Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung

Karlsruhe Institute of Technology (KIT); Eggenstein-Leopoldshafen; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeitgestaltung

30 Tage Urlaub

KIT-Family +

Karriere- und Entwicklungs programme

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Jobticket Zuschuss 25 €

Job summary

Die Dienstleistungseinheit Internationales (DE INTL) am KIT sucht eine(n) Mitarbeiter(innen) für die Erstinformationsstelle für internationale Studierende. Sie bearbeiten mehrsprachige Anfragen, prüfen Bewerbungsunterlagen und koordinieren Beratungstermine sowie Ansprechpartner.

Teil der Tätigkeit ist die administrative Pflege von Daten, Organisation von Veranstaltungen und Unterstützung in Personal- und Verwaltungsprozessen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse; idealerweise Erfahrung mit Datenbanken oder Bewerbungsmanagementsystemen.

Responsibilities

• Erstinformation internationaler Studierender zu Studium, Bewerbung und Aufenthalten.
• Bearbeitung mehrsprachiger Anfragen und Vorprüfung von Bewerbungsunterlagen.
• Koordination von Anfragen, Beratungsterminen und Weitervermittlung.
• Organisatorische und administrative Aufgaben, Pflege von Daten und Dokumenten.
• Unterstützung bei Personal- und Verwaltungsprozessen.
• Organisation von Veranstaltungen und Delegationsbesuchen; Büro- und Servicebetrieb unterstützen.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

Willkommen bei der Dienstleistungseinheit Internationales (DE INTL) - der zentralen Anlaufstelle für internationale Studierende, Forschende und international engagierte Mitarbeitende am KIT! Wir sind aktiv in grenzüberschreitenden Kooperationen in Forschung, Lehre und Innovation, entwickeln passgenaue Angebote für internationale Zielgruppen und gestalten gezielte Kommunikations- und Marketingmaßnahmen. So tragen wir dazu bei, die Internationalität der „Universität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ zu steigern. Werden Sie Teil unseres Teams und wirken Sie mit in der internationalen Zusammenarbeit am KIT!

Ihre Aufgaben

Zu Ihren Aufgaben Gehören

• Erstinformationsstelle für internationale und mobile Studierende zu Themen wie Studium, Bewerbung, Auslandsaufenthalten und administrativen Prozessen.
• Bearbeitung von (mehrsprachigen) Anfragen sowie erste Prüfung von Bewerbungsunterlagen.
• Koordination von Anfragen und Beratungsterminen sowie die Vermittlung geeigneter Ansprechpersonen.
• Organisatorische und administrative Aufgaben, insbesondere die Pflege von Daten und Dokumenten.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Personal- und Verwaltungsprozessen.
• Organisation von Veranstaltungen und Delegationsbesuchen sowie die Unterstützung eines reibungslosen Büro- und Servicebetriebs.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
• Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und bringen idealerweise Erfahrung mit Datenbanken oder Bewerbungsmanagementsystemen mit.
• Eine ausgeprägte Serviceorientierung, interkulturelle Kompetenz sowie eine strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise zeichnen Sie aus.

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit : Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung - und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung : Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
• Familienfreundlichkeit : Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf - durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
• Karriere und Entwicklung : Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
• Gesundheit : Unter dem Motto „Fit im KIT - mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
• Individuelle Zusatzleistungen : Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort

Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer

bis zum 31.05.2028

Eingruppierung

EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne

Jan Straube

[e-mail]

[phone]

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an

Alisa Brandt

Personalservice (PSE)

[e-mail]

[phone]

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist:

10.11.2026

Ausschreibungsnummer:

1260/2026