Sachbearbeiter (w/m/d) Raumvergabe und Flächenmanagement

WHU – Otto Beisheim School of Management; Vallendar; On-site; EUR 40,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeitmodelle inklusive 

Home Office Möglichkeit

Betriebliche Sozialleistungen

Mobilitätsangebote: JobTicket/JobRad/E

Kinderbetreuung

Fitness und Gesundheitsangebote

Job summary

WHU – Otto Beisheim School of Management sucht eine*n Sachbearbeiter*in Raumvergabe und Flächenmanagement am Campus Vallendar. Sie koordinieren Raumanfragen aus Abteilungen, Fachbereichen und studentischen Initiativen und unterstützen die Raumplanung von Meetings bis Kongressen.

Die Stelle ist zunächst befristet auf 1 Jahr und kann verlängert oder unbefristet werden. Flexible Modelle, Home Office, sowie umfassende Sozialleistungen gehören zum Angebot.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büro-/Verwaltungsbereich oder Veranstaltungsmanagement.
• Hohe digitale Affinität und sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie digitalen Planungs- und Buchungssystemen.
• Ausgeprägtes Planungs- und Organisationstalent sowie selbstständige, strukturierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Zentrale Raum- und Terminplanung sowie bedarfsgerechte Vergabe von Räumen für Veranstaltungen und nicht-curriculare Aktivitäten am Campus Vallendar.
• Prüfung und Koordination besonderer Raumanforderungen sowie Entwicklung geeigneter Lösungen bei Belegungs- und Nutzungskonflikten.
• Pflege und Verwaltung relevanter Raum- und Buchungsdaten im Campus Management System.
• Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit WHU-Abteilungen und Schnittstellen.
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Prozesse im Bereich Room Distribution.
• Mitwirkung beim Aufbau und der Weiterentwicklung des Flächenmanagements sowie Pflege von Raum- und Flächendaten.
• Unterstützung bei Analyse von Raumbelegungen und Flächennutzungen sowie Identifikation von Optimierungspotenzialen.

Skills

Digitale Affinität

Planung/Organisationstalent

Service- und Lösungsorientierung

Kommunikation

Teamfähigkeit

Education

Berufsausbildung im Büro-/Verwaltungsbereich oder Veranstaltungsmanagement

Tools

Campus-Management-/CAFMS-Systeme

Microsoft 365

Job description

Als Sachbearbeiter (w/m/d) Raumvergabe und Flächenmanagement sind Sie zentrale Ansprechperson für die Raumplanung und Raumvergabe am Campus Vallendar. Sie koordinieren Raumanfragen aus den verschiedenen Abteilungen, Fachbereichen und studentischer Initiativen der WHU. Die Raumplanung umfasst dabei unterschiedlichste Veranstaltungsformate, von Meetings und Workshops bis hin zu Kongressen und größeren internen und externen Veranstaltungen. Auch bei besonderen Anforderungen entwickeln Sie passende Lösungen und stimmen sich eng mit den beteiligten Organisationseinheiten ab. Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet, kann anschließend jedoch verlängert oder entfristet werden.

Allgemeine Informationen

Als Sachbearbeiter (w/m/d) Raumvergabe und Flächenmanagement sind Sie zentrale Ansprechperson für die Raumplanung und Raumvergabe am Campus Vallendar. Sie koordinieren Raumanfragen aus den verschiedenen Abteilungen, Fachbereichen und studentischer Initiativen der WHU. Die Raumplanung umfasst dabei unterschiedlichste Veranstaltungsformate, von Meetings und Workshops bis hin zu Kongressen und größeren internen und externen Veranstaltungen. Auch bei besonderen Anforderungen entwickeln Sie passende Lösungen und stimmen sich eng mit den beteiligten Organisationseinheiten ab. Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet, kann anschließend jedoch verlängert oder entfristet werden.

Ihre Aufgaben

• Zentrale Raum- und Terminplanung sowie bedarfsgerechte Vergabe von Räumen für Veranstaltungen und nicht-curriculare Aktivitäten am Campus Vallendar
• Prüfung und Koordination besonderer Raumanforderungen sowie Entwicklung geeigneter Lösungen bei Belegungs- und Nutzungskonflikten
• Pflege und Verwaltung relevanter Raum- und Buchungsdaten im Campus Management System
• Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit verschiedenen WHU-Abteilungen und weiteren internen Schnittstellen
• Unterstützung bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Optimierung der Prozesse im Bereich Room Distribution
• Mitarbeit beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung des Flächenmanagements, insbesondere bei der Pflege und Strukturierung von Raum- und Flächendaten
• Unterstützung bei der Analyse von Raumbelegungen und Flächennutzungen sowie bei der Identifikation von Optimierungspotenzialen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büro-, Verwaltungsbereich oder Veranstaltungsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit Erfahrung in planenden und koordinierenden Tätigkeiten
• Hohe digitale Affinität und sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie digitalen Planungs- und Buchungssystemen; Erfahrung mit Campus-Management- oder CAFM-Systemen ist von Vorteil
• Ausgeprägtes Planungs- und Organisationstalent sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Anforderungen den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und praktikable Lösungen zu entwickeln
• Gutes Prozessverständnis und Interesse an der Weiterentwicklung und Digitalisierung von Arbeitsabläufen
• Ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und teilweise externen AnsprechpartnerInnen
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit sowie ein freundliches und sicheres Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten

• Ein vielseitiges und internationales Arbeitsumfeld
• Ein aufgeschlossenes, kollegiales und motiviertes Team
• Möglichkeiten, die WHU aktiv mitzugestalten und gemeinsam weiterzuentwickeln
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Attraktive Fort und Weiterbildungsangebote
• Flexible Arbeitszeitmodelle inklusive Home Office Möglichkeit
• Exklusive betriebliche Sozialleistungen
• Umweltfreundliche Mobilitätsangebote, zum Beispiel JobTicket, JobRad und E Mobilität
• Kinderbetreuung für berufstätige Eltern
• Vielseitige Fitness und Gesundheitsangebote

Die WHU fördert die Chancengleichheit und ermutigt Frauen und Männer jedes kulturellen und ethnischen Hintergrunds sowie Menschen mit Behinderungen, sich für die Stelle zu bewerben. Wir glauben an die Vorteile von Diversität und unterstützen ein lebendiges, internationales und inspirierendes Umfeld.

Kontakt

Für Fragen vorab kontaktieren Sie bitte: Sarah Rautenberg Associate Director Event Management E-Mail: [e-mail]

Über uns

Als eine der führenden privaten Wirtschaftshochschulen in Deutschland zählt die WHU – Otto Beisheim School of Management zu den besten Business Schools Europas. Seit ihrer Gründung im Jahr 1984 steht sie für Exzellenz, unternehmerisches Denken und treibt mit innovativer Forschung den Fortschritt in Wirtschaft und Gesellschaft voran. An unseren Standorten in Vallendar und Düsseldorf entwickeln wir Führungskräfte zu verantwortungsbewussten Changemakern, deren Handeln von Integrität, Vielfalt und einem tiefen Gemeinschaftsgefühl geprägt ist.