Mitarbeiter:in für Drittmittelmanagement und Projektfinanzen (m/w/d)

Höchstleistungsrechenzentrum Stuttgart (HLRS); Stuttgart; On-site; EUR 52,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Gleitzeit

Ortunabhängiges Arbeiten bis zu 60 %

Zuschuss ÖPNV 25 €

Job-Bike-Leasing

Fort- und Weiterbildung

Sportangebote der Uni Stuttgart

Job summary

Das Höchstleistungsrechenzentrum Stuttgart (HLRS) sucht eine/einen Mitarbeiter:in für Drittmittelmanagement und Projektfinanzen in Vollzeit. Sie arbeiten eng mit Projektleitern zusammen, steuern Budgetprozesse, Abrechnungen und Risikobewertungen und unterstützen die Ressourcenplanung.

Ideale Kandidat*innen verfügen über Erfahrung in der Forschungsförderung, SAP-Kenntnisse und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse.

Qualifications

• abgeschlossene Berufsausbildung mit Berufserfahrung oder ausgewiesene Berufserfahrung auf vergleichbarer Stelle
• Erfahrung in der Abwicklung von Projekten und Projektfinanzen idealerweise im Wissenschaftsbetrieb
• Kenntnisse der kaufmännischen Buchhaltung, idealerweise SAP oder Bereitschaft SAP zu erlernen
• gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
• Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit
• Sie arbeiten terminorientiert, selbstständig und pragmatisch
• gute Deutschkenntnisse

Responsibilities

• Begleitung von Projektanträgen über Budgetüberwachung bis hin zu Aufstockungen und Projektabrechnungen
• Verständnis für Regelungen und Vorschriften der Forschungsförderung und Zuwendungsbescheide
• Personalkostenkalkulationen sowie Personalplanung zusammen mit den Projektleitenden
• Erstellung von Mittelabrufen, Mittelumwidmungen sowie Mittelverschiebungen
• Belegbuchungen im zentralen Rechnungssystem der Universität Stuttgart sowie im SAP des HLRS
• Bearbeitung von Reisekostenanträgen, Abschlagzahlungen und Abrechnungen
• Projektcontrolling und Budgetüberwachung

Skills

Drittmittelmanagement

Projektfinanzen

Excel

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich

Tools

SAP

Job description

Mitarbeiter:in für Drittmittelmanagement und Projektfinanzen (m/w/d) in Vollzeit gesucht für den Einsatzort 70569 Stuttgart

Mitarbeiter:in für Drittmittelmanagement und Projektfinanzen (m/w/d)

Das Höchstleistungsrechenzentrum Stuttgart (HLRS) ist Deutschlands erstes Bundeshöchstleistungsrechenzentrum. Es betreibt einen der schnellsten Supercomputer der Welt und bietet Universitäten und Forschungseinrichtungen als auch industriellen Partnern die Nutzung von Höchstleistungsrechnern an. Weiterhin nimmt das HLRS in den Forschungsbereichen Paralleles Rechnen, Cloud Computing sowie Big Data und Künstliche Intelligenz weltweit eine Spitzenposition ein und ist maßgeblich an internationalen und nationalen Forschungsprojekten beteiligt.

Die Abteilung Verwaltung des HLRS betreut aktuell mehrere nationale (MWK, BMFTR, DFG) und europäische Projekte (HEU, DEP, EuroHPC Joint Undertaking) und sucht hierfür zum nächstmöglichen Zeitpunkt ab sofort eine/einen

Mitarbeiter:in für Drittmittelmanagement und Projektfinanzen
(m/w/d, bis zu TV-L 9a, 50 - 100 % - davon zu 50 % unbefristet)
HLRS_25_2026

Ihre Aufgaben:

Sie arbeiten eng mit den Projektleitern*innen und Projektbeteiligten zusammen und legen eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise an den Tag und organisieren Ihre Arbeitsabläufe unter Einhaltung von projektbezogenen Fristen.
Die Drittmittelverwaltung umfasst insbesondere:

• Begleitung von Projektanträgen über die Budgetüberwachung bis hin zu Aufstockungen und Projektabrechnungen,
• Verständnis für die Regelungen und Vorschriften für die Forschungsförderung und Zuwendungsbescheide,
• Personalkostenkalkulationen sowie Personalplanung zusammen mit den Projektleitenden,
• eigenständige Erstellung von Mittelabrufen, Mittelumwidmungen sowie Mittelverschiebungen,
• Belegbuchungen im zentralen Rechnungssystem der Universität Stuttgart sowie im SAP des HLRS,
• Bearbeitung von Reisekostenanträgen, Abschlagzahlungen und Abrechnungen,
• Projektcontrolling und Budgetüberwachung.

Wir erwarten von Ihnen folgendes Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung mit Berufserfahrung oder ausgewiesene Berufserfahrung auf vergleichbarer Stelle
• Erfahrung in der Abwicklung von Projekten und Projektfinanzen, idealerweise im Wissenschaftsbetrieb einer Universität oder außeruniversitären Forschungseinrichtung
• Kenntnisse der kaufmännischen Buchhaltung, idealerweise SAP oder Bereitschaft SAP zu erlernen (Weiterbildungen werden ermöglicht und explizit unterstützt)
• gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
• Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit
• Sie arbeiten terminorientiert, selbstständig und pragmatisch
• gute Deutschkenntnisse

Ihr Profil wird idealerweise ergänzt durch:

• gute Englischkenntnisse
• lösungsorientierte Arbeitsweise
• Erfahrung mit dem Projektverwaltungstool ProfiOnline und dem Antragstool Easyonline des Bundes
• Erfahrung in der administrativen Begleitung von Forschungsanträgen beim Bund, Land, der EU oder in Stiftungen
• Offenheit und Neugierde auf neues Wissen
• Erfahrung bei der Erstellung und Nutzung von Makros in Excel

Wir bieten:

• abwechslungsreiche Tätigkeiten als Schnittstelle zwischen der Verwaltung des HLRS und den Fachabteilungen
• spannende Einblicke in wissenschaftliches Arbeiten und das Management von Forschungsprojekten
• flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell und der Möglichkeit von Freizeitausgleich zusätzlich zu den regulären 30 Tagen Urlaub, Möglichkeit zum ortsunabhängigen Arbeiten bis zu 60 %
• attraktive Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes
• Zuschuss von 25 € monatlich zum öffentlichen Nahverkehr sowie Möglichkeit des Job-Bike-Leasing
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Sportangebote der Universität Stuttgart - Weiterbildungen werden explizit unterstützt und gefördert
• Eine Anstellung nach den Vorschriften des TV-L mit einer Vergütung abhängig von Ihren persönlichen Voraussetzungen und der daraus resultierenden Aufgabenstellung bis TV-L 9a. Die Möglichkeit einer Höhergruppierung auf 9b wird zum gegebenen Zeitpunkt überprüft.

Es handelt sich um eine Stelle im nichtwissenschaftlichen Bereich. Die Einstellung erfolgt anteilig

• zu 50 % unbefristet und
• zu 50 % befristet gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zunächst bis 31.03.2029. Die Befristung ist an die Verfügbarkeit der Drittmittel gebunden. Eine Weiterbeschäftigung wird im Rahmen von Folgeprojekten angestrebt.

Informationen zum Umgang mit Bewerberdaten nach Art. 13 DS-GVO finden Sie unter: https://www.uni-stuttgart.de/datenschutz/bewerbung/.

Die Universität Stuttgart möchte den Anteil von Frauen im wissenschaftlichen/wissenschaftsunterstützenden Bereich erhöhen und ist deshalb an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung der wissenschaftlichen/nichtwissenschaftlichen Mitarbeiter:innen erfolgt durch die Zentrale Verwaltung der Universität Stuttgart (Rektoramt).