Koordinationsassistenz (m/w/d)

ZPFE GmbH; Dreieich; On-site; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Moderne Arbeitswelt

Eigenverantwortliches Arbeiten

Strukturen mitgestalten

Job summary

ZPFE GmbH in Dreieich sucht eine Koordinationsassistenz (m/w/d), die im Hintergrund sicherstellt, dass vorne alles läuft. Du koordinierst Termine, nimmst Telefonate entgegen, bearbeitest E-Mails und bereitest Besprechungen vor.

Du pflegst Stamm- und Klientendaten, überwachst Fristen, bereitest Anträge und Verlängerungen vor und arbeitest dich schnell in Fachsoftware ein. Wenn du strukturiert, zuverlässig und lösungsorientiert bist, bist du bei uns richtig.

Qualifications

• Organisationserfahrung in Administration oder Sekretariat.
• Klarer Kopf und strukturierte Arbeitsweise.
• Gute Deutschkenntnisse in Rechtschreibung und Formulierungen.
• Freude an fristgerechter Abwicklung von Anträgen.

Responsibilities

• Koordination von Terminen und Kalendern, Annahme von Telefonaten und E-Mails.
• Vorbereitung von Besprechungen und Versand von Unterlagen.
• Pflege von Stamm- und Klientendaten, Aktenführung und Dokumentenmanagement.
• Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen; administrative Vorbereitung von Anträgen und Verlängerungen.
• Datenpflege in unserer Fachsoftware.

Skills

Organisationstalent

Verlässlichkeit

Eigeninitiative

Kommunikation

Job description

Einleitung

Dreieich | Administration & Organisation (Vollzeit/Teilzeit)
Kalender voll? Drei Rückrufe offen? Eine Kostenzusage läuft aus? Irgendwo fehlt noch ein Formular?

Einleitung
Dreieich | Administration & Organisation (Vollzeit/Teilzeit)
Kalender voll? Drei Rückrufe offen? Eine Kostenzusage läuft aus? Irgendwo fehlt noch ein Formular?
Und jemand fragt zum dritten Mal: „Wo finde ich eigentlich…?“
Wenn du bei diesem Szenario nicht nervös wirst, sondern innerlich schon anfängst, die Sachen zu sortieren: Wir sollten reden.
Für unser Team suchen wir eine Koordinationsassistenz (m/w/d), die im Hintergrund dafür sorgt, dass vorne alles läuft. Und bevor du fragst: Nein, du brauchst keinen pädagogischen Hintergrund. Du musst keine Hilfeplangespräche führen, keine Familien beraten und auch keine pädagogischen Konzepte schreiben.
Was wir stattdessen brauchen?
Organisationstalent. Verlässlichkeit. Einen klaren Kopf. Und eine gewisse Freude daran, Dinge einfach geregelt zu bekommen.
Aufgaben
Was bei dir zusammenläuft

• Du bist eine wichtige organisatorische Schnittstelle in unserem Alltag
• Du koordinierst Termine und Kalender, nimmst Telefonate entgegen, bearbeitest allgemeine E-Mails und sorgst dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie hingehören
• Du bereitest Besprechungen vor, verschickst Unterlagen, übernimmst standardisierte Korrespondenz und hältst organisatorische Ergebnisse und To-dos fest
  

Kurz gesagt:

• Du weißt, wer wann wo sein soll und im Idealfall sogar warum
• Akten, Unterlagen & Daten – dein Revier
  

Wo Menschen arbeiten, entstehen erstaunlich viele Dokumente. Du kümmerst dich um die Pflege von Stamm und Klient, Ablage, Aktenführung und Dokumentenmanagement.
Fehlt noch eine Unterschrift? Ein Formular? Eine Bescheinigung?
Du holst fehlende Unterlagen ein und bereitest Formulare und Standardunterlagen vor. Außerdem pflegst und überträgst du Daten in unsere Fachsoftware.
Profil
Copy & Paste können viele. Den Überblick behalten können deutlich weniger.
Fristen? Haben wir auf dem Schirm. So: du.
Genehmigungen und Kostenzusagen haben leider die unangenehme Eigenschaft, irgendwann auszulaufen. Deshalb überwachst du Fristen und Wiedervorlagen, behältst auslaufende Genehmigungen im Auge und unterstützt bei der administrativen Vorbereitung von Anträgen und Verlängerungen. Die fachlichen Entscheidungen treffen andere.
Du sorgst dafür, dass die nötigen Unterlagen rechtzeitig vollständig auf dem Tisch liegen.
Und dafür werden wir dich vermutlich regelmäßig ziemlich feiern.
Zahlen, Zeiten & Abrechnung
Keine Sorge: Wir suchen keine Buchhalter. Aber jemand sollte wissen, wer wann welche Leistung erbracht hat.
Du erfasst Anwesenheiten, Fehlzeiten und Leistungszeiten, bereitest Leistungsnachweise und Abrechnungen vor und prüfst Rechnungen und Unterlagen formal auf Vollständigkeit. Du musst also keine komplizierten Finanzmodelle bauen. Aber wenn in einer Liste plötzlich eine Zahl fehlt, wäre es schön, wenn dich das zumindest ein kleines bisschen stört.
Du musst keine pädagogische Fachkraft sein.
Viel wichtiger ist uns, dass du strukturiert arbeitest, zuverlässig bist und Dinge auch dann im Blick behältst, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf deinem Schreibtisch landen.
Du solltest Lust auf Organisation und Administration haben, sicher mit digitalen Anwendungen umgehen und dich schnell in neue Programme und Abläufe einarbeiten können.
Wenn du außerdem freundlich kommunizierst, selbstständig mitdenkst und nicht darauf wartest, dass dir bei jedem Schritt jemand sagt, was als Nächstes passiert: Sehr gut. Wirklich sehr gut.
Wir bieten
Was wir dir bieten:

• Ein Team, das deine Arbeit wirklich zu schätzen weiß
• Eigenverantwortliches Arbeiten statt Dauer-Micromanagement
• Klare Aufgaben und definierte Prozesse
• Einen modernen, digitalen Arbeitsplatz
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielen unterschiedlichen Themen
• Die Möglichkeit, Strukturen und Abläufe aktiv mitzugestalten
• Und einen Job, bei dem du dafür sorgst, dass unsere pädagogischen Fachkräfte mehr Zeit für das haben, worum es eigentlich geht: die Arbeit mit Menschen.
  

Klingt verdächtig nach dir?
Dann brauchen wir kein Anschreiben mit: „Hiermit bewerbe ich mich mit großem Interesse auf die von Ihnen ausgeschriebene Stelle…“Echt nicht.
Schreib uns lieber kurz, wer du bist, was du bisher gemacht hast und warum du glaubst, dass du unser organisatorisches Chaos in ziemlich gute Ordnung verwandeln kannst. Lebenslauf dazu – fertig!
Wir freuen uns auf dich!