Manager Front Desk / Empfang und Telefonzentrale (m/w/d)

Ab Notare; Aachen; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

E-Bike

Parkplatz

Home-Office

Fortbildung

Zusammenfassung

AB-Notare in Aachen sucht eine/n Manager Front Desk zur zentralen Anlaufstelle für Klienten und Terminplanung. Sie arbeiten im Empfang und der Telefonzentrale, filtern Anfragen und bereiten Beurkundungstermine vor.

Ein professionelles Auftreten und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung. Die Stelle bietet flexible Arbeitszeiten ab 25 Stunden, mögliches Home-Office-Element, ein freundliches Team, moderne Kanzleiausstattung und Weiterbildungsmöglichkeiten im

Qualifikationen

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Voraussetzung: Abitur oder gleichwertige Schulbildung
• Professionelles Auftreten und freundliches Auftreten gegenüber Klienten

Aufgaben

• Entgegennahme von Anrufen und Terminvereinbarungen
• Zentrale Anlaufstelle für Klienten und Weiterleitung von Anliegen
• Vorbereitung und Koordination von Beurkundungsterminen
• Unterstützung im Büromanagement/Digitalisierung

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Professionelles Auftreten

Kundenservice

Ausbildung

Abitur

Tools

Digitale Telefonanlage

Jobbeschreibung

Manager Front Desk / Empfang und Telefonzentrale (m/w/d)

Manager Front Desk / Empfang und Telefonzentrale (m/w/d)

mindestens 25 Stunden

Was passiert im Notariat?

Im Notariat werden die wichtigen Dinge des Lebens geregelt: Hauskauf, Unternehmen, Erbe, Scheidung etc. Der Notar ist als neutrale Instanz gleichzeitig Träger eines verantwortungsvollen öffentlichen Amtes und Unternehmer. Notariat ist „People-Business“, denn die Beratung von Menschen in diesen verschiedenen Lebenssituationen setzt viel Fingerspitzengefühl voraus. Diese Funktion wird dabei zum großen Teil von den Team-Mitgliedern wahrgenommen, welche selbstständig gegenüber den Klienten auftreten.

Welche Rolle hat der Front Desk?

Der Front Desk bildet die zentrale Schittstelle zu den Klienten und ist eine der anspruchsvollsten Positionen im Notariat.

Am Telefon und bei der Terminsvereinbarung ist der Front Desk der maßgebliche Filter des Büros. In der Regel sind die Team-Mitglieder verantwortlich für die Umsetzung der Klienten-Anliegen. Am Front Desk wird entschieden, was mit den Anliegen passiert. Hier erfolgt die Verteilung der Anliegen auf die Team-Mitglieder oder den Notar. Dies setzt viel Übersicht voraus.

Am Ende der meisten Anliegen steht die Beurkundung, also das „Vorlesen“ durch den Notar bei persönlicher Anwesenheit der Klienten. Der Front Desk managt diese Termine mit Feingefühl. Denn die Dynamik bei einer Scheidungsvereinbarung ist eine völlig andere als bei einem Business-Deal. Daneben gibt es Beglaubigungen, welche vom Front Desk selbst abgewickelt werden.

Was zeichnet AB-Notare aus?

Unser Büro ist urban und verfügt über ein angenehmes aber auch anspruchsvolles Klientel. Bei uns erwarten Sie ein sehr nettes Team mit flachen Hierarchien und ein modernes Büro im Herzen von Aachen. Bei uns erleben Sie dabei täglich die ganze Vielfalt des Lebens und es bringt Spaß, diese Erfahrung als Team zu machen. Unser Front Desk soll verstärkt werden, ist aber gut besetzt. Sie werden daher in Ruhe in die neue Funktion angelernt.

Was erwarten wir?

Für die Stelle am Front Desk setzen wir sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie in der Regel das Abitur voraus. Außerdem sollten Sie über ein sehr professionelles Auftreten verfügen. Erfahrungen im Front-Desk-Bereich sind wünschenswert aber nicht zwingend erforderlich.

Was sind die Arbeitsbedingungen?

Die Stelle richtet sich an Bewerber in Vollzeit oder in Teilzeit mit mindestens 25 Stunden. Nach Abstimmung ist ein Arbeitstag im Home-Office möglich, da wir über eine digitale Telefonanlage verfügen.

Sie erwartet eine überdurchschnittliche Vergütung und weiter Benefits wie E-Bike, Parkplatz etc.

Bei Interesse fördern wir eine Weiterbildung in den notarspezifischen rechtlichen Themen durch interne und externe Fortbildungen. Möglich ist auch die Übernahme weiterer Funktionen im Bereich Büromangement/Digitalisierung.

• Kein Großraumbüro; hoch-motiviertes, respektvolles, herzliches Team
• Moderner Arbeitsplatz Hochwertige, fortschrittliche und funktionale Kanzleiausstattung
• Gut geregelte, familienfreundliche Arbeitszeiten mit Home-Office-Möglichkeit
• Aktiv in dem Tag Ein E-Bike für jeden Mitarbeiter; alternativ ein Job-Ticket oder ein Parkplatz
• Weiterbildung Förderung der Weiterbildung durch Fortbildung oder Studium
• Sicherer Job Dauerhaft sichere Arbeitsplätze im öffentlichen Amt
• Unser erfahrenes und engagiertes Team unterstützt Sie bei Ihrem Anliegen