Backoffice Facility Management (m/w/d)

Wentzel Dr. GmbH; Hamburg; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice 2 Tage/Woche

Firmenfitness

Deutschlandticket/Businessbike

Mentor & Einarbeitung

Fortbildungen

30 Tage Urlaub + Geburtstag freier Tag

Wohnungssuche-Unterstützung

Job summary

Wentzel Dr. GmbH in Hamburg sucht Sie als Backoffice-Unterstützung im Facility Management. Sie koordinieren Aufträge, planen Einsätze, prüfen Rechnungen und erstellen Abrechnungen, um die operativen Teams reibungslos zu unterstützen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und arbeiten strukturiert, zuverlässig und kommunizieren sicher mit Kollegen, Dienstleistern und internen Ansprechpartnern. MS-Office beherrschen Sie sicher und arbeiten sowohl eigenständig als auch im Team.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise Erfahrung in einer Assistenz-, Verwaltung- oder Backoffice-Funktion.
• Organisiert arbeiten, zuverlässig bleiben und mehrere Vorgänge gleichzeitig koordinieren können.
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Abrechnungen und Prozessen, aufmerksam für Details.
• Gute Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen, Dienstleistern und Ansprechpartnern.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten und schnelle Einarbeitung in neue Systeme.

Responsibilities

• Aufträge koordinieren: Erstellung und Bearbeitung von Aufträgen im Facility Management.
• Einsätze planen: Termin- und Kapazitätsübersicht für Hausmeister, Reinigungs- und Garten-Teams.
• Rechnungen bearbeiten: Eingangsrechnungen prüfen und korrekt zuordnen.
• Leistungen abrechnen: Abrechnungen vorbereiten und nachvollziehbar erfassen.
• Stunden erfassen: Arbeits- und Einsatzzeiten kontrollieren.
• Abläufe im Blick behalten: Offene Vorgänge, fehlende Unterlagen und Rückfragen verfolgen.
• Team unterstützen: Enge Zusammenarbeit mit dem Facility-Management-Team.

Skills

Kaufmännische Grundkenntnisse

Organisationstalent

Zahlen & Abläufe

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Digital fit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Stellenbeschreibung

Unser Facility Management sorgt dafür, dass unsere betreuten Immobilien im Alltag zuverlässig funktionieren. Dazu gehören unter anderem unsere Hausmeister, Gebäudereiniger und Gärtner, die täglich in unseren Objekten im Einsatz sind. Damit draußen alles reibungslos läuft, braucht es im Hintergrund eine gute Organisation. Genau hier kommst du ins Spiel: Für unser Facility Management Team in Hamburg suchen wir Unterstützung im Backoffice. Du koordinierst Aufträge und Einsätze, behältst Zeiten und Rechnungen im Blick und sorgst gemeinsam mit dem Team dafür, dass unsere operativen Kollegen bestmöglich unterstützt werden. Du bist damit eine wichtige Schnittstelle zwischen unseren Mitarbeitenden im Facility Management, der Verwaltung und den betreuten Objekten.

Deine Aufgaben

• Aufträge koordinieren: Du erstellst und bearbeitest Aufträge für unser Facility Management und sorgst dafür, dass alle relevanten Informationen vollständig und aktuell vorliegen
• Einsätze planen: Du unterstützt bei der Einsatzplanung unserer Hausmeister, Gebäudereiniger und Gärtner und behältst Termine und Kapazitäten im Blick
• Rechnungen bearbeiten: Du prüfst und bearbeitest Eingangsrechnungen und stellst sicher, dass diese den jeweiligen Aufträgen korrekt zugeordnet werden
• Leistungen abrechnen: Du bereitest Abrechnungen vor und sorgst dafür, dass erbrachte Leistungen vollständig und nachvollziehbar erfasst werden
• Stunden erfassen: Du kümmerst dich um die Erfassung und Kontrolle von Arbeits- und Einsatzzeiten unserer operativen Kollegen
• Abläufe im Blick behalten: Du verfolgst offene Vorgänge, fehlende Unterlagen und Rückfragen und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt
• Team unterstützen: Du arbeitest eng mit unserem Facility-Management-Team zusammen und hältst unseren operativen Kollegen bei administrativen Themen den Rücken frei

Dein Profil

• Kaufmännische Grundlage:Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise bereits Erfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs-, Dispositions- oder Backoffice-Funktion gesammelt
• Organisation im Blick: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Aufträge, Einsätze und Abrechnungen gleichzeitig laufen
• Zahlen & Abläufe: Rechnungen, Abrechnungen und Stundenerfassungen schrecken dich nicht ab – du arbeitest gewissenhaft und hast ein gutes Auge für Details
• Sicher in der Kommunikation: Du stimmst dich gerne mit Kolleg, Dienstleistern und internen Ansprechpartner ab und trittst dabei freundlich, verbindlich und lösungsorientiert auf
• Digital fit: Du arbeitest sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und findest dich schnell in neue Programme und Systeme ein
• Eigenständig & im Team: Du siehst, wo Unterstützung gebraucht wird, arbeitest deine Aufgaben selbstständig ab und bist gleichzeitig gerne Teil eines Teams
• Interesse am Facility Management: Erfahrung im Facility Management, im Handwerk oder in der Immobilienbranche ist von Vorteil, aber kein Muss – wichtiger ist uns, dass du Interesse an den Abläufen hinter unseren operativen Teams mitbringst

Warum wir?

• Flexibilität, die zu dir passt:Starte deinen Tag zwischen 7:00 und 9:00 Uhr – so wie es für dich am besten passt. Nach einer umfassenden Einarbeitung kannst du zwei Tage die Woche im Homeoffice arbeiten
• Fit und aktiv:Mit unserem Firmenfitnessangebot über "EGYMWellpass" bleibst du sowohl körperlich fit als auch mental stark – die perfekte Balance für deine Work-Life-Balance!
• Mobilität, die dich weiterbringt:Nutze unser Mobilitätskonzept mit dem Deutschlandticketoder einem Businessbike – ganz nach deinen Bedürfnissen
• Wohl durchdachte Einarbeitung:Wir werfen dich nicht ins kalte Wasser! Ein erfahrener Pate begleitet dich in der Anfangszeit und sorgt dafür, dass du dich schnell zurechtfindest
• Immer einen Schritt voraus:Profitiere von kontinuierlichen Fort- und Weiterbildungsangeboten, um deine Karriere aktiv voranzutreiben
• Mehr als nur Urlaub:Neben 30 Tagen Erholungsurlaub hast du an Heiligabend und Silvester frei und bekommst an deinem Geburtstag einen halben Urlaubstag
• Dein neuer Wohlfühlort:Ob du nach Hamburg ziehst oder einfach nach einem neuen Zuhause suchst – wir stehen dir bei der Wohnungssuche zur Seite und helfen dir, schnell in der Stadt anzukommen

Kontakt

Fragen? Ich bin für dich da!Melde dich gerne telefonisch oder per WhatsApp bei mir,Vanessa Mauri Stephan, unter0171 7633860. Bitte sende keine Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf oder Zeugnisse über WhatsApp, um den Datenschutz zu gewährleisten.

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