Office Management und Redaktionsassistenz (w/m/d)

Karlsruher Institut für Technologie (KIT); Eggenstein-Leopoldshafen; On-site; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Sinnstiftende Arbeit

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Familienfreundlichkeit

Karriere und Entwicklung

Gesundheit

Individuelle Zusatzleistungen

Job summary

Die Karlsruher Institut für Technologie (KIT) sucht eine befristete Assistenz für die Abteilung Innovations- und Transferkommunikation (ITK) zur Unterstützung der Leitung und der Abteilung bei strategisch relevanten Projekten in den kommenden zwei Jahren.

Zu den Aufgaben gehören Kundendatenmanagement, Datenpflege in CRM, Strukturerstellung in Wrike, Präsentationen und Übersichten, Webseitenpflege sowie Veranstaltungskoordination und -mitarbeit. Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung.
• Erfahrung in der Teamassistenz und Eventorganisation.
• Sehr gute MS-Office- und CRM-Kenntnisse sowie idealerweise erste Erfahrungen mit Wrike und Web CMS.

Responsibilities

• Unterstützung bei der Leitung und der Abteilung ITK bei strategisch relevanten Projekten.
• Kundendatenmanagement und Datenbankpflege in CRM.
• Anlegen neuer Strukturen und Pflege von Daten im Wrike-Projektmanagement.
• Erstellung von Präsentationen und Übersichten.
• Pflege von Webseiten.
• Räumebuchungen, Catering und Transporte.
• Mitarbeit auf Großveranstaltungen.
• Koordination von Anfragen als Erstkontakt.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Organisation

Eventorganisation

Teamassistenz

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

CRM

Wrike

Web CMS

Job description

Sie unterstützen die Leitung und die Abteilung Innovations- und Transferkommunikation (ITK) bei strategisch relevanten Projekten in den kommenden zwei Jahren. Die Bandbreite der Aufgaben erstreckt sich von der Veranstaltungsorganisation bis zu Sekretariatstätigkeiten. Im Fokus der Arbeit stehen die Großveranstaltungen KIT Innovation Days im September 2027 sowie die ExU-geförderte Maßnahme KIT Science Week im Oktober 2028.

Ihre Aufgaben

• Kundendatenmanagement und Datenbankpflege in CRM
• Anlegen neuer Strukturen und Pflege von Daten im Projektmanagement (Wrike)
• Erstellung von Präsentationen und Übersichten
• Pflege von Webseiten
• Buchung von Räumen, Catering und Transporten
• Mitarbeit auf Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Content-Erstellung
• Koordination von Anfragen als Erstkontakt
• Terminkoordination, Kalenderpflege undBeschaffung von Angeboten und Waren
• Kommunikation mit internen und externen Projektpartnern sowie Dienstleistern

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildungmit entsprechender Berufserfahrung
• Erfahrung in der Teamassistenz und Eventorganisation
• Sehr gute MS-Office- und CRM-Kenntnissesowie idealerweise erste Erfahrungen mit WRIKE und Web CMS
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Organisationsgeschick und hohe Kommunikationsfähigkeit
• Dienstleistungsorientierung und Freude an der Arbeit im Team

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
• Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
• Karriere und Entwicklung: Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
• Gesundheit: Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
• Individuelle Zusatzleistungen: Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)

Vertragsdauer 31.12.2028

Eingruppierung EG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erhalten Sie von Anke Weigel [e-mail] [phone]

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbungwenden Sie sich bitte an DanielaWörner Personalservice (PSE) [e-mail] [phone]

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit.Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 20.11.2026 Ausschreibungsnummer: 417/2026