Office Management Operations (m/w/d)

GEBHARDT Fördertechnik GmbH; Sinsheim; On-site; EUR 40,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Home-Office

Gesundheitsmanagement

Sozialleistungen

Job summary

GEBHARDT Fördertechnik GmbH sucht eine(n) engagierte(n) Office Manager/in zur Unterstützung der technischen Leitung im Tagesgeschäft und zur eigenverantwortlichen Abwicklung administrativer Prozesse. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, analysieren Daten, erstellen Reportings und betreuen Projekte inkl.

SAP-Budgets. Idealerweise verfügen Sie über eine technische oder kaufmännische Ausbildung, 2–3 Jahre Erfahrung im Office Management sowie gute MS-Office- und SAP-Kenntnisse.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene technische oder kaufmännische Ausbildung.
• 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder vergleichbarer Funktion.
• Hohes Maß an Eigenverantwortung, Kommunikationsstärke und Organisationstalent.
• Gute MS-Office-Kenntnisse.
• Gute Englischkenntnisse von Vorteil.
• Erste Kenntnisse im Umgang mit SAP sind von Vorteil.

Responsibilities

• Unterstützung der Technischen Leitung sowie der technischen Bereichsleitungen im operativen Tagesgeschäft
• Aufbereitung und Analyse von Daten sowie Erstellung von Präsentationen und Reportings
• Controlling von Entwicklungs- und Investitionsaufträgen
• Erfassung und Pflege von Projektbudgets in SAP als Grundlage für das Projektcontrolling
• Kontrolle und administrative Betreuung von Kostenstellen im nationalen und internationalen Umfeld
• Überwachung der vollständigen und termingerechten Buchung von Arbeitsstunden auf Projekte
• Überwachung von Fristen und aktive Nachverfolgung offener Vorgänge
• Pflege von Fakturaplänen sowie Verwaltung relevanter Projekt- und Auftragsdaten im ERP-System
• Erstellung und Nachverfolgung von Bestellanforderungen in SAP
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen im Rahmen interner Freigabeprozesse
• Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen für den COO und die Vice Presidents
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender im In- und Ausland
• Organisation und Koordination von Teamveranstaltungen für den COO und die Vice Presidents

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Eigenverantwortung

SAP Kenntnisse

MS-Office Kenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Technische oder kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Job description

Wähle aus, wie oft (in Tagen) Du eine Benachrichtigung erhalten möchtest:

DieGEBHARDT Intralogistics Groupist einer der führenden Anbieter von Materialfluss- und innerbetrieblichen Logistiksystemen. Seit über 70 Jahren entwickelt GEBHARDT maßgeschneiderte Komplettlösungen – von der Idee bis zur vollständigen Realisierung – im Bereich Transport, Materialfluss, Sortiertechnik, Montage- und Lagertechnik, einschließlich Steuerung & Automatisierung, Lagerverwaltungssysteme und IT-Integration.

• Unterstützung der Technischen Leitung sowie der technischen Bereichsleitungen im operativen Tagesgeschäft
• Aufbereitung und Analyse von Daten sowie Erstellung von Präsentationen und Reportings
• Controlling von Entwicklungs- und Investitionsaufträgen
• Erfassung und Pflege von Projektbudgets in SAP als Grundlage für das Projektcontrolling
• Kontrolle und administrative Betreuung von Kostenstellen im nationalen und internationalen Umfeld
• Überwachung der vollständigen und termingerechten Buchung von Arbeitsstunden auf Projekte
• Überwachung von Fristen und aktive Nachverfolgung offener Vorgänge
• Pflege von Fakturaplänen sowie Verwaltung relevanter Projekt- und Auftragsdaten im ERP-System
• Erstellung und Nachverfolgung von Bestellanforderungen in SAP
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen im Rahmen interner Freigabeprozesse
• Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen für den COO und die Vice Presidents
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender im In- und Ausland
• Organisation und Koordination von Teamveranstaltungen für den COO und die Vice Presidents
• Erfolgreich abgeschlossene technische oder kaufmännische Ausbildung
• Idealerweise 2 bis 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
• Hohe Eigenverantwortung, Kommunikationsstärke und Organisationstalent
• Loyalität, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• Schnelle Auffassungsgabe sowie eine strukturierte Arbeitsweise
• Erste Kenntnisse im Umgang mit SAP sind von Vorteil
• Gute MS-Office-Kenntnisse
• Gute Englischkenntnisse von Vorteil

Bei GEBHARDT stellen wir das Wohlbefinden und die Entwicklung unserer Mitarbeitenden in den Mittelpunkt. Wertschätzung und Unterstützung beim Erreichen beruflicher Ziele werden bei uns großgeschrieben. Die Work-Life-Balance und Gesundheit unserer Mitarbeitenden ist für uns ein wichtiger Faktor, deshalb bieten wir flexible Arbeitsmodelle, einschließlich Home-Office, betriebliches Gesundheitsmanagement und attraktive Sozialleistungen an. Um das Gemeinschaftsgefühl im Team GEBHARDT zu stärken, organisieren wir regelmäßig teambildende Aktivitäten und Firmenveranstaltungen.

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