Manager Examination Office (w/m/d)

WHU Entrepreneurship Roundtable; Vallendar; Sur place; EUR 45 000 - 58 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Home

Exklusive betriebliche Sozialleistung

Kinderbetreuung

Vielseitige Fitness- und Gesundheits­-

JobTicket

Résumé du poste

WHU – Otto Beisheim School of Management sucht im Prüfungsamt eine*n Vollzeitmitarbeiter*in für die Betreuung von Bachelor- und Master-Studierenden. Sie begleiten Prüfungsprozesse, erstellen Zeugnisse und unterstützen die Prüferinnen und Prüfer bei Planung, Umsetzung und Dokumentation von Prüfungen.

Sie arbeiten eng mit Studierenden, Lehrenden und der akademischen Leitung zusammen, arbeiten selbstständig und sorgfältig, verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse und bringen

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Ausbildung in relevanten Bereichen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung im Umgang mit Studierenden und Lehrenden.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Erfahrung mit digitalen Tools und Automatisierungslösungen (z. B. Power Automate).
• Erfahrung mit Campus-Management- und/oder Learning-Management-Systemen ist wünschenswert.

Responsabilités

• Begleitung und Beratung von Studierenden in prüfungsrelevanten Fragestellungen über den gesamten Studienverlauf.
• Administrative Betreuung zentraler Studien- und Leistungsnachweise, inkl. Prüfungen, Abschlussarbeiten und Praktika; Erstellung der Zeugnisunterlagen.
• Unterstützung der Prüfenden bei Planung, Umsetzung und Dokumentation von Prüfungen und Bewertungen.
• Technischer First-Level-Support bei der Nutzung der Prüfungssoftware.
• Organisation und systemseitige Abwicklung studienrelevanter Prozesse in Bachelor- und Masterstudiengängen.
• Pflege, Verwaltung und Qualitätssicherung prüfungsrelevanter Daten und Unterlagen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Prüfungsordnungen, Fristen und Richtlinien.
• Mitwirkung an Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen durch digitale Lösungen.

Connaissances

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Formation

Universitätsabschluss oder vergleichbare Ausbildung

Outils

MS Office Suite

Power Automate

Campus-/LMS-Systeme

Description du poste

Allgemeine Informationen

Das Prüfungsamt in der Abteilung „Bachelor & Master“ begleitet Studierende während ihres gesamten Studiums – von den ersten Wochen der Lehrveranstaltungen bis hin zum erfolgreichen Abschluss und der Graduierung. Es ist zentrale Anlaufstelle für alle prüfungsrelevanten Prozesse und sorgt für reibungslose, transparente und regelkonforme Abläufe. Der Bachelor-Studiengang bietet eine fundierte Ausbildung in Betriebswirtschaft, während die Master-Studiengänge darauf aufbauen und eine Vertiefung in spezialisierten betriebswirtschaftlichen Bereichen ermöglichen. Die Arbeitssprache ist Deutsch und Englisch. Sie arbeiten in einem kleinen, engagierten Team in engem Austausch mit Studierenden, Lehrenden und der akademischen Leitung. Es handelt sich um eine Vollzeit Stelle und ist zunächst auf ein Jahr befristet, kann anschließend jedoch verlängert oder entfristet werden.

Ihre Aufgaben

• Begleitung und Beratung von Studierenden in allen prüfungsrelevanten Fragestellungen über den gesamten Studienverlauf hinweg
• Administrative Betreuung zentraler Studien- und Leistungsnachweise, insbesondere Prüfungen, Abschlussarbeiten, Praktika sowie weiterer formaler Anforderungen; Erstellung der Zeugnisunterlagen
• Unterstützung der Prüfenden und weiterer Beteiligter bei der Planung, Umsetzung und Dokumentation von Prüfungen und Bewertungen
• Technischer First-Level-Support bei der Nutzung der Prüfungssoftware
• Organisation und systemseitige Abwicklung studienrelevanter Prozesse in den Bachelor- und Masterstudiengängen
• Pflege, Verwaltung und Qualitätssicherung prüfungsrelevanter Daten und Unterlagen
• Sicherstellung der Einhaltung von Prüfungsordnungen, Fristen und internen Richtlinien
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen, insbesondere durch den Einsatz digitaler und automatisierter Lösungen

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Ausbildung in einem relevanten Bereich (z. B. Verwaltung, Hochschulmanagement, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige, strukturierte und sehr sorgfältige Arbeitsweise, auch bei komplexen Sachverhalten
• Ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung im Umgang mit Studierenden und Lehrenden
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel und Outlook)
• Erfahrung mit oder ausgeprägte Bereitschaft zur Einarbeitung in digitale Tools und Automatisierungslösungen (z. B. Microsoft Power Automate)
• Erfahrung mit Campus-Management- und/oder Learning-Management-Systemen ist wünschenswert
• Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit und die Fähigkeit, Aufgaben auch bei wechselnden Anforderungen gut zu priorisieren

Was wir bieten

• Ein abwechslungsreiches und internationales Arbeitsumfeld
• Ein aufgeschlossenes, kollegiales und motiviertes Team
• Möglichkeiten, die WHU aktiv mitzugestalten und gemeinsam weiterzuentwickeln
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Attraktive Fort- und Weiterbildungsangebote
• Flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Home-Office Möglichkeit
• Exklusive betriebliche Sozialleistungen
• Umweltfreundliche Mobilitätsangebote (z.B. JobTicket, JobRad, e-Mobilität)
• Kinderbetreuung für berufstätige Eltern
• Vielseitige Fitness- und Gesundheitsangebote

Die WHU fördert die Chancengleichheit und ermutigt Frauen und Männer jedes kulturellen und ethnischen Hintergrunds sowie Menschen mit Behinderungen, sich für die Stelle zu bewerben.

Wir glauben an die Vorteile von Diversität und unterstützen ein lebendiges, internationales und inspirierendes Umfeld.

Kontakt

Für Fragen vorab kontaktieren Sie bitte: Kaltrina Kamberovska Associate Director Examination Office BSc & MSc E-Mail: [e-mail]