Mitarbeiter*in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d)

FACT Werbeagentur GmbH; Rixbeck; Hybrid; EUR 50.000 - 65.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Hochschule in Nordrhein-Westfalen sucht eine*n Mitarbeiter*in für die eAkte/DMS-Umsetzung. Verantwortlich sind Administration und Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems d.velop d.3 sowie die Optimierung von Ablagestrukturen. Die Stelle erfordert eine*n Kandidaten*in mit IT-Hintergrund, Kenntnissen in DMS und sehr guten Deutschkenntnissen. Die Position ist unbefristet, kann in Voll- oder Teilzeit besetzt werden, und Homeoffice-Regelungen sind vorhanden.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Möglichkeit für Homeoffice

Unbefristeter Vertrag

Qualifikationen

• Abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium im Bereich IT oder gleichwertige Ausbildung.
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit d.velop d.3.
• Fachwissen im Aufbau von Aktenplänen und Workflowlogiken.
• Verständnis für Archivierung und Compliance.
• Sicherer Umgang mit Datenbanken und Schnittstellen.
• Analytisches und strukturiertes Arbeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2-Niveau).

Aufgaben

• Administration, Konfiguration und Weiterentwicklung des DMS d.velop d.3.
• Aufbau und Pflege von Ablagestrukturen.
• Entwicklung von Berechtigungsstrukturen und Nutzergruppen.
• Analyse der Anforderungen und Beratung der Fachabteilungen.
• Umsetzung von Workflows und Metadatenmodellen.
• Qualitätssicherung und Dokumentation.
• User Support und technische Unterstützung.

Kenntnisse

Analytisches Denken

Hohe Kommunikationskompetenz

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Ausbildung

(Fach-)Hochschulstudium im Bereich IT

Tools

d.velop d.3

Windows-Server

SQL

Jobbeschreibung

Stellenbeschreibung

Die 2009 gegründete staatliche Hochschule Hamm-Lippstadt steht für interdisziplinär ausgerichtete Studiengänge mit klarer Orientierung auf aktuelle und künftige Anforderungen des Marktes. Wir bieten Studiengänge aus den Bereichen Wirtschaft, Informatik, Naturwissenschaften und Technik. Praxisbezug, Kreativität, Offenheit, Toleranz und Teamorientierung sind unser Anspruch in Forschung, Lehre und Organisation.

Wir leben Modernität in allen Bereichen und freuen uns auf exzellente Köpfe und engagierte Kolleginnen und Kollegen, die im Team einer innovativen Hochschule – mitten in Nordrhein-Westfalen – mitarbeiten wollen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzen wir im Dezernat 5 im Sachgebiet Digitale Transformation die Stelle als

Mitarbeiter*in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d)

Wir suchen Bewerber*innen, die die vielfältigen Aufgaben und außergewöhnlichen Herausforderungen an einer Hochschule mit viel Engagement und Motivation angehen und auch in Stresssituationen den Überblick behalten.

• In Ihrer Verantwortung liegen die Administration, Konfiguration und Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems d.velop d.3.
• Sie übernehmen den Aufbau, die Pflege und die Optimierung von Ablagestrukturen, Aktenplänen und Hierarchien.
• Des Weiteren entwickeln Sie Berechtigungsstrukturen, Rollen- und Rechtekonzepte sowie Nutzergruppen und sorgen für deren Umsetzung und Pflege.
• Sie analysieren die Anforderungen aus den Fachabteilungen und gewährleisten durch Ihre fachkundige Beratung, dass Geschäftsprozesse optimal im DMS abgebildet werden.
• Die Umsetzung von Workflows, Metadatenmodellen, Regeln sowie Automatisierungsmöglichkeiten gehören ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsbereich.
• Sie sind verantwortlich für die Qualitätssicherung, führen Tests durch, dokumentieren Ergebnisse und arbeiten kontinuierlich an der Optimierung der DMS-Umgebung.
• Ihre Rolle umfasst die enge Zusammenarbeit mit internen IT-Teams sowie den Abteilungen Datenschutz und Arbeitssicherheit.
• Zusätzlich übernehmen Sie den User Support für d.3 und leisten technische Unterstützung bei Updates, Migrationen und Systemerweiterungen.

• Als Basis verfügen Sie über ein abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom) im Bereich IT oder alternativ über eine für die Aufgabenerledigung geeignete abgeschlossene Ausbildung verbunden mit einschlägiger mehrjähriger Berufserfahrung.
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit d.velop d.3, idealerweise mit Erfahrung in Rechte-/Strukturverwaltung sind von Vorteil.
• Sie bringen Fachwissen im Aufbau von Aktenplänen, der Schaffung effizienter Strukturen, der Erstellung von Vorlagen sowie in der Ausarbeitung von Workflowlogiken mit.
• Ihr Verständnis für den Dokumentenworkflow umfasst Kenntnisse in den Bereichen Archivierung, Compliance und der Entwicklung von Berechtigungskonzepten.
• Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit Windows-Servern, Datenbanken (SQL) und Schnittstellen.
• Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch analytisches Denken, eine strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Beratungs- und Kommunikationskompetenz aus.
• Die Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit sowie an Optimierung digitaler Prozesse stellen einen wesentlichen Teil Ihrer beruflichen Motivation dar.
• Ihr Profil runden sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau) ab.

Der Dienstort ist Lippstadt. Regelungen zum Homeoffice sind an der Hochschule vorhanden. Die unbefristete Vollzeitstelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 11 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)

Stellenbesetzungen sind grundsätzlich auch in Teilzeit möglich, sofern nicht im Einzelfall dienstliche Gründe entgegenstehen. Die Hochschule hat sich zum Ziel gesetzt, die berufliche Zukunft von Frauen zu fördern und fordert entsprechend qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt.

Bei fachlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Laura Geschwinder (E-Mail: [e-mail]; Telefon: [phone]) gerne zur Verfügung. Fragen zum Auswahlverfahren und zu einem möglichen Beschäftigungsverhältnis beantwortet Ihnen Frau Katharina Witte (E-Mail: [e-mail]; Telefon: [phone]).

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der KW 4 statt.

Klingt das nach einer ansprechenden Perspektive für Sie? Dann reichen Sie bitte Ihre Bewerbung ausschließlich über das Online-Portal bis zum 07.01.2026 ein.

Kanzlerin der Hochschule Hamm-Lippstadt
Dezernat 4 – Personal
Marker Allee 76-78, 59063 Hamm

hshl.de

Hochschule Hamm-Lippstadt
Frau Katharina Witte
Marker Allee 76-78
59063 Hamm
Tel. [phone]