Office Management und Redaktionsassistenz (w/m/d)

Karlsruhe Institute of Technology (KIT); Eggenstein-Leopoldshafen; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Sinnstiftende Arbeit

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Familienfreundlichkeit

Karriere und Entwicklung

Gesundheit

Zusatzleistungen

Job summary

Die KIT–Innovations- und Transferkommunikation (ITK) sucht eine teamfähige Assistenz, die die Leitung und das ITK-Team in strategisch relevanten Projekten unterstützt. Zu den Aufgaben gehören Veranstaltungsorganisationen und Sekretariatsaufgaben im Fokus der KIT Innovation Days im September 2027 und der KIT Science Week im Oktober 2028.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in Teamassistenz und Eventorganisation sowie gute MS-Office- und CRM-Kenntnisse mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung.
• Erfahrung in der Team assistenz und Eventorganisation.
• Sehr gute MS-Office- und CRM-Kenntnisse sowie idealerweise erste Erfahrungen mit Wrike und Web CMS.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Organisationsgeschick und hohe Kommunikationsfähigkeit.
• Dienstleistungsorientierung und Freude an der Arbeit im Team.

Responsibilities

• Unterstützung der Leitung und der Abteilung ITK bei strategisch relevanten Projekten.
• Kundendatenmanagement und Datenbankpflege in CRM
• Anlegen neuer Strukturen und Pflege von Daten im Wrike-Projektmanagement
• Erstellung von Präsentationen und Übersichten
• Pflege von Webseiten
• Buchung von Räumen, Catering und Transporten
• Mitarbeit auf Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Content-Erstellung
• Koordination von Anfragen als Erstkontakt
• Terminkoordination, Kalenderpflege und Beschaffung von Angeboten und Waren
• Kommunikation mit internen und externen Projektpartnern sowie Dienstleistern

Skills

Teamassistenz

Eventorganisation

Kundendatenmanagement

Kommunikationsfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Wrike

Web CMS

MS Office

Job description

Sie unterstützen die Leitung und die Abteilung Innovations- und Transferkommunikation (ITK) bei strategisch relevanten Projekten in den kommenden zwei Jahren. Die Bandbreite der Aufgaben erstreckt sich von der Veranstaltungsorganisation bis zu Sekretariatstätigkeiten. Im Fokus der Arbeit stehen die Großveranstaltungen KIT Innovation Days im September 2027 sowie die ExU-geförderte Maßnahme KIT Science Week im Oktober 2028.

Ihre Aufgaben

• Kundendatenmanagement und Datenbankpflege in CRM
• Anlegen neuer Strukturen und Pflege von Daten im Projektmanagement (Wrike)
• Erstellung von Präsentationen und Übersichten
• Pflege von Webseiten
• Buchung von Räumen, Catering und Transporten
• Mitarbeit auf Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Content-Erstellung
• Koordination von Anfragen als Erstkontakt
• Terminkoordination, Kalenderpflege und Beschaffung von Angeboten und Waren
• Kommunikation mit internen und externen Projektpartnern sowie Dienstleistern

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung
• Erfahrung in der Teamassistenz und Eventorganisation
• Sehr gute MS-Office- und CRM-Kenntnisse sowie idealerweise erste Erfahrungen mit WRIKE und Web CMS
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Organisationsgeschick und hohe Kommunikationsfähigkeit
• Dienstleistungsorientierung und Freude an der Arbeit im Team

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit : Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung : Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
• Familienfreundlichkeit : Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
• Karriere und Entwicklung : Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
• Gesundheit : Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
• Individuelle Zusatzleistungen : Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort

Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)

Vertragsdauer

31.12.2028

Eingruppierung

EG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erhalten Sie von

Anke Weigel

[e-mail]

[phone]

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an

Daniela Wörner

Personalservice (PSE)

[e-mail]

[phone]

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden – unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist:

20.11.2026

Ausschreibungsnummer:

417/2026