportanbietern deutschlandweit über EGYM Wellpass
• Weitere Vergünstigungen: Mitarbeiterrabatte bei diversen Online-Shops, sowie kostenfreies Bio-Obst, Kalt- und Heißgetränke

Kontakt

Simon Thebelt

Human Resources