Mitarbeiter im Office Management (m/w/d)

Fürstenberg Institut GmbH; Hamburg; Hybrid; EUR 16.000 - 23.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

JobRad-Leasing zur privaten Nutzung

Gesundheitsfördernde Angebote

EGYM Wellpass

Zusammenfassung

Fürstenberg Institut GmbH in Hamburg sucht ab sofort eine/n Mitarbeiter/in im Office Management in Teilzeit (25–32 Std.), unbefristet. Wir arbeiten hybrid an internen und abteilungsübergreifenden Projekten.

Unser 11-köpfiges Team sorgt für den reibungslosen Ablauf unserer acht Standorte und unterstützt rund 200 Kolleg*innen. Zu den Aufgaben gehören Empfang, Kalenderpflege, Beschaffung, Organisation von Workshops sowie Reiseplanung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Gute Kenntnisse in MS Office 365 und MS Teams.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Empfang und Betreuung von Klient*innen, Kund*innen und Gästen
• Telefonmanagement und Kalenderpflege
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Organisation und Vor-/Nachbereitung von Workshops und Veranstaltungen
• Technische Unterstützung in hybrider Teamzusammenarbeit
• Reisebuchungen und Recherchen
• Bereitschaft zu Früh- und Spätschichten

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office 365

MS Teams

Jobbeschreibung

Fürstenberg Institut und Du

Wir im Fürstenberg Institut begleiten seit über 30 Jahren Unternehmen auf ihrem Weg hin zu gesunden und erfolgreichen Organisationen. Mit unserem Mental Health Coaching, Corporate Health Consulting sowie dem Bereich Health & Safety stehen wir für ganzheitliche Konzepte, langjährige Erfahrung und maximale Flexibilität im Hinblick auf aktuelle Herausforderungen. Unsere Zusammenarbeit basiert auf der Stärkung individueller Potenziale in einem Team mit viel Herz. Durch flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege kannst du mitgestalten, dich einbringen und weiterentwickeln. Für unser Institut in Hamburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter im Office Management (m/w/d) unbefristet in Teilzeit (25- 32 Std.). Wir im Office Management sind ein leidenschaftliches 11-köpfiges Team, das jeden Tag für den reibungslosen Ablauf unserer acht Standorte sorgt und unseren 200 Kolleg*innen den Rücken freihält. Wir arbeiten hybrid an internen und abteilungsübergreifenden Projekten, die über das klassische Office Management hinausgehen. Mit viel Engagement und Freude dürfen wir im Team unsere verschiedenen Talente und Fähigkeiten zur Geltung bringen.

Das bieten wir Dir

• Anonymes und kostenfreies Coaching sowie individuelle Beratung
• Betriebliche Altersvorsorge begleitet durch unseren Fachberater
• JobRad-Leasing zur privaten Nutzung
• Gesundheitsfördernde Angebote
• Bezuschusste Mitgliedschaft EGYM Wellpass mit vielseitigen Sportangeboten
• Diverse interne Weiterbildungsmöglichkeiten
• Attraktive Werbeprämien für neue Kolleg*innen und Neukund*innen aus deinem Netzwerk
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Netzwerkveranstaltungen
• Vielfältige Teamevents
• (Und nicht zuletzt ein) umfangreicher Mix aus digitalem und persönlichem Onboarding

Deine Aufgaben

• Empfang und Betreuung von Klient*innen, Kund*innen und Gästen
• Telefonmanagement und Kalenderpflege
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von (digitalen) Workshops und Veranstaltungen
• Technische Unterstützung in hybrider Teamzusammenarbeit
• Allgemeine Organisations- und Administrationsaufgaben wie z. B.: Reisebuchungen und Recherchen
• Bereitschaft, 2 Spätschichten (bis 18:00 Uhr) und auch mal eine Frühschicht (ab 08:00 Uhr) zu übernehmen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, gerne auch Quereinstieg (z. B. aus der Hotellerie)
• Erfahrungen in den oben genannten Aufgabenbereichen wünschenswert
• Gute Kenntnisse und Affinität in digitalen Anwendungen (z. B. MS Office 365, MS Teams)
• Gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift (Deutsch & Englisch)
• Erfahrungen in der Organisation hybrider Teams wünschenswert
• Hohe Eigeninitiative und ausgeprägtes Organisationstalent
• Vorausschauendes und strukturiertes Arbeiten
• Flexibilität und Belastbarkeit
• Freundliches und sicheres Auftreten

Das sind wir

• Wir machen Sinn – Durch unsere Arbeit stärken wir die mentale Gesundheit von Mitarbeitenden und begleiten Führungskräfte und Unternehmen in herausfordernden Situationen. So tragen wir unseren Teil dazu bei, die Unternehmenswelt nachhaltig zu verbessern.
• Wir sind ein Team – Wir schätzen Vielfalt und Individualität und sind verbunden durch die gemeinsame Arbeit für ein Ziel. Als echte Teamplayer leisten wir alle dazu unseren Beitrag und unterstützen uns gegenseitig.
• Wir haben Spaß – Egal, ob bei der Kreativpause in der Kaffeeküche, der gemeinsamen Mittagspause, abteilungsübergreifenden Projekten, besonderen Firmenfeiern oder in der alltäglichen Arbeit: Wir sind herzlich, leidenschaftlich, positiv und haben ein offenes Ohr füreinander. Denn wir sind nicht nur Kolleg*innen – wir schätzen uns auch!

Du hast noch andere Fragen: dann melde dich gerne bei Brigitta Hornbach unter der Telefonnummer 040 / 380 820 – 169 (gerne per Du).