Mitarbeiter (m/w/d) Registratur

State Chancellery of Saxony; Dresden; On-site; EUR 31,000 - 39,000; Full time

Benefits offered by this job

Sicherer Arbeitsplatz

Flexible Arbeitszeiten

Teilzeit möglich

Fort- und Weiterbildung

JobTicket ÖPNV

Kostenlose Parkplätze

Gesundheitsförderung

Teamevents

Job summary

Die Staatliche Oberbehörde State Chancellery of Saxony sucht eine qualifizierte Verwaltungskraft zur Registrierung ein- und ausgehenden Schriftguts im VIS.SAX und zur Zuweisung an die jeweiligen Organisationseinheiten.

Zu den Aufgaben gehören zudem die Erfassung von Schriftgut, Archivierung, Aussonderung und das Anbieten von Schriftgut an das Hauptstaatsarchiv. Körperliche Eignung wird vorausgesetzt, ebenso soliden MS-Office-Kenntnissen.

Qualifications

• Berufsabschluss im Verwaltungsbereich oder vergleichbar.
• körperliche Eignung gemäß Aufgabenbeschreibung, z. B. Heben von Akten bis ca. 10 kg.
• sichere MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)

Responsibilities

• Registrierung des Schriftguts im VIS.SAX.
• Erteilung des Geschäftszeichens und Zuweisung an Organisationseinheiten.
• Erfassung und Zuordnung von Schriftgut zu Vorgängen sowie Anlegen von Akten.
• Recherche, Archivierung und Aussonderung von Altakten und Anbieten an das Hauptstaatsarchiv.

Skills

MS-Office-Kenntnisse

Teamfähigkeit

Belastbarkeit

Education

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/frau für Büromanagement

Job description

Über uns

Sie kennen uns noch nicht? Als oberste Landesbehörde tragen wir die Verantwortung für die Themenbereiche Umwelt und Landwirtschaft. Nähere Informationen finden Sie auf unserer

Internetseite

Die Aufgabengebiete des Referates 15 „Allgemeine Verwaltung, Bau und Liegenschaften“ umfassen neben der Registratur die Bereiche Allgemeine Verwaltung, Innerer Dienst mit Poststelle, Botendienst und Bibliothek sowie die Reisekostenstelle. Darüber hinaus sind das Gesundheitsmanagement sowie der Arbeits- und Brandschutz hier angesiedelt.

Ihre Aufgaben

• Registrierung des ein- und ausgehenden Schriftgutes im Programm VIS.SAX (IT-gestützte Vorgangsverwaltung)
• Erteilung des Geschäftszeichens und Zuweisung des Schriftgutes an die jeweiligen Organisationseinheiten
• Erfassung und Zuordnung von Schriftgut zu bestehenden Vorgängen sowie Anlegen von neuen Vorgängen und Akten
• Recherche von Schriftgut sowie Ablage, Archivierung und Aussonderung von Altschriftgut einschließlich der Anbietung von Schriftgut an das Hauptstaatsarchiv

Die Tätigkeit setzt eine körperliche Eignung voraus. Diese umfasst die Ablage/Entnahme von Akten bis ca. 10 kg in /aus Regalen sowie das Heben, Tragen und den Transport von Akten innerhalb des Hauses einschließlich der Nutzung von Leitern und Steighilfen.

Wir bieten Ihnen

• einen sicheren Arbeitsplatz mit interessanten und verantwortungsvollen Aufgaben
• für Tarifbeschäftigte ein Entgelt nach Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) ( Entgelttabelle TV-L ); für Beamtinnen und Beamte ist der Dienstposten der zweiten Einstiegsebene der Laufbahngruppe 1 zugeordnet
• flexible und familienfreundlichen Arbeitszeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarungen sowie der Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten (Umfang mindestens 30 Stunden/Woche)
• individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• ein ermäßigtes JobTicket für den ÖPNV, Mobibike zu Sonderkonditionen, gute Mittagsversorgung in mehreren Kantinen sowie kostenfreie Parkplätze
• Angebote zur Gesundheitsförderung und Teamevents

Sie bringen mit

• Berufsabschluss als Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwaltsfachangestellte /r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. eines Vorläuferberufes oder Laufbahnbefähigung für die zweite Einstiegsebene der Laufbahngruppe 1 in der Fachrichtung Allgemeine Verwaltung
• körperliche Eignung gemäß Aufgabenbeschreibung
• sichere Handhabung von MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook)

Von Vorteil wäre

Für die Ausübung Ihrer Tätigkeit wünschen wir uns von Ihnen:

• mehrjährige Berufserfahrung im Aufgabenbereich
• Kenntnisse in der Schriftgutverwaltung bzw. im Archivwesen (Landeseinheitlicher Aktenplan, VwV Aktenführung, Sächsisches Archivgesetz)

Weitere Anforderungen / Überfachliche Kompetenzen

Darüber hinaus erwarten wir

• eine ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
• Einsatzbereitschaft
• die Fähigkeit zum strukturellen Denken und Arbeiten

Schwerbehinderte Menschen und ihnen gleichgestellte Personen berücksichtigen wir bei gleicher Eignung bevorzugt.

Die Sächsische Staatsverwaltung setzt auf ein Arbeitsumfeld, an dem jeder Mensch gleichberechtigt und selbstbestimmt teilhaben kann und wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen ungeachtet der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, des Alters, der Religion oder der Identität.

Rufen Sie uns gern an – Manja Kirschner Telefon [phone], steht Ihnen bei Fragen zum Bewerbungsprozess zur Verfügung.