Office & Finance Manager:in (m/w/d)

Vivi Mari; Köln; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Hybrid (Office & Homeoffice)

Rabatte auf Produkte

Teamevents

Office in Bestlage

Job summary

Vivi Mari in Köln sucht eine engagierte Office-Managerin bzw. -Manager, die zentrale Anlaufstelle im Office wird und das Team im Alltag unterstützt.

Du übernimmst Verwaltung, Buchhaltung und HR-Administration, sorgst für reibungslose Abläufe und killst Bürohürden.

Qualifications

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium abgeschlossen und bereits Erfahrung im Office Management, in der Buchhaltung oder einer ähnlichen Rolle gesammelt.
• Du hast Grundverständnis von Buchhaltung; Erfahrung mit DATEV Unternehmen online und Personio ist ein Plus.
• Du arbeitest sorgfältig, zuverlässig und strukturiert; gehst verantwortungsvoll und diskret mit Zahlungen um.
• Du kennst Google Sheets oder Excel gut und nutzt digitale Tools und KI, um Arbeitsabläufe zu verbessern.
• Du bist organisationsstark, behältst bei vielen parallelen Themen den Überblick und arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Responsibilities

• Du bist zentrale Anlaufstelle im Office und unterstützt das Team im Alltag.
• Du prüfst Rechnungen, bereitest Zahlungen vor und führst Überweisungen durch.
• Du lädst Belege in DATEV Unternehmen online hoch und ordnest sie den richtigen Kategorien zu.
• Du stimmst dich mit externer Finanzbuchhaltung ab.
• Du prüfst Zahlungseingänge, Spesenabrechnungen und Dienstreisen.
• Du verwaltest Verträge, Softwarelizenzen und Office-Tools.
• Du pflegst Personio-Daten und begleitest On-/Offboarding.
• Du organisierst Bestellungen, Postversand und Team-Events.
• Du entwickelst Office-Prozesse weiter und nutzt digitale Tools und KI.
• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Skills

Organisationsstärke

Zahlungsabwicklung

Eigenverantwortung

Sorgfältigkeit

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium

Tools

DATEV Unternehmen online

Personio

Google Sheets/Excel

KI-Tools Claude/ChatGPT

Job description

Deine Aufgaben

• Du bist die zentrale Anlaufstelle im Office und hältst unserem Team im Alltag den Rücken frei.
• Rechnungen & Zahlungen: Du prüfst eingehende Rechnungen auf Richtigkeit, bereitest Zahlungen vor und führst Überweisungen durch. Fristen und offene Posten behältst Du im Blick.
• Buchhaltung: Du lädst Belege in DATEV Unternehmen online hoch und ordnest sie den richtigen Kategorien zu. Monatlich prüfst Du, ob alle Belege für unser Steuerbüro vollständig sind, inklusive Kreditkarten- und Abo-Rechnungen. Bei Rückfragen stimmst Du Dich mit unserer externen Finanzbuchhaltung ab.
• Du gleichst Zahlungseingänge ab, insbesondere unserer Wholesale Kunden
• Du prüfst und bearbeitest die Spesenabrechnungen unserer Mitarbeitenden und buchst Dienstreisen für das Team.
• Verträge & Tools: Du behältst unsere Verträge und Fristen im Blick. Außerdem verwaltest Du unsere Software-Abos und Lizenzen: Wer nutzt was, was brauchen wir nicht mehr?
• HR-Administration: Du pflegst Personio (Urlaubs- und Krankmeldungen, Stammdaten, Dokumente), bereitest Daten für die Lohnabrechnung vor und begleitest das On- und Offboarding, vom Equipment bis zu den Accounts.
• Backoffice: Du kümmerst Dich um Bestellungen von Büromaterial, Equipment und Getränken & Snacks, nimmst Post und Pakete an, übernimmst Muster- und Sonderversand.
• Team & Events: Du organisierst und bereitest teaminterne Meetings vor und planst unsere Teamevents, von der Location bis zur Umsetzung.
• Du entwickelst unsere Office-Prozesse weiter und machst sie effizienter, auch mit digitalen Tools und KI.
• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Dein Profil

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium abgeschlossen und bereits Erfahrung im Office Management, in der Buchhaltung oder einer ähnlichen Rolle gesammelt.
• Du hast ein Grundverständnis von Buchhaltung und weißt, was ein ordentlicher Beleg braucht. Erfahrung mit DATEV Unternehmen online und Personio ist ein Plus.
• Du arbeitest sehr sorgfältig, zuverlässig und strukturiert. Mit Zahlungen gehst Du verantwortungsvoll und diskret um.
• Du verfügst über gute Kenntnisse in Google Sheets oder Excel.
• Du nutzt digitale Tools und KI-Anwendungen wie Claude oder ChatGPT gerne, um Dir die Arbeit zu erleichtern.
• Du bist organisationsstark, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und hast Spaß daran, unserem Team den Rücken freizuhalten.
• Du bist offen und kommunikativ und sprichst fließend Deutsch und gutes Englisch.
• Du hast eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und packst gerne mit an, wo es gerade gebraucht wird.

Warum wir?

• Wettbewerbsfähige Bezahlung und individuelle Perks
• Flexible Arbeitszeiten
• Hybrid (Office & Homeoffice)
• Rabatte auf unsere Produkte
• Teamevents
• Office in Bestlage