Manager / Specialist Administration & Services (m/w/d)

Hotel Opening Hamburg; Hamburg; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Nachtzuschläge 25%

28 Tage Urlaub

Weiterbildungsmöglichkeiten

Verpflegung

Digitale Arbeitszeiterfassung

Arbeitskleidung gestellt und gereinigt

Benefits-App ab sechs Monaten

Job summary

Hotel Opening Hamburg sucht eine/n Manager / Specialist Administration & Services zur zentralen Schnittstelle zwischen Abteilungen, Finanzabteilung und externen Partnern. Sie verantworten die administrativen Prozesse des gesamten Hauses in der Pre-Opening-Phase und unterstützen die operativen Teams bei Budget, Belegung und Compliance.

Sie arbeiten diskret, strukturiert und unternehmerisch und bringen mehrjährige Erfahrung in Administration oder Kaufmännischem mit.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft.
• Mehrjährige Berufserfahrung in administrativer/kaufmännischer Position, ideal in der Hotellerie.
• Fundierte Kenntnisse in Buchhaltung und administrativen Prozessen.
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängiger Hotelsoftware.

Responsibilities

• Verantwortung für die administrativen Abläufe des Hauses und Dokumentation.
• Koordination und Überwachung buchhalterischer Vorgänge in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung.
• Budget- und Kostenüberwachung mit Reporting für Entscheidungen.
• Verwaltung von Verträgen, Genehmigungen und behördlichen Vorgängen.

Skills

Buchhaltung

Organisation

Vertraulichkeit

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaft Studium

Tools

Hotelsoftware

Job description

"In a world full of noise, we believe in peace, love and privacy."

In einer der schönsten Städte der Welt entsteht derzeit ein außergewöhnliches Hospitality-Projekt mit internationalem Anspruch, das zeitgemäße Hotellerie mit einer kuratierten Gästekultur verbindet und bewusst auf Diskretion und langfristige Qualität setzt. Aktuell befinden wir uns noch in der finalen Entwicklungsphase, daher bleiben Name und vollständige Konzeptdetails zunächst vertraulich. Im weiteren Verlauf erhältst Du selbstverständlich umfassende Einblicke.

Ein Haus dieser Größenordnung lebt von reibungslosen administrativen Abläufen im Hintergrund. Dafür suchen wir einen Manager / Specialist Administration & Services, der als zentrale Schnittstelle zwischen den Abteilungen, der Finanzabteilung sowie externen Partnern und Behörden eigenständig die administrativen Prozesse des gesamten Hauses verantwortet und mit Struktur, Sorgfalt und unternehmerischem Verständnis dafür sorgt, dass sich die operativen Teams voll auf unsere Gäste konzentrieren können.

Du bist aktuell Administration Manager, Office Manager oder Verwaltungsleiter? Oder Du bist Executive Assistant und bereit für den nächsten Schritt? Dann freuen wir uns, Dich kennenzulernen.

Deine Aufgaben

• Du verantwortest die administrativen Abläufe des gesamten Hauses, sorgst für klare, verlässliche Prozesse und dokumentierst sie nachvollziehbar.
• Du koordinierst und überwachst buchhalterische Vorgänge in enger Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung.
• Du überwachst Budgets und laufende Kosten, erkennst Abweichungen und stimmst Dich mit den Abteilungsleitungen ab, damit Kosten wirksam gesteuert werden. Dafür lieferst Du Reporting und verlässliche Zahlen für Entscheidungen.
• Du verwaltest Verträge, Genehmigungen und behördliche Vorgänge und behältst dabei stets den Überblick über Fristen und Anforderungen.
• Du verantwortest das Fuhrparkmanagement des Hauses, von Beschaffung, Versicherung und Wartung bis zur Fahrzeugverwaltung und Nutzungsregelung.
• Du verwaltest das Personalhaus, koordinierst Belegung, Mietverträge und Instandhaltung und bist Ansprechperson für die Bewohner.
• Du bist zentrale Schnittstelle zu externen Dienstleistern, Behörden und Partnern und vertrittst das Haus in administrativen Fragen.
• Du unterstützt die Abteilungsleitungen in administrativen und organisatorischen Fragen des Tagesgeschäfts.
• Du wirkst im Rahmen der Pre-Opening-Phase am Aufbau administrativer Strukturen und Prozesse mit.

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium, beispielsweise im Bereich Betriebswirtschaft.
• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen oder kaufmännischen Position mit, idealerweise in der Hotellerie.
• Du besitzt fundierte Kenntnisse in Buchhaltung und administrativen Prozessen.
• Du gehst sicher mit MS Office und gängiger Hotelsoftware um.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Du bist verlässlich und gehst diskret mit vertraulichen Unterlagen um.
• Du denkst unternehmerisch und verstehst administrative Prozesse als Teil des wirtschaftlichen Gesamtbilds des Hauses.
• Deutsch ist aufgrund der Teamstruktur Deine sichere Arbeitssprache; gute Englischkenntnisse setzen wir voraus.

Was dich erwartet

• Eine verantwortungsvolle Position mit Überblick über die administrativen Abläufe des gesamten Hauses.
• Die Möglichkeit, administrative Strukturen und Prozesse von Grund auf mitzugestalten.
• Ein Pre-Opening-Umfeld mit Gestaltungsspielraum, kurzen Entscheidungswegen und enger Zusammenarbeit.
• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag
• Eine faire Vergütung nach Erfahrung und Qualifikation
• 28 Tage Urlaub
• Nachtzuschläge von 25 %
• Individuelle Weiterbildungs- und Trainingsangebote
• Eine ausgewogene, abwechslungsreiche Verpflegung
• Digitale Arbeitszeiterfassung
• Arbeitskleidung, gestellt und gereinigt
• Eine Benefits-App, nutzbar ab sechs Monaten Betriebszugehörigkeit

Kontakt

Richard, Andréa, Bernd & Julia

Hotel Opening Hamburg