Mitarbeiter/in im Büromanagement (m/w/d)

Die JugendHerbergen gGmbH; Bremen; Hybrid; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Mobiles Arbeiten nach Einarbeitung

Job summary

Die JugendHerbergen gGmbH in Bremen sucht eine engagierte Persönlichkeit für das Büromanagement in der Abteilung Bau, Liegenschaften und Beschaffung. Sie unterstützen die Abteilungsleitung sowie Mitarbeitende administrativ, organisatorisch und kaufmännisch.

Sie koordinieren Abläufe, behalten Termine im Blick und dienen als Schnittstelle zu internen Bereichen, externen Dienstleistern, Handwerksbetrieben und Lieferanten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung.
• Erfahrung im Büromanagement, Facility Management oder Beschaffung wünschenswert.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)

Responsibilities

• Organisation der Büroabläufe sowie Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz
• Anfragen bearbeiten, telefonische Beratung und Unterstützung der Jugendherbergen bei administrativen Anliegen
• Erstellung und Pflege von Schriftstücken, Protokollen, Übersichten und Berichten
• Überwachung von Terminen und Fristen sowie Nachverfolgung offener Vorgänge
• Koordination und Dokumentation von Wartungs-, Prüfungs-, Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen
• Überwachung von Wartungs- und Prüfterminen sowie Nachverfolgung von Mängelmeldungen
• Verwaltung und Pflege von Objektunterlagen und liegenschaftsbezogenen Dokumentationen
• Unterstützung bei Organisation und Dokumentation laufender Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen
• Vorbereitung von Ausschreibungen, Einholung und Vergleich von Angeboten
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Bestellungen und Aufträgen
• Erstellung und Prüfung von Rechnungen sowie Budgetunterstützung
• Pflege von Lieferantenkontakten und Beschaffungsvorgängen
• Mitarbeit bei Verwaltung des betrieblichen Versicherungsschutzes
• Unterstützung der Abteilungsleitung und Optimierung von Arbeitsabläufen

Skills

MS Office

DATEV

Deutschkenntnisse

Arbeitsorganisation

Teamfähigkeit

Diskretion

Digitale Anwendungen

Education

Kaufmännische/verwaltungsbezogene Ausbildung

Ausbildung Bauwesen (von Vorteil)

Tools

DATEV

PowerPoint

Job description

Zur Verstärkung unseres Teams in der Geschäftsstelle Bremen suchen wir ab sofort eine engagierte, zuverlässige und gut organisierte Persönlichkeit für das Büromanagement in der Abteilung Bau, Liegenschaften und Beschaffung.

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Abteilungsleitung und die Mitarbeitenden bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben. Sie koordinieren Abläufe, behalten Termine und Fristen im Blick und sind eine wichtige Schnittstelle zwischen unseren Jugendherbergen, internen Fachbereichen sowie externen Dienstleistern, Handwerksbetrieben und Lieferanten.

Ihre Aufgaben

Büromanagement und Verwaltung

• Organisation der Büroabläufe sowie Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz
• Bearbeitung von Anfragen sowie telefonische Beratung und Unterstützung der Jugendherbergen bei administrativen und organisatorischen Anliegen
• Erstellung und Pflege von Schriftstücken, Protokollen, Übersichten und Berichten
• Überwachung von Terminen und Fristen sowie Nachverfolgung offener Vorgänge

Bau, Liegenschaften und Facility Management

• Koordination und Dokumentation von Wartungs-, Prüfungs-, Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen sowie der damit verbundenen Dienstleistereinsätze
• Überwachung von Wartungs- und Prüfterminen sowie Bearbeitung und Nachverfolgung von Mängelmeldungen und Gewährleistungsansprüchen
• Verwaltung und Pflege von Objektunterlagen und liegenschaftsbezogenen Dokumentationen, einschließlich der Erfassung und Nachverfolgung von Zählerständen
• Unterstützung bei der Organisation und Dokumentation laufender Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen

Beschaffung und kaufmännische Aufgaben

• Vorbereitung von Ausschreibungen, Einholung und Vergleich von Angeboten sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Bestellungen und Aufträgen sowie Überwachung von Lieferterminen und Prüfung zugehöriger Unterlagen
• Erstellung und Prüfung von Rechnungen sowie Unterstützung bei der Budgetaufbereitung und dem Budgetabgleich der Jugendherbergen
• Pflege von Lieferantenkontakten und Dokumentation der Beschaffungsvorgänge

Versicherungswesen und Unterstützung der Abteilungsleitung

• Mitwirkung bei der Verwaltung und Sicherstellung des betrieblichen Versicherungsschutzes, insbesondere für Gebäude, Inventar und Kraftfahrzeuge
• Bearbeitung von Versicherungsfällen
• Unterstützung der Abteilungsleitung sowie Mitwirkung bei der Optimierung und Digitalisierung von Arbeitsabläufen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung; eine Ausbildung im Bauwesen ist von Vorteil
• Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, idealerweise im Büromanagement, Facility Management, Bau- oder Liegenschaftsmanagement oder in der Beschaffung
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, Excel, Outlook und idealerweise PowerPoint
• DATEV-Kenntnisse sind von Vorteil
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine sichere Ausdrucksfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, mehrere Vorgänge parallel zu bearbeiten
• Hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit, Kommunikationsgeschick und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten
• Diskretion und die Bereitschaft, sich in neue Aufgabenbereiche und digitale Anwendungen einzuarbeiten

Das bieten wir Ihnen

• Eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in den Bereichen Bau, Liegenschaften, Facility Management und Beschaffung
• Einen Arbeitsplatz in unserer Geschäftsstelle in Bremen
• Eigenverantwortliche Aufgaben und Gestaltungsmöglichkeiten
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen
• Eine strukturierte Einarbeitung und Unterstützung durch das Team
• Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
• Mobiles Arbeiten nach erfolgter Einarbeitung, soweit betrieblich möglich
• Betriebliche Altersvorsorge

Die JugendHerbergen gGmbH

Jörg Rosilius

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!