Leitung Organisation und Verwaltung (m/w/d)

Haus der Familie Heilbronn gGmbH; Heilbronn; Vor Ort; EUR 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Haus der Familie Heilbronn gGmbH sucht eine souveräne Leitung Organisation und Verwaltung (m/w/d) zur Steuerung des operativen und administrativen Gesamtbetriebs. Sie verantworten Gebäudeinfrastruktur, externe Dienstleister, IT-Anforderungen und Personalprozesse sowie Vertragsmanagement und Datenschutz.

Sie bringen ein abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Führungserfahrung im Bildungs-, Sozial- oder Non-Profit-Umfeld mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in operativer Leitungsfunktion, ideal im Bildungs-, Sozial- oder Non-Profit-Umfeld.
• Starke Kompetenz in der Steuerung administrativer und organisatorischer Prozesse.
• Erfahrung im Personalmanagement, IT-Management und Prozessoptimierung.
• Gute Vertrags- und Rechtskenntnisse sowie eine strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Gesamtverantwortung für sämtliche organisatorische und administrative Prozesse des Hauses.
• Steuerung des laufenden operativen Betriebs sowie Weiterentwicklung zentraler Verwaltungs- und Organisationsprozesse.
• Verantwortung für Gebäudeinfrastruktur, Koordination externer Dienstleister und reibungslosen Ablauf infrastruktureller Dienstleistungen.
• Steuerung externer IT-Dienstleister, Anforderungen an IT-Landschaft und deren Umsetzung.
• Personalverwaltung sowie Recruiting- und Onboarding-Prozesse; Digitalisierung administrativer Abläufe vorantreiben.
• Vertragsmanagement einschließlich Prüfung, Koordination und Nachverfolgung; Einhaltung Compliance-Anforderungen.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen in bestehenden Prozessen und Entwicklung effizienter Strukturen zur Unterstützung der Fachbereiche.

Kenntnisse

Betriebswirtschaftliches Studium

Operative Leitungsfunktion

Personalmanagement

IT-Management

Prozessoptimierung

Vertrags- und Rechtskenntnisse

Kommunikationsstärke

Organisationsfähigkeit

Change Management

Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Kufer Seminarverwaltungssoftware

Jobbeschreibung

Unser Mandant ist eine moderne Familienbildungsstätte und ein regionales Kompetenzzentrum für frühkindliche Bildung im Stadt- und Landkreis Heilbronn. Als Ort für Bildung, Begegnung und Beratung begleitet sie Familien in unterschiedlichen Lebensphasen mit vielfältigen Angeboten und unterstützt sie in ihrem Alltag. Im Mittelpunkt stehen die Förderung frühkindlicher Bildung, die Stärkung von Familien sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung zeitgemäßer Bildungs- und Beratungsangebote. Im Zuge einer zukunftsorientierten Weiterentwicklung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unternehmerisch denkende und organisationsstarke Persönlichkeit als Leitung Organisation und Verwaltung (m/w/d), die den operativen und administrativen Gesamtbetrieb der Familienbildungsstätte professionell steuert und strategisch weiterentwickelt.

In dieser verantwortungsvollen Schlüsselposition mit Prokura ausgestattet, übernehmen Sie die Gesamtverantwortung für sämtliche organisatorischen und administrativen Prozesse des Hauses. Sie stellen sicher, dass interne Strukturen effizient, wirtschaftlich und zukunftsfähig aufgestellt sind und schaffen damit die Grundlage dafür, dass die Fachbereiche Familien bestmöglich begleiten und unterstützen können. Ihr Verantwortungsbereich umfasst die Steuerung des laufenden operativen Betriebs ebenso wie die Weiterentwicklung zentraler Verwaltungs- und Organisationsprozesse. Sie verantworten sämtliche Themen rund um die Gebäudeinfrastruktur, koordinieren externe Dienstleister und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf aller infrastrukturellen Dienstleistungen. Darüber hinaus übernehmen Sie die Steuerung externer IT-Dienstleister, formulieren Anforderungen zur Weiterentwicklung der IT-Landschaft und begleiten deren nachhaltige Umsetzung. Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt im Personalmanagement. Sie verantworten die Personalverwaltung sowie Recruiting- und Onboarding-Prozesse und treiben die Digitalisierung administrativer Abläufe – insbesondere die Einführung und Weiterentwicklung digitaler Personalakten – aktiv voran. Zudem übernehmen Sie das Vertragsmanagement einschließlich der Prüfung, Koordination und Nachverfolgung unterschiedlichster Vertragswerke und stellen die Einhaltung relevanter Compliance-Anforderungen sicher. Hierzu zählen insbesondere Datenschutz, Brandschutz sowie Arbeitssicherheit. Mit analytischem Blick identifizieren Sie Optimierungspotenziale in bestehenden Prozessen und entwickeln effiziente Strukturen zur nachhaltigen Unterstützung der Fachbereiche.

Gesucht wird eine souveräne Führungspersönlichkeit mit einem abgeschlossenen Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder einer vergleichbaren Qualifikation. Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer operativen Leitungsfunktion, idealerweise im Bildungs-, Sozial- oder Non-Profit-Umfeld, und bringen ausgeprägte Kompetenz in der Steuerung administrativer und organisatorischer Prozesse mit. Erfahrung im Personalmanagement, fundierte Kenntnisse im IT-Management sowie ein sicheres Verständnis für Prozessoptimierung und organisatorische Weiterentwicklung setzen wir ebenso voraus wie belastbare Vertrags- und Rechtskenntnisse. Persönlich überzeugen Sie durch ein hohes Maß an Strukturierungsfähigkeit, ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie eine verbindliche und lösungsorientierte Arbeitsweise. Sie verstehen es, unterschiedliche Interessen zusammenzuführen, Prioritäten sicher zu steuern und Veränderungsprozesse pragmatisch umzusetzen. Erfahrungen mit Seminarverwaltungssoftware – beispielsweise Kufer – sind willkommen.

Die Position bietet Ihnen einen hohen eigenverantwortlichen Gestaltungsspielraum, die Möglichkeit, eigene Ideen aktiv einzubringen und Prozesse zukunftsweisend weiterzuentwickeln. Sie erwartet ein engagiertes und motiviertes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen sowie vielfältigen Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.