Mitarbeiter/in in Technik und Verwaltung (w/m/d) im Studierendenservice/ Studierendensekretariat

Westfälische Hochschule; Gelsenkirchen; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Familienfreundlichkeit

Job summary

Westfälische Hochschule in Gelsenkirchen sucht eine/n Mitarbeiter/in im Studierendenservice/ Studierendensekretariat. Die Stelle ist ab 01.12.2026 in Vollzeit unbefristet, eingruppiert je nach TV-L bis Stufe E8, am Campus Gelsenkirchen.

Sie unterstützen das Dezernat Studierendenservice im SSC und Studierendensekretariat, betreuen Studieninteressierte und Studierende, koordinieren Prozesse rund um Bewerbung bis Exmatrikulation und profitieren von Weiterbildungs- und flexiblen Arbeitszeitmodellen.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich bzw. vergleichbare Qualifikation.
• Hohes Maß an Serviceorientierung und Freude am Umgang mit verschiedenen Zielgruppen.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift; Englischkenntnisse willkommen oder Bereitschaft zur Fortbildung.

Responsibilities

• Direkter Service für Studieninteressierte, Bewerber:innen und Studierende per Telefon, E-Mail und Videochat.
• Koordination, Qualitätssicherung und fachliche Weiterentwicklung des Studierenden-Service-Centers.
• Sachbearbeitung in Verwaltungsangelegenheiten rund um den Student Life Cycle von Bewerbung bis Exmatrikulation.
• Möglichkeit zur fachlichen Fort- und Weiterbildung und Integration ins Team.
• Flexible Arbeitszeitmodelle, mobiles Arbeiten und familienfreundliche Rahmenbedingungen.

Skills

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Selbstorganisation

Digitale Arbeitsprozesse

IT-Systeme

Education

Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung

Job description

Mitarbeiter/in in Technik und Verwaltung (w/m/d) im Studierendenservice/ Studierendensekretariat

zum 01.12.2026 · Vollzeit · unbefristet · je nach persönlichen Voraussetzungen bis zur E 8 TV-L · Campus Gelsenkirchen

Das Dezernat für Studierendenservice mit den Sachgebieten Studierendensekretariat, Studienberatung und International Office sucht engagierte Unterstützung für den Einsatz im Studierenden-Service-Center (SSC) und im Studierendensekretariat. Im SSC sind Sie zentrale Erstanlaufstelle für Studieninteressierte und Studierende bei Fragen rund um das Studium an der WH; im Studierendensekretariat übernehmen Sie Aufgaben der Sachbearbeitung in der Studierendenverwaltung.

Das erwartet Sie

• Direkter Service für Studieninteressierte, Bewerber:innen und Studierende aus dem In- und Ausland per Telefon, E-Mail und Videochat
• Koordination, Qualitätssicherung und fachliche Weiterentwicklung des Studierenden-Service-Centers
• Sachbearbeitung in Verwaltungsangelegenheiten rund um den Student Life Cycle – von der Bewerbung um einen Studienplatz bis zur Exmatrikulation
• Fachliche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Einbindung in ein motiviertes und aufgeschlossenes Team
• Flexible Rahmenbedingungen, u. a. gleitende Arbeitszeit, mobiles Arbeiten unter Berücksichtigung der Servicezeiten, Familienfreundlichkeit sowie weitere Sonderleistungen im Rahmen des TV-L. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.w-hs.de/karriere/

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung im Kundenservice
• Ein hohes Maß an Serviceorientierung sowie Freude am Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, idealerweise auch in englischer Sprache, alternativ die Bereitschaft zur sprachlichen Fortbildung
• Fähigkeit zum selbstorganisierten, sorgfältigen und strukturierten Arbeiten
• Teamorientierung sowie die Fähigkeit, aktiv und konstruktiv mit verschiedenen Schnittstellen zusammenzuarbeiten
• Offenheit für digitale Arbeitsprozesse und die Bereitschaft, sich in hochschulspezifische IT-Systeme einzuarbeiten

Haben wir Sie neugierig gemacht?

Dannfreuenwir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 18.10.2026 auf unserem Online-Bewerbungsportal https://www.w-hs.de/stellenangebote-der-hochschule/.

Bewerbungen von Menschen mit einer Schwerbehinderung berücksichtigen wir bei gleicher Eignung bevorzugt.

Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils an und begrüßen daher Bewerbungen von Kandidatinnen ganz besonders.

Wissen. Was praktisch zählt.

Mit dieser Leitlinie setzenwir an der WestfälischenHochschule seit über 25Jahren regional undinternational Zeichen: vongezielter Talentförderunghinein in die praxisnaheAusbildung von Fach- undFührungskräften. An unserendrei Standorten machen sich rund 7.000 Studierende inknapp 60, vor allem technisch-ökonomisch ausgerichtetenStudiengängen fit für denFortschritt. Gemeinsam mit über 700 Beschäftigtenwerden mitanwendungsorientierter Forschung Impulse fürVerfahren, Produkte undDienstleistungen von morgengegeben.

Noch Fragen?

Melden Sie sich dazu einfach bei Herrn Dr. Jonas Großekathöfer unter 0209/9596-941 oder per E-Mail an [e-mail].