Leitung Verwaltung und Projektorganisation (m/w/d)

Love Always Wins e.V.; Kassel; On-site; EUR 38,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibles Arbeiten

Eigenverantwortung

Gestaltungsmöglichkeiten

Kollegiale Zusammenarbeit

Job summary

Love Always Wins e.V. in Kassel sucht eine erfahrene Verwaltungs- und Organisationskraft, die eigenverantwortlich Projekte koordiniert und Termine, Reisen sowie das zentrale E-Mail-Postfach betreut.

Zu den Aufgaben gehört die Vorbereitung der Buchhaltung, Erstellung von Rechnungen und die Pflege von Budget-, Beleg- und Projektübersichten. Zudem werden Förderanträge, Finanzierungspläne und Verwendungsnachweise verantwortungsvoll bearbeitet.

Qualifications

• Berufserfahrung in Verwaltung, Projektmanagement oder Organisationsentwicklung.
• Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Fähigkeit, komplexe Aufgaben selbstständig zu koordinieren und den Überblick über mehrere Projekte zu behalten.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und Sicherheit beim Erstellen professioneller Dokumente.
• Sicherer Umgang mit Word bzw. Google Docs, Excel bzw. Google Sheets, Cloud-Ablagen und digitalen Organisationstools.

Responsibilities

• Selbstständige Organisation und Koordination von Projekten, Terminen, Veranstaltungen und Reisen.
• Bearbeitung des zentralen E-Mail-Postfachs und Kommunikation mit Schulen, Förderstellen und Kooperationspartnern.
• Überwachung von Aufgaben, Rückmeldungen und Fristenvollständige Vorbereitung der Buchhaltung für die Steuerberatung.
• Erstellung von Rechnungen sowie Pflege von Beleg-, Budget- und Projektübersichten.
• Vorbereitung von Förderanträgen, Finanzierungsplänen, Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen.
• Professionelle Erstellung von Konzepten, Schreiben, Tabellen, Präsentationen und Vorlagen.
• Aufbau und Pflege digitaler Ablagen, Arbeitsprozesse und Organisationsstrukturen.
• Einführung und Weiterentwicklung geeigneter digitaler Organisationstools.
• Organisatorische Weiterentwicklung des wachsenden Vereins.

Skills

Verwaltungsmanagement

Projektmanagement

Organisationsentwicklung

Dokumentation

Selbstorganisation

Tools

Word/Google Docs

Excel/Google Sheets

Cloud-Ablagen

Job description

Ein Job mit Sinn und echter gesellschaftlicher Wirkung

Love Always Wins e. V. ist ein mehrfach ausgezeichneter gemeinnütziger Verein aus Kassel. Mit unseren Bildungs-, Präventions- und Beteiligungsprojekten setzen wir uns für Menschlichkeit, Demokratie und gesellschaftlichen Wandel ein. Wir stärken Kinder und Jugendliche und engagieren uns gegen Mobbing, Hass, Gewalt, Rassismus und Extremismus. Für diese Arbeit wurden wir unter anderem mit dem Hessischen Präventionspreis ausgezeichnet.

Unsere Projekte sollen nicht nur informieren, sondern nachhaltig etwas verändern. Dafür suchen wir eine erfahrene Person, die unsere Werte aus echter Überzeugung mitträgt und mit ihrer Arbeit die organisatorische Grundlage für unsere gesellschaftliche Wirkung schafft.

Die Position übernimmt eine zentrale Rolle im Verein und arbeitet eng mit der Vereins- und Projektleitung zusammen.

Aufgaben

• selbstständige Organisation und Koordination von Projekten, Terminen, Veranstaltungen und Reisen
• Bearbeitung des zentralen E-Mail-Postfachs und Kommunikation mit Schulen, Förderstellen und Kooperationspartnern
• Überwachung von Aufgaben, Rückmeldungen und Fristenvollständige Vorbereitung der Buchhaltung für die Steuerberatung
• Erstellung von Rechnungen sowie Pflege von Beleg-, Budget- und Projektübersichten
• Vorbereitung von Förderanträgen, Finanzierungsplänen, Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen
• professionelle Erstellung von Konzepten, Schreiben, Tabellen, Präsentationen und Vorlagen
• Aufbau und Pflege digitaler Ablagen, Arbeitsprozesse und Organisationsstrukturen
• Einführung und Weiterentwicklung geeigneter digitaler Organisationstools
• organisatorische Weiterentwicklung des wachsenden Vereins

Voraussetzungen

• einschlägige Berufserfahrung in Verwaltung, Projektmanagement oder Organisationsentwicklung
• Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung und Fördermitteln von Vorteil
• sehr strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Fähigkeit, komplexe Aufgaben selbstständig zu koordinieren und den Überblick über mehrere Projekte zu behalten
• ausgezeichnete Deutschkenntnisse und Sicherheit beim Erstellen professioneller Dokumente
• sicherer Umgang mit Word beziehungsweise Google Docs, Excel beziehungsweise Google Sheets, Cloud-Ablagen und digitalen Organisationstools
• schnelle und selbstständige Einarbeitung in neue Programme und Arbeitsprozesse
• Wohnort in Kassel oder der gut erreichbaren Umgebung
• Bereitschaft und zeitliche Flexibilität für persönliche Arbeitstreffen, projektbezogene Einsätze, Veranstaltungen und gemeinsame Dienstreisen
• erweitertes Führungszeugnis ohne einschlägige Eintragungen
• klare Identifikation mit unseren demokratischen, menschenrechtsorientierten und diskriminierungskritischen Werten

Ein bestimmter Studien- oder Ausbildungsabschluss ist nicht entscheidend. Wichtiger sind praktische Erfahrung, fachliche Sicherheit und die Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen.

Wir bieten

• eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit konkreter gesellschaftlicher Wirkung
• überwiegend mobiles Arbeiten mit persönlichen Arbeitstreffen und projektbezogenen Einsätzen
• flexible Arbeitsgestaltung und viel Eigenverantwortung
• große Gestaltungsmöglichkeiten beim Aufbau unserer Vereinsstrukturen
• abwechslungsreiche Bildungs- und Präventionsprojekte
• Zusammenarbeit mit engagierten Menschen aus Bildung, Jugendbeteiligung und Prävention
• zunächst 12 Monate befristete Beschäftigung aufgrund der fördermittelabhängigen Finanzierung; eine langfristige Zusammenarbeit wird ausdrücklich angestrebt

Wir suchen keine Person, die lediglich Aufgaben abarbeitet. Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, mitdenkt und unsere gesellschaftliche Mission mit Herz, Haltung und Überzeugung unterstützt.