Mitarbeiter/in Empfang, Office Management & Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Straßenkinder e.V.; Berlin; On-site; Full time

Benefits offered by this job

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Deutschlandticket – Job mit Zuschuss

Feste Arbeitszeiten

Job summary

Straßenkinder e.V. sucht Unterstützung im Empfang, Office Management und als Assistenz der Geschäftsleitung in Vollzeit. Sie sind zentrale Schnittstelle, betreuen Telefonzentrale, E-Mail-Postfach und Meetings, koordinieren Sachspenden und Reisen.

Sie arbeiten organisiert, serviceorientiert und zuverlässig und tragen zur reibungslosen Büroabläufen sowie zur Entlastung der Geschäftsleitung bei. Flexible Teamarbeit, Angebot von Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Deutschlandticket-Unterstützung

Qualifications

• Eine kaufmännische Ausbildung ist willkommen, aber keine Voraussetzung.
• Quereinstieg mit Organisationstalent und ausgeprägter Serviceorientierung ist möglich.

Responsibilities

• Betreuung unserer Telefonzentrale und erster Kontakt mit Spendern, Sponsoren, Stiftungen, Medien, Eltern und Kooperationspartnern.
• Bearbeitung und Koordination unseres allgemeinen E-Mail-Postfachs.
• Organisation und Strukturierung des Büroalltags
• Postbearbeitung und allgemeine Verwaltungsaufgaben
• Koordination von Sachspenden
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Terminen und Reisen
• Vorbereitung wichtiger Informationen und Unterlagen
• Allgemeine Unterstützung im Tagesgeschäft
• Organisatorische Entlastung der Geschäftsleitung
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Entscheidungen und Erstellung von Entscheidungsvorlagen
• Kommunikation und Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern
• Organisation und Koordination von Teamtagen, Teamaktionen und internen Veranstaltungen
• Unterstützung bei Festen, Feiern und Sponsorenevents
• Unterstützung bei Mitgliederversammlungen und weiteren Veranstaltungen

Skills

Organisationstalent

Serviceorientierung

Kommunikation

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Mitarbeiter/in Empfang, Office Management & Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Das Team von Straßenkinder e.V. sucht Teamverstärkung

Straßenkinder e.V. ist ein christlich interkonfessioneller Träger, der sich um die Bedürfnisse von sozial benachteiligten Kindern und Jugendlichen kümmert. In der Straßensozialarbeit (ab Oktober im Straßenkinderhaus BUTZE) versorgen und begleiten wir obdachlose junge Menschen in Berlin. Im Kinder- und Jugendhaus BOLLE setzen wir uns mit einer Vielzahl von Freizeit- und Bildungsangeboten für die Chancengleichheit und Zukunftsperspektiven von Kindern ein. Außerdem engagieren wir uns für die Integration von geflüchteten Familien. In der Ukraine unterstützt der Verein Kinder und ihre Familien in Form von Nothilfe und Kidsclubs.

Als Verstärkung für unser Team suchen wir ab sofort Dich für

Empfang, Office Management &
Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

in Vollzeit (40 Std./ Woche)

Du liebst es, wenn Dinge gut organisiert sind? Du behältst den Überblick, bist gerne erste Ansprechperson und hast Freude daran, dazu beizutragen, dass andere ihre Arbeit erfolgreich gestalten können? Dann könnte diese Stelle genau zu dir passen.

In unserer Geschäftsstelle laufen viele Fäden zusammen: Hier melden sich Spenderinnen und Spender, Sponsoren, Stiftungen, Medien, Eltern, Kooperationspartner und Menschen, die unsere Arbeit kennenlernen oder unterstützen möchten.

Für diese zentrale Schnittstelle suchen wir eine zuverlässige, serviceorientierte und gut organisierte Persönlichkeit, die gerne den Überblick behält und Freude an einem abwechslungsreichen Büroalltag hat.

Dich erwartet:

• Betreuung unserer Telefonzentrale und professioneller Erstkontakt mit Spenderinnen und Spendern, Sponsoren, Stiftungen, Medien, Eltern, Interessierten und Kooperationspartnern
• Bearbeitung und Koordination unseres allgemeinen E-Mail-Postfachs
• Organisation und Strukturierung des Büroalltags
• Postbearbeitung und allgemeine Verwaltungsaufgaben
• Koordination von Sachspenden
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Terminen und Reisen
• Vorbereitung wichtiger Informationen und Unterlagen
• Allgemeine Unterstützung im Tagesgeschäft

Assistenz der Geschäftsleitung

• Organisatorische und administrative Entlastung der Geschäftsleitung
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Entscheidungen und Erstellung von Entscheidungsvorlagen
• Kommunikation und Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern

Team & Veranstaltungen

• Organisation und Koordination von Teamtagen, Teamaktionen und internen Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Festen, Feiern und Sponsorenevents
• Unterstützung bei Mitgliederversammlungen und weiteren Veranstaltungen
• Eine vielseitige Position mit viel Eigenverantwortung und der Möglichkeit, unsere Arbeit ganz unmittelbar mitzugestalten.
• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einer dynamisch wachsenden Organisation der Kinder- und Jugendhilfe
• Die Möglichkeit, mit deinem Organisationstalent ganz konkret dazu beizutragen, dass unsere Arbeit für Kinder und Jugendliche gelingt
• Eine individuelle und strukturierte Einarbeitung
• Ein motiviertes Team und wertschätzendes Arbeitsklima
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Feste Arbeitszeiten und geregelten Urlaub
• DeutschlandTicketJob mit Zuschuss vom Arbeitgeber

Das wünschen wir uns von dir:

Eine kaufmännische Ausbildung ist willkommen, aber keine Voraussetzung. Ein Quereinstieg mit Organisationstalent und ausgeprägter Serviceorientierung ist möglich.

Du passt gut zu uns, wenn du:

• Freude daran hast, Dinge zu organisieren, zu koordinieren und zuverlässig zum Abschluss zu bringen
• gerne mit Menschen kommunizierst und serviceorientiert auf unterschiedliche Anliegen eingehst
• freundlich, verbindlich und professionell auftrittst – am Telefon genauso wie persönlich
• auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick behältst
• selbstständig arbeitest, mitdenkst und Dinge gerne eigeninitiativ anpackst
• sorgfältig und zuverlässig bist und einen Blick für Details hast
• gerne Verantwortung übernimmst und Aufgaben eigenständig voranbringst
• sicher mit den gängigen Office-Anwendungen umgehst
• du eine Leidenschaft für soziale Themen hast und dich mit der Mission und den Werten von Straßenkinder e. V. sowie unserem christlichen Menschenbild identifizierst
• du ggf. einen Führerschein Klasse B hast (das wäre von Vorteil)

Kontakt:
Straßenkinder e.V.
Kinder- und Jugendhaus BOLLE
Manuela Kadereit
Hohensaatener Straße 20/20A
12679 Berlin