Office Management (w/m/d)

Siemens; Hannover; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeiten

30 Tage Urlaub

Deutschland-Ticket

Jobrad

Fitnessstudio

Job summary

Hacon Ingenieurgesellschaft mbH in Hannover sucht eine:n Office Manager (m/w/d) zur Verstärkung des Office Management Teams. Sie sind zentrale Ansprechperson am Empfang, repräsentieren das Unternehmen professionell und koordinieren den Standort.

Sie planen Meetings, organisieren Reisen, Bestellungen und Rechnungsbearbeitung und arbeiten eng mit Finance, Personal und Facility Management zusammen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office Management, Empfangsbereich oder in einer organisatorischen Funktion.
• Hohe Organisations- und Koordinationsfähigkeit, serviceorientiertes Auftreten.

Responsibilities

• Zentrale Ansprechperson für Besucher, Mitarbeitende und externe Kund:innen am Empfang.
• Koordination des Office Managements am Standort und Sicherstellung reibungsloser Abläufe.
• Planung und Betreuung von Meetings/Veranstaltungen, Koordination von Konferenzräumen.
• Administrative Aufgaben wie Post, Reisen, Bestellungen, Rechnungsbearbeitung.
• Steuerung von Themen im Office Management und termingerechte Bearbeitung.
• Zusammenarbeit mit Finance, Personal, Facility Management und Geschäftsführung.

Skills

Empfang

Office Management

Organisation

Kommunikation

Microsoft 365

Englisch

Education

Kaufmännische Ausbildung

Fachkraft für Büromanagement

Hotelfachkraft

Tools

Microsoft 365

Job description

Willkommen bei Hacon, einem führenden IT-Unternehmen im Bereich der digitalen Mobilitätslösungen. Als eigenständig geführtes Unternehmen sind wir Teil der Siemens Mobility.Wann immer du in Europa mit den öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs bist, hast du uns und unsere Arbeit schon kennengelernt. In unserem Headquarter in Hannover, in Berlin und an weiteren Standorten entwickeln wir mit über 500 Mitarbeitenden Software, die Verkehrsbetriebe weltweit dabei unterstützt, ihren Passagieren das Reisen so einfach wie möglich zu gestalten. Wir lieben die Vorstellung, dass unsere Lösungen dabei helfen, den öffentlichen Verkehr als echte und umweltfreundliche Alternative zum eigenen Auto zu etablieren.

Wir suchen Office Management (m/w/d) zur Verstärkung unseres Office Management Teams.

Deine Aufgaben

• Du bist die zentrale Ansprechperson für Besucher:innen, Mitarbeitende und externe Kund:innen am Empfang und repräsentierst das Unternehmen professionell gegenüber internen und externen Stakeholdern
• Du koordinierst das Office Management am Standort, organisierst die täglichen Abläufe und stellst gemeinsam mit dem Team eine reibungslose Büroorganisation sicher
• Du planst und betreust Meetings und Veranstaltungen, koordinierst Konferenzräume sowie administrative Services und sorgst für eine professionelle Vor- und Nachbereitung
• Du übernimmst administrative und organisatorische Aufgaben, beispielsweise Postbearbeitung, Reiseorganisation, Bestellungen, Rechnungsbearbeitung sowie die Koordination externer Dienstleister
• Du steuerst und priorisierst anstehende Themen im Office Management, koordinierst die Aufgabenverteilung innerhalb des Teams und stellst eine termingerechte Bearbeitung sicher
• Du arbeitest eng mit internen Schnittstellen wie Finance, Personalbereich und Facility Management und der Geschäftsführung zusammen, bereitest Informationen auf und unterstützt bei bereichsübergreifenden Themen
• Du unterstützt bei Organisations- und Koordinationsthemen, wirkst bei der Erstellung und Pflege von Dokumentationen, Auswertungen und Berichten mit und unterstützt bei Bedarf die organisatorische Begleitung interner Veranstaltungen und/oder bereichsübergreifender Initiativen

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Fachkraft für Büromanagement, Hotelfachkraft oder in einer vergleichbaren Fachrichtung
• Erfahrung im Office Management, Empfangsbereich oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion
• Du verfügst über eine hohe Organisations- und Koordinationsfähigkeit, arbeitest serviceorientiert und zeichnest dich durch ein hohes Maß an Engagement aus.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten; du überzeugst im persönlichen Kontakt durch deine sympathische und gewinnende Persönlichkeit
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Erste Erfahrung in der fachlichen Koordination von Aufgaben oder kleineren Teams ist von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten

• Familienfreundliche Unternehmenskultur: Hybrides Arbeiten, flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub & Kinderbetreuungszuschuss, Duz-Kultur & Open Doors
• Mobil durch den Tag: Deutschland-Ticket & Jobrad
• Sportlich & relaxed im Alltag: Fitnessstudio & medizinische Massagen
• Upskilling & Weiterbildung: Internes knowledge sharing & Siemens My Learning World
• Finanzielle Leistungen: Siemens Aktienprogramm & 13. Gehalt
• Gesund & lecker durch den Arbeitstag: Bahlsen Kantine & Snackraum
• Gemeinsam Feiern & Teambuilding: Sommerpartys und Weihnachtsfeiern, Teamevents wie Hacon on Tour & Hacon on Top
• Arbeiten im Office: Zentrale Lage an der Lister Meile & Dachterrasse mit Grill

Die Hacon Ingenieurgesellschaft mbH legt Wert auf Chancengleichheit.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.