Mitarbeiter/in (m/w/d) in der Geschäftsstelle der Arbeitsgemeinschaft der Hauptpersonalräte (AG HPR)

Sächsisches Staatsministerium für Kultus; Dresden; Hybrid; EUR 34,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Fortbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

Telearbeit / Mobile Arbeit

Betriebliche Altersversorgung (VBL)

TV-L-Sonderzahlung

JobTicket

Job summary

Die Stelle im Sächsischen Staatsministerium für Kultus bietet Mitarbeit in der Geschäftsstelle der AG HPR, Umfang 20 Stunden pro Woche, befristet bis zum 31. August 2031.

Zu den Aufgaben gehören Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten und E-Mails, Postein- und -ausgang, Zusammenstellen der Unterlagen für Sitzungen, Bearbeitung des Schriftverkehrs sowie Erstellung von Serienbriefen, PowerPoint‑Präsentationen und Excel-Tabellen.

Qualifications

• Erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r.
• Laufbahnbefähigung für die zweite Einstiegsebene der Laufbahngruppe 1 (ehemaliger mittlerer Dienst) in rechts- oder verwaltungswissenschaftlicher Fachrichtung.
• Angestelltenprüfung I bzw. Abschluss als Kommunalfachangestellte/r (VWA).
• Abschluss als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Steuerfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r, Sozialversicherungsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r mit Berufserfahrung im genannten Aufgabenbereich.

Responsibilities

• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten und E-Mails.
• Bearbeitung von Postein- und -ausgängen einschließlich Versand.
• Zusammenstellen der Unterlagen für Sitzungen der AG HPR und des Vorstands.
• Bearbeitung des Schriftverkehrs.
• Erstellung von Serienbriefen sowie Pflege von Datenbanken; Erstellung von Antwortentwürfen.
• Vervielfältigung von Schriftgut.
• Terminplanung sowie Terminüberwachung.
• Büromaterialbeschaffung.
• Erstellung von PowerPoint-Präsentationen oder Excel-Tabellen nach Vorlage.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Tagungen (inkl. Videokonferenzen).
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen.

Skills

MS-Office-Kompetenz

soziale Kompetenz

Zuverlässigkeit

Selbstständigkeit

Einsatzbereitschaft

Education

Verwaltungsfachangestellte/r Abschluss

Laufbahnbefähigung 2. Einstiegsebene LG 1

Angestelltenprüfung I / Kommunalfachangestellte(r) (VWA)

Fachangestellte(r) Bürokommunikation / Steuerfachangestellte(r) / Justizfachangestellte(r) / Sozialversicherungsfachangestellte(r) / Rechtsanwalts-/Notarfachangestellte(r) mit Erfahrung

Tools

MS-Office

Job description

Im Sächsischen Staatsministerium für Kultus ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters (m/w/d) in der Geschäftsstelle der Arbeitsgemeinschaft der Hauptpersonalräte (AG HPR) im Umfang von 20 Stunden pro Woche befristet für Dauer der Stellung der Geschäftsstelle des AG HPR durch das Sächsische Staatsministerium für Kultus längstens bis zum 31. August 2031 zu besetzen.

Die Hauptpersonalräte für den Bereich der Staatsbehörden bilden die AG HPR. Die oberste Dienstbehörde, deren Geschäftsbereich die vorsitzende Person der AG HPR angehört, stellt das Büropersonal für die Geschäftsstelle zur Verfügung.

Das Aufgabengebiet in der Geschäftsstelle der AG HPR umfasst insbesondere:

• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten und E-Mails
• Bearbeitung des Postein- und -ausganges einschließlich Versand
• Zusammenstellen der Unterlagen für die Sitzungen der AG HPR und des Vorstandes
• Bearbeitung des Schriftverkehrs
• Erstellung von Serienbriefen, einschließlich der Pflege der notwendigen Datenbanken, sowie von Antwortentwürfen
• Vervielfältigung von Schriftgut
• Terminplanung sowie Terminüberwachung
• Büromaterialbeschaffung
• Erstellung von PowerPoint-Präsentationen oder Excel-Tabellen nach Vorlage
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Tagungen der AG HPR (inkl. Videokonferenzen)
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen

Zwingende Voraussetzung für die Tätigkeit ist:

• ein erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r
• die Laufbahnbefähigung für die zweite Einstiegsebene der Laufbahngruppe 1 (ehemaliger mittlerer Dienst) in einer rechts- oder verwaltungswissenschaftlichen Fachrichtung
• die Angestelltenprüfung I bzw. ein erfolgreicher Abschluss als Kommunalfachangestellte/r (VWA)
• der erfolgreiche Abschluss als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Steuer-fachangestellte/r, Justizfachangestellte/r, Sozialversicherungsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r mit Berufserfahrung im o. g. Aufgaben-gebiet

Des Weiteren erwarten wir einen sicheren Umgang mit den einschlägigen Softwareprogrammen des MS-Office-Paketes. Darüber hinaus wird ein hohes Maß an sozialer Kompetenz, Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit und Einsatzbereitschaft vorausgesetzt.

Wir bieten Ihnen:

• ein interessantes und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld
• regelmäßige Fortbildungsmöglichkeiten
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie nach einer angemessenen Einarbeitungszeit dezentrales Arbeiten (Telearbeit bzw. mobile Arbeit) im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarungen
• eine zusätzliche tarifvertragliche betriebliche Altersversorgung (VBL)
• am Jahresende eine Sonderzahlung gemäß § 20 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
• ein Behördliches Gesundheitsmanagement mit Angeboten zur Gesundheitsförderung
• die Inanspruchnahme eines JobTickets

Die Stelle ist der zweiten Einstiegsebene der Laufbahngruppe 1 zugeordnet. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen in der Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Zuordnung zu einer Erfahrungsstufe richtet sich nach der Berufserfahrung der Bewerberin/des Bewerbers.

Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden daher ausdrücklich aufgefordert sich zu bewerben. Bitte geben Sie eine Schwerbehinderung oder eine Gleichstellung im Bewerbungsanschreiben an und fügen Sie den Bewerbungsunterlagen einen entsprechenden Nachweis bei.

Datenschutzrechtliche Informationen zur Bewerberdatenverarbeitung finden Sie auf unserer Internetseite unter https://www.smk.sachsen.de/bewerberdaten.