Mitarbeiter/-in Vorzimmerdienst (m/w/d)

Stadt Brandenburg an der Havel Gebietskörperschaft; Brandenburg an der Havel; On-site; EUR 42,000 - 55,000; Full time

Job summary

Stadt Brandenburg an der Havel – Geschäftsbereich des Bürgermeisters sucht eine/n Mitarbeiter/in Vorzimmerdienst (m/w/d) in Vollzeit mit unbefristeter Anstellung nach TVöD, Entgeltgruppe 6. Zu den Aufgaben gehören Kalenderführung, Postbearbeitung, Telefonservice und Informationsbeschaffung für den Bürgermeister.

Sie arbeiten eigenverantwortlich im Büro des Bürgermeisters, planen Termine, bereiten Sitzungen vor und betreuen Besucher.

Qualifications

• Befähigung für den mittleren allgemeinen Verwaltungsdienst.

Responsibilities

• Führung des Terminkalenders sowie Koordinierung der Termine.

Skills

Verwaltungsfachangestellter

Termingerechtes Arbeiten

Durchsetzungsvermögen

Verhandlungsgeschick

Hohe Serviceorientierung

MS-Office-Kenntnisse

Education

Verwaltungsfachangestellte Ausbildung

Angestelltenlehrgang I

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Fachangestellter für Bürokommunikation

Tools

MS-Office

Bundesreisekostenrecht

Job description

Bei der Stadt Brandenburg an der Havel ist im Geschäftsbereich des Bürgermeisters zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle Mitarbeiter/-in Vorzimmerdienst (m/w/d) in Vollzeitbeschäftigung mit einem Entgelt nach Entgeltgruppe 6 TVöD - unbefristet zu besetzen.

Aufgaben

• Führung des Terminkalenders sowie Koordinierung der Termine
• Postbearbeitung
• Annahme, Vorlage und Weiterleitung der Unterschriftsmappen aus den Organisationseinheiten des Geschäftsbereiches
• Entgegennahme von Telefonaten und Erteilung von Auskünften
• Einholen von Informationen für den Bürgermeister
• Erledigung von Schreibarbeiten und Protokollaufgaben nach Weisung
• Zusammenstellung von Unterlagen für den Bürgermeister (z.B. für die Beigeordnetenberatung) bzw. die Organisationseinheiten des Geschäftsbereiches
• Regulierung des Publikumsverkehrs, Erledigung persönlicher und telefonischer Anfragen/ Auskünfte
• Planung, Vorbereitung und Koordinierung von Terminen, Dienstberatungen, Sitzungen und Besprechungen des Bürgermeisters
• Besucherempfang und Bewirtung
• Ablageführung und Archivierung des Schriftgutes nach Aktenplan
• eigenverantwortliche Büromaterialbewirtschaftung
• Einordnen von Ergänzungstexten in Gesetzessammlungen und Aktualisierung sonstiger
• Inventarisierung
• Abwicklung von Reisekostenabrechnungen und Abrechnungen zu Aus- und Fortbildungen sowie Führung entsprechender Übersichten

Mindestqualifikationen

• Befähigung für den mittleren allgemeinen Verwaltungsdienst, abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I oder abgeschlossene Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement, Bürokaufmann, Fachangestellter für Bürokommunikation, Kaufmann für Bürokommunikation oder Facharbeiter für Schreibtechnik

Weitere Qualifikationen

• termingerechtes Arbeiten, auch unter Zeitdruck
• Eigeninitiative, Durchsetzungsvermögen, Verhandlungsgeschick
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit, gute Umgangsformen, Einfühlungsvermögen
• ausgeprägtes Serviceverständnis im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern/-innen
• absolute Loyalität und Verschwiegenheit
• Belastbarkeit, Konfliktfähigkeit
• hohe Einsatzbereitschaft, auch gelegentlich außerhalb der üblichen Arbeitszeiten
• Erfahrungen in der Arbeit öffentlicher Verwaltungen
• sicherer Umgang in den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Kenntnisse zum Bundesreisekostenrecht

Anerkannte Schwerbehinderte oder diesen gleichgestellten behinderten Menschen werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.

Nähere Informationen zur Stadt Brandenburg an der Havel können der Internetseite der Stadt Brandenburg an der Havel entnommen werden.