Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Schriftgutverwaltung/Poststelle bei dem MdJD

Ministerium der Justiz und für Digitalisierung; Potsdam; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Mobiles Arbeiten

Flexible Arbeitszeit

FirmenTicket Zuschuss

Vermögenswirksame Leistungen

Teilzeit möglich

Job summary

Im Ministerium der Justiz und für Digitalisierung des Landes Brandenburg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters in der Poststelle und Schriftgutverwaltung zu besetzen. Der Dienstort ist Potsdam; wöchentliche Arbeitszeit 40 Stunden.

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 TV-L. Zu den Aufgaben gehören Postabholung, Registrierung in elektronischen Postfächern, Digitalisierung von Papierdokumenten, Weiterleitung an Fachabteilungen sowie

Qualifications

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Ausbildungsberuf Justizfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r.
• Gute PC-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook).
• Teamfähigkeit, gewissenhafte Arbeitsweise und Belastbarkeit.

Responsibilities

• Postabholung und Verbringung von Post/Paketen zur Poststelle der Staatskanzlei.
• Entgegennahme, Registrierung und Verteilung der eingehenden Dokumente in den elektronischen Postfächern.
• Digitalisierung eingehender Papierdokumente und Einbindung in die E-Akte.
• Prüfung und Weiterleitung der Dokumente an zuständige Fachabteilungen.
• Sortierung, Registrierung der ausgehenden Post und Versandlabel-Erstellung.
• Organisation der Schriftgutverwaltung, Aktenführung und Fristenüberwachung.
• Unterstützung in Hausmeisterangelegenheiten.

Skills

MS Office

PC-Kenntnisse

Education

Justizfachangestellte/r

Verwaltungsfachangestellte/r

Rechtsanwaltsfachangestellte/r

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

Ausschreibung

Im Ministerium der Justiz und für Digitalisierung des Landes Brandenburg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt – vorbehaltlich des Vorliegens der haushalterischen Voraussetzungen - die Stelle einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters (m/w/d) in der Poststelle und in der Schriftgutverwaltung zu besetzen.

Dienstort: Potsdam.

Arbeitszeit: Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40,00 Stunden.

Vergütung: Entgeltgruppe 6 TV-L

Aufgabenbeschreibung:

• Postabholung und Verbringung von Post/Paketen von der bzw. an die Poststelle der Staatskanzlei,
• Entgegennahme, Registrierung und Verteilung der eingehenden Dokumente und Schreiben in den elektronischen Postfächern (Outlook, besonderes elektronisches Behördenpostfach, EGVP Strafrecht),
• Digitalisierung von eingehenden Papierdokumenten und deren Einbindung in die E-Akte,
• Prüfung und Weiterleitung der Dokumente an die zuständigen Fachabteilungen,
• Sortierung, elektronische Registrierung der ausgehenden Frankierpost für die Postdienstleister,
• Verpacken, wiegen und elektronische Erstellung der Versandlabel von Paketen,
• Kommunikation mit Postdienstleistern und anderen externen Stellen,
• Aktentransporte in die Abteilungen,
• Organisation der Papierbestellung und des Papierkellers einschließlich der Tonerentsorgung,
• Organisation der Schriftgutentsorgung

Unterstützung der Schriftgutverwaltung u. a. mit folgenden Tätigkeiten:

• Anlegen und Führen von Einzel- und Generalakten gemäß der Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts in Justizverwaltungsangelegenheiten (Justizverwaltungsaktenordnung und Justizverwaltungsaktenplan) im Elektronischen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem EL.DOK,
• Verwalten der noch vorhandenen Papierakten mit Hilfe eines Registraturprogramms,
• Registrieren und Ablage von Posteingängen sowie Fristenüberwachungen.

Unterstützung in Hausmeisterangelegenheiten

• Unabdingbare Anforderungen: eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Ausbildungsberuf Justizfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r

Wünschenswert:

• einen sicheren Umgang mit dem PC sowie gute Kenntnisse mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)
• eine rasche Auffassungsgabe und Flexibilität
• die Fähigkeit und Bereitschaft, sich schnell und gründlich in die Aufgabengebiete einzuarbeiten
• ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit
• eine präzise und termingerechte Arbeitsweise, auch bei hoher Belastung
• ein sicheres Auftreten sowie höfliche Umgangsformen
• Kommunikationsfähigkeit, selbständiges und sorgfältiges Arbeiten, sowie ein gewisses Maß an Belastbarkeit werden vorausgesetzt.

Wir bieten Ihnen:

• eine moderne Arbeitsplatzausstattung mit mobiler Technik,
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (flexible Arbeitszeitgestaltung über Gleitzeitregelungen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten),
• einen Arbeitgeberzuschuss zu einem vergünstigten VBB-Firmenticket bzw. Deutschlandticket-Job
• vermögenswirksame Leistungen und
• ein attraktiven Standort in der Landeshauptstadt Potsdam, der mit dem öffentlichen Nahverkehr - auch von Berlin aus - gut erreichbar ist.
• Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
• Die Besetzung der Position ist grundsätzlich auch mit Teilzeitkräften möglich. Teilzeitwünsche von Interessenten und deren Vereinbarkeit mit der Tätigkeit werden im konkreten Einzelfall geprüft.

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Nähere Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten im Ministerium der Justiz und für Digitalisierung des Landes Brandenburg können Sie der Datenschutzerklärung auf https://mdjd.brandenburg.de/mdjd/de/ministerium/stellenausschreibungen/verarbeitung-personenbezogener-daten-bei-bewerbungsverfahren/ entnehmen.