Koordinator/-in Formularmanagement und digitale Prozesse (w/m/d) 94/2026

Universität Potsdam; Potsdam; Vor Ort; EUR 52.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Fort- und Weiterbildungsangebote

ÖPNV-Zuschuss

Hochschulsport-/Betriebliche Gesund

Betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

Universität Potsdam sucht eine/n Koordinator/-in Formularmanagement und digitale Prozesse zur Steuerung von digitalen Workflows und Formularen im öffentlichen Dienst. Sie beraten Fachbereiche, konzipieren Formulare, begleiten Implementierungen und entwickeln Standards für das Formularmanagementsystem FMS.UP.

Sehr gutes Deutsch, Englischkenntnisse und Projektkompetenz sind gefragt. Die Stelle bietet Tarifvergütung nach TV-L, 30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten, plus Fortbildungsangebote und

Qualifikationen

• Abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium im genannten Bereich.
• Kenntnisse im Projekt- und Anforderungsmanagement sowie Digitalisierung von Verwaltungsprozessen.
• Erfahrungen mit digitalen Formular- und Workflowlösungen, Analyse und Strukturierung von Prozessen.
• Kommunikations- und Moderationskompetenz.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise; Bereitschaft zur Weiterbildung.
• Deutschkenntnisse C1, Englischkenntnisse B1.

Aufgaben

• Beratung der Fachbereiche bei der Digitalisierung formularbasierter Verwaltungsprozesse.
• Konzeption, Umsetzung und Weiterentwicklung digitaler Formulare und Workflows (FMS.UP).
• Erhebung und Dokumentation von Anforderungen an Schnittstellen zu Fachverfahren.
• Begleitung von Einführungsprojekten im Bereich Formularmanagement.
• Entwicklung von Standards, Vorlagen und Best Practices für FMS.UP.
• Erstellung von Dokumentationen und Anwendungsinformationen.
• Durchführung von Schulungen und Beratungen.

Kenntnisse

Projekt- und Anforderungsmanagement

Digitalisierung von Verwaltungsproz

Formular- und Workflowlösungen

Kommunikationskompetenz

Selbstständige Arbeitsweise

Deutsch C1, Englisch B1

Ausbildung

Bachelor-Abschluss in Public Management / Sozial-, Wirtschafts- oder Informatik

Jobbeschreibung

Koordinator/-in Formularmanagement und digitale Prozesse (w/m/d)

Kenn-Nr. 94/2026

Befristet für 2 Jahre | Vollzeit (40 Std./Woche, 100 %) | EG 9b TV-L

Die Befristung des Arbeitsverhältnisses erfolgt nach § 14 Abs. 2 TzBfG (sachgrundlose Befristung).

Ihr Arbeitsbereich:

Das Referat Digitalisierung und Projekte im Dezernat für Zentrale Dienste koordiniert übergreifende Verwaltungsprojekte. Derzeit arbeitet das Referat unter anderem an der Umsetzung diverser digitaler Workflows und der Etablierung des Formularmanagementsystems (FMS.UP).

Ihr Aufgabengebiet umfasst:

• Beratung der Fachbereiche bei der Digitalisierung formularbasierter Verwaltungsprozesse sowie Aufnahme fachlicher Anforderungen
• Konzeption, Umsetzung und Weiterentwicklung digitaler Formulare und Workflows im Formularmanagementsystem FMS.UP
• Erhebung und Dokumentation von Anforderungen an Schnittstellen zu Fachverfahren und Abstimmung der technischen Umsetzung
• Begleitung von Einführungsprojekten im Bereich Formularmanagement
• Entwicklung von Standards, Vorlagen und Best Practices für das FMS.UP
• Erstellung von Dokumentationen und Anwendungsinformationen
• Durchführung von Schulungen und Beratungen

Sie bringen Folgendes mit:

• abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (Bachelor) im Bereich Public Management, Sozial-, Wirtschaftswissenschaften oder Informatik oder in einer vergleichbaren, einschlägigen Fachrichtung
• Kenntnisse im Projekt- und Anforderungsmanagement sowie bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
• Erfahrungen im Umgang mit digitalen Formular- und Workflowlösungen sowie Fähigkeit zur Analyse und Strukturierung von Prozessen
• Kommunikations- und Moderationskompetenz
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Bereitschaft zur Weiterbildung
• Deutschkenntnisse auf Niveau C1 gemäß GER; Englischkenntnisse B1

Ihre Vorteile an der Universität Potsdam:

• Sicher und fair beschäftigt: sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst, tarifliche Vergütung und zusätzliche Leistungen wie Jahressonderzahlung und betriebliche Altersvorsorge
• Beruf und Privatleben im Einklang: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und ein familienfreundliches Umfeld
• Persönlich und fachlich weiterkommen: vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote sowie Entwicklungsmöglichkeiten
• Gut unterwegs: Zuschuss zum Firmenticket für den ÖPNV, gute Anbindung der Universitätsstandorte
• Gesund und aktiv: vielfältige Angebote des Hochschulsports und des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Arbeiten an der Uni Potsdam: Teil einer vielfältigen Gemeinschaft, Arbeit in einem inspirierenden Umfeld und die Möglichkeit, die Universität aktiv mitzugestalten

Weitere Informationen zur Arbeitgeberin Universität Potsdam finden Sie unter https://www.uni-potsdam.de/de/arbeiten-an-der-up/arbeitgeberin/uebersicht

Für nähere Informationen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Jelka Hönicke per E-Mail: [e-mail] und Telefon: +49 331 / 977 – 113160 gerne zur Verfügung.

Gern können Sie sich bei Fragen zum Bewerbungsprozess oder bei technischen Problemen per E-Mail an [e-mail] wenden.

Sollten Sie Hochschulabschlüsse außerhalb der EU absolviert haben, reichen Sie bitte die deutsche Übersetzung und die Bewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) ein. Ersatzweise bitten wir Sie um Zusendung eines PDF-Auszuges aus der Datenbank zur Anerkennung und Bewertung ausländischer Bildungsnachweise (ANABIN).

Sollten Sie Berufsabschlüsse außerhalb Deutschlands abgeschlossen haben, senden Sie bitte die deutsche Übersetzung und die Anerkennung in Deutschland mit. Informationen dazu finden Sie beim Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB).

Die Universität Potsdam schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen aus dem Ausland und von Personen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Die Universität strebt in allen Beschäftigungsgruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an; in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden Frauen bei gleicher Eignung bevorzugt (§ 7 Absatz 4 BbgHG).

Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bei Eignungstests und Auswahlgesprächen werden individuelle Nachteilsausgleiche gewährt, die ihrer Behinderung angemessen sind. Sofern ein Mensch mit Behinderung individuelle Nachteilsausgleiche in Anspruch nehmen möchte, teilt er dies bitte im Bewerbungsanschreiben mit.