Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter in der Scanstelle (m/w/d)

Arbeitsagentur; Herford; Vor Ort; EUR 30.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Sicherer Arbeitsplatz

Gutes Arbeitsklima

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Zusammenfassung

Hansestadt Herford sucht eine/n Mitarbeiter/in in der Scanstelle zur zentralen Bearbeitung des Posteingangs und der Dokumentenscans gemäß TR-RESISCAN. Sie koordinieren den Scanprozess, prüfen Unterlagen auf Scanfähigkeit, bereiten Unterlagen vor und unterstützen die Optimierung von Arbeitsabläufen.

Eine abgeschlossene Berufsausbildung und Teamfähigkeit sind erforderlich. Erfahrung in einer Post-/Scanstelle ist vorteilhaft; flexibles Arbeitsmodell möglich, sichere Arbeitsplatzausstattung und

Qualifikationen

• Technische Arbeitsaufgabe kombiniert mit verwaltenden Aufgaben.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich.
• Umgang mit Scannern bzw. Anwendungssoftware wird erwartet und ggf. vertieft.

Aufgaben

• Posteingänge sortieren nach fachlichen Vorgaben.
• Poststücke prüfen und scanbar machen.
• Akten für den Scanprozess vorbereiten (glätten, entheften).
• Dokumente scannen und Qualität prüfen.
• Dateien ggf. nachbearbeiten bzw. validieren.
• Dateien zulassen, zuordnen und weiterleiten.
• Papierdokumente datenschutzkonform vernichten.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Genauigkeit

Umgang mit Anwendersoftware

Ausbildung

Dreijährige Berufsausbildung

Tools

Scanner

Jobbeschreibung

In der Haupt- und Personalabteilung ist im Aufgabenbereich Organisation zum 01.10.2026 eine Stelle als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter in der Scanstelle (m/w/d) zu besetzen.

Wir suchen Sie als Verstärkung für unsere zentrale Scanstelle. Die Hansestadt Herford setzt bereits seit fast einem Jahr auf Basis der Technischen Richtlinie „rechtssicheres ersetzendes Scannen“ (TR-RESISCAN) gestalteten Scanprozess ein. Über diesen Prozess werden sowohl die hauseigenen Posteingänge als auch die laufenden Bestandsakten für einen Import in ein Dokumentenmanagementsystem digitalisiert.

Poststücke, die bei uns eingehen, sind zu sichten und zu digitalisieren, so dass sie schnellst möglichst digital in den Verwaltungsbereich gelangen, die das entsprechende Anliegen bearbeitet. Trotzdem gilt Genauigkeit vor Schnelligkeit.

Es ist uns wichtig jemand zu finden, der neben Teamfähigkeit auch das für die Arbeit notwendige Verantwortungsbewusstsein besitzt und in der Lage ist zuverlässig und genau zu arbeiten. Ebenso wichtig ist es, vorbehaltslos im Umgang mit der notwendigen Technik, wie einem Scangerät nebst dazugehöriger Anwendungssoftware zu sein.

Erfahrungen innerhalb einer Post- bzw. Scanstelle sind nicht zwingend erforderlich, aber vorteilhaft.

Aufgaben

• sortieren der Posteingänge nach fachlichen Vorgaben
• prüfen der Poststücke und gewährleisten, dass diese mechanisch und technisch scanbar sind
• vorbereiten von Akten und Papier-Dokumenten für den Scan-Prozess nach TR-RESISCAN (glätten, entheften)
• Scannen
• Qualitätssicherung durch Prüfung der Scanergebnisse auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Lesbarkeit Prüfung des Ergebnisses mit Feststellung der bildlichen und inhaltlichen Übereinstimmung
• Ggfs. nachbereiten bzw. validieren der Dateien
• Erfassung der notwendigen Zuordnungskriterien
• weiterleiten der gescannten Post an die Organisationseinheiten in unserem Haus zur Bearbeitung
• Aufbewahrung und datenschutzkonforme Vernichtung der Papierdokumente

Ebenso wird eine konstruktive Mitarbeit bei der Optimierung vorhandener und Entwicklung neuer Arbeitsabläufe und Prozesse im Bereich der zentralen Scanstelle positiv gesehen. Im Vertretungsfall unterstützen Sie im Rahmen Ihrer Möglichkeit die Druckerei, Poststelle und Telefonzentrale.

Ihr Profil

Da die Aufgabe einerseits technische, wie aber auch verwaltende bzw. kaufmännische Anforderungen stellt, wird keine berufsspezifische Ausbildung gefordert. Es sollen aber Kenntnisse und Fertigkeiten vorhanden sein, die dem Aufgabenprofil entsprechen, weshalb eine abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung und Berufserfahrung vorausgesetzt wird.

• eine abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung (z.B. kaufmännischen Bereich, Verwaltung, Druck, Maschinenführung)
• gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• mindestens 5 Jahre Berufserfahrung
• technisches Verständnis und arbeiten sehr sorgfältig und genau
• arbeiten selbstständig, konzentriert und verantwortungsbewusst sowie engagiert und kooperativ in einem Team
• auch körperlich belastbar, um die eingescannten Papiereingänge in Kisten in Regale zu packen
• gehen vertraulich und gewissenhaft mit sensiblen Daten um
• sind hilfsbereit, freundlich und verbindlich
• sind flexibel, aufgeschlossen und belastbar
• verfügen über eine gute Auffassungsgabe wie auch Lernbereitschaft
• verfügen über Grundkenntnisse im Umgang mit Anwendersoftware und sind bereit, die Kenntnisse in Bezug auf den Scanprozess zu vertiefen

Erfahrungen im Umgang mit Scannern sind wünschenswert aber nicht zwingend erforderlich.

Wir bieten

• einen sicheren und modern eingerichteten Arbeitsplatz
• ein gutes Arbeitsklima
• fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch Fortbildungen
• flexible Arbeitszeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
• betriebliches Gesundheitsmanagement

Die Stelle ist nach der Entgeltgruppe 5 TV-TVöD bewertet.

Die Hansestadt Herford setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität unter Wahrung der rechtsstaatlichen Grundsätze. Die Hansestadt Herford möchte den Anteil von Frauen/Männern in den Bereichen, in denen sie unterpräsentiert sind, erhöhen.

Die Ausschreibung richtet sich in gleicher Weise an Teil- und Vollzeitkräfte. Bei Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften wird vorausgesetzt, dass die Arbeits- und Dienstzeiten in Absprache mit den anderen Mitarbeiter/innen abgedeckt werden.

Fachliche Fragen zu den Themen der Ausschreibung beantworten Ihnen gerne Gabriele Felgenhauer (Tel. [phone]). Ansprechperson für den Verfahrensablauf ist aus der Personalabteilung Uta Wattenberg-Houppert (Tel. [phone]).