Koordinator/-in Formularmanagement und digitale Prozesse (w/m/d) 94/2026

Land Brandenburg; Potsdam; Sur place; EUR 52 000 - 66 000; Plein temps

Résumé du poste

Die Universität Potsdam sucht eine Koordinatorin bzw. einen Koordinator für Formularmanagement und digitale Prozesse (w/m/d) in Vollzeit.

Sie arbeiten im Referat Digitalisierung und Projekte und koordinieren übergreifende Verwaltungsprojekte, entwickeln Formulare und Workflows im FMS.UP, erheben Anforderungen und abstimmen die technische Umsetzung.

Sie besitzen ein abgeschlossenes Fachhochschul-/Bachelor-Studium, starke Kommunikationsfähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) in Public Management, Sozial-/Wirtschaftswissenschaften oder Informatik.
• Erfahrung im Projekt- und Anforderungsmanagement sowie Digitalisierung von Verwaltungsprozessen.
• Gute Kommunikations- und Moderationskompetenz, selbstständige Arbeitsweise.

Responsabilités

• Beratung der Fachbereiche bei der Digitalisierung formularbasierter Prozesse.
• Konzeption und Weiterentwicklung digitaler Formulare und Workflows im FMS.UP.
• Erhebung von Anforderungen an Schnittstellen zu Fachverfahren und Abstimmung der technischen Umsetzung.
• Begleitung von Einführungsprojekten im Formularmanagement.
• Entwicklung von Standards, Vorlagen und Best Practices für FMS.UP.
• Erstellung von Dokumentationen und Schulungen.

Connaissances

Projektmanagement

Anforderungsmanagement

Digitalisierung

Kommunikation

Moderation

Formation

Public Management

Wirtschafts-/Sozialwissenschaften

Informatik

Outils

FMS.UP

Formularworkflows

Description du poste

An der Universität Potsdam, Dezernat für Zentrale Dienst, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:

Koordinator/-in Formularmanagement und digitale Prozesse (w/m/d)

Befristet für 2 Jahre | Vollzeit (40 Std./Woche, 100 %) | EG 9b TV-L

Die Befristung des Arbeitsverhältnisses erfolgt nach § 14 Abs. 2 TzBfG (sachgrundlose Befristung).

Ihr Arbeitsbereich:

Das Referat Digitalisierung und Projekte im Dezernat für Zentrale Dienste koordiniert übergreifende Verwaltungsprojekte. Derzeit arbeitet das Referat unter anderem an der Umsetzung diverser digitaler Workflows und der Etablierung des Formularmanagementsystems (FMS.UP).

Ihr Aufgabengebiet umfasst:

• Beratung der Fachbereiche bei der Digitalisierung formularbasierter Verwaltungsprozesse sowie Aufnahme fachlicher Anforderungen
• Konzeption, Umsetzung und Weiterentwicklung digitaler Formulare und Workflows im Formularmanagementsystem FMS.UP
• Erhebung und Dokumentation von Anforderungen an Schnittstellen zu Fachverfahren und Abstimmung der technischen Umsetzung
• Begleitung von Einführungsprojekten im Bereich Formularmanagement
• Entwicklung von Standards, Vorlagen und Best Practices für das FMS.UP
• Erstellung von Dokumentationen und Anwendungsinformationen
• Durchführung von Schulungen und Beratungen

Sie bringen Folgendes mit:

• abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (Bachelor) im Bereich Public Management, Sozial-, Wirtschaftswissenschaften oder Informatik oder in einer vergleichbaren, einschlägigen Fachrichtung
• Kenntnisse im Projekt- und Anforderungsmanagement sowie bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
• Erfahrungen im Umgang mit digitalen Formular- und Workflowlösungen sowie Fähigkeit zur Analyse und Strukturierung von Prozessen
• Kommunikations- und Moderationskompetenz
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Bereitschaft zur Weiterbildun Deutschkenntnisse auf Niveau C1 gemäß GER; Englischkenntnisse B1

Ihre Vorteile an der Universität Potsdam:

• Sicher und fair beschäftigt: sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst, tarifliche Vergütung und zusätzliche Leistungen wie Jahressonderzahlung und betriebliche Altersvorsorge
• Beruf und Privatleben im Einklang: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und ein familienfreundliches Umfeld
• Persönlich und fachlich weiterkommen: vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote sowie Entwicklungsmöglichkeiten
• Gut unterwegs: Zuschuss zum Firmenticket für den ÖPNV, gute Anbindung der Universitätsstandorte
• Gesund und aktiv: vielfältige Angebote des Hochschulsports und des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Arbeiten an der Uni Potsdam: Teil einer vielfältigen Gemeinschaft, Arbeit in einem inspirierenden Umfeld und die Möglichkeit, die Universität aktiv mitzugestalten

Die Bewerbungsfrist endet am 21.10.2026.

Die Bewerbungsgespräche sind in der 45. Kalenderwoche angesetzt.

Für nähere Informationen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Jelka Hönicke per E-Mail: [e-mail] und Telefon: +49 331 / 977 – 113160 gerne zur Verfügung.

Gern können Sie sich bei Fragen zum Bewerbungsprozess oder bei technischen Problemen per E-Mail an [e-mail] wenden.

Sollten Sie Berufsabschlüsse außerhalb Deutschlands abgeschlossen haben, senden Sie bitte die deutsche Übersetzung und die Anerkennung in Deutschland mit. Informationen dazu finden Sie beim Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB).

Die Universität Potsdam schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen aus dem Ausland und von Personen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Die Universität strebt in allen Beschäftigungsgruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an; in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden Frauen bei gleicher Eignung bevorzugt (§ 7 Absatz 4 BbgHG).

Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bei Eignungstests und Auswahlgesprächen werden individuelle Nachteilsausgleiche gewährt, die ihrer Behinderung angemessen sind. Sofern ein Mensch mit Behinderung individuelle Nachteilsausgleiche in Anspruch nehmen möchte, teilt er dies bitte im Bewerbungsanschreiben mit.