Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) Personal & Buchhaltung

expertiv GmbH; Bochum; On-site; EUR 36,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Vollzeit

moderner Arbeitsplatz Bochum

Parkplatz nach Verfügbarkeit

Job summary

expertiv GmbH in Bochum sucht eine engagierte kaufmännische Kraft zur Mitwirkung in Personaladministration, vorbereitender Buchhaltung und Office Management. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und tragen Verantwortung, Aufgaben und Informationen zusammen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Berufserfahrung sowie eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise mit. MS Office-Kenntnisse sowie klare Kommunikation sind Voraussetzung; Homeoffice wird nicht angeboten.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Berufserfahrung in einer kaufmännischen Tätigkeit.
• Sorgfältige, verlässliche Arbeitsweise mit Zahlenverständnis.
• Guter Umgang mit MS Office und digitalen Systemen.
• Klare, verbindliche Kommunikation und Eigeninitiative.

Responsibilities

• Personaladministration & vorbereitende Entgeltabrechnung: Pflege von Personalakten, Zeiterfassung, Fehlzeiten, Urlaub, Vorbereitung der Lohn-/Gehaltsabrechnung, administrative Betreuung, Überwachung von Terminen und Fristen, Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer.
• Buchhaltung, Fakturierung & Auswertungen: vorbereitende Buchhaltung, Fakturierung, offene Posten überwachen, Monatsabschlüsse unterstützen, Zusammenarbeit mit Steuerberater und externen Abrechnungs-/Buchhaltungszentren, Erstellung von Kennzahlen recherchen.
• Organisation, Teamassistenz & Office Management: Büroalltag organisieren, Geschäftsführung/Team unterstützen, Terminorganisation, Empfang/Koordination externer Dienstleister, Datensportablage, Fuhrparkverwaltung, interne Projekte.
• Bewerbermanagement: Termine Vorstellungsgespräche, Kommunikation mit Bewerbern, Einladungen/Absagen, administrative Aufgaben rund um den Bewerbungsprozess.

Skills

Zahlenverständnis

MS Office-Kenntnisse

Kommunikation

Eigeninitiative

Verantwortungsbewusstsein

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Intro

Du bist jemand, der Räume nicht lauter macht – aber besser.Du organisierst, bevor andere nachfragen. Du behältst Zahlen, Termine und Menschen gleichzeitig im Blick. Du kommunizierst klar, arbeitest sorgfältig und sorgst dafür, dass Dinge zuverlässig laufen.

Genau so eine Persönlichkeit suchen wir für unser Team bei der expertiv GmbH in Bochum.

Bei uns übernimmst Du eine zentrale kaufmännische Rolle mit Schwerpunkten in Personaladministration, vorbereitender Buchhaltung und Organisation. Du arbeitest eng mit unserem Team und der Geschäftsführung zusammen und bist an vielen Stellen die Person, bei der Informationen, Aufgaben und Verantwortung zusammenlaufen.

Wichtig: Wir suchen keinen Spezialisten, der jeden einzelnen Bereich bereits perfekt beherrscht. Wir suchen einen kaufmännisch starken Menschen, der mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Lust darauf hat, sich in unterschiedliche Themen einzuarbeiten.

Deine Aufgaben

Personaladministration & vorbereitende Entgeltabrechnung

Du sorgst dafür, dass unsere Personaladministration sauber und zuverlässig funktioniert. Dazu gehören insbesondere:

• Pflege von Personalakten und Personaldaten
• Bearbeitung von Zeiterfassung, Fehlzeiten, Urlaub und Arbeitsunfähigkeiten
• Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für unser externes Abrechnungszentrum
• administrative Betreuung unserer Mitarbeitenden
• Überwachung personalrelevanter Termine und Fristen
• Überwachung von Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer

Buchhaltung, Fakturierung & kaufmännische Auswertungen

Auch bei unseren kaufmännischen Zahlen bist Du eine wichtige Schnittstelle. Deine Aufgaben:

• vorbereitende Buchhaltung
• vollständige und termingerechte Fakturierung
• Bearbeitung und Überwachung offener Posten
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen
• Zusammenarbeit mit Steuerberater sowie externem Abrechnungs- und Buchhaltungszentrum
• Erstellung und Aufbereitung von Auswertungen, Kennzahlen und Reportings

Du musst bei uns kein Steuerfachangestellter und kein Bilanzbuchhalter sein. Entscheidend ist, dass Du kaufmännische Zusammenhänge verstehst, sorgfältig arbeitest und Zahlen nicht einfach weitergibst, sondern mitdenkst.

Organisation, Teamassistenz & Office Management

Du sorgst mit dafür, dass unser Büroalltag funktioniert und Dinge nicht liegen bleiben. Dazu gehören:

• organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams
• Termin- und Besprechungsorganisation
• Telefonannahme sowie Empfang von Bewerbern, Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern
• allgemeine Korrespondenz und Postbearbeitung
• Büroorganisation und Koordination externer Dienstleister
• Verwaltung unseres Fuhrparks
• Unterstützung bei internen Projekten und Veranstaltungen
• strukturierte und datenschutzkonforme Ablage

Bewerbermanagement

Als Personaldienstleister haben wir täglich mit Menschen zu tun. Auch hier unterstützt Du unsere Personalberater organisatorisch. Zum Beispiel bei:

• Terminierung von Vorstellungsgesprächen
• Kommunikation mit Bewerbern
• Erstellung und Versand von Einladungen und Absagen
• administrativen Aufgaben rund um den Bewerbungsprozess

Das bringst Du mit

Für uns zählt nicht, ob Dein bisheriger Lebenslauf exakt zu jedem einzelnen Punkt dieser Stelle passt. Wichtig sind uns:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung in einer kaufmännischen Tätigkeit
• eine strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise
• ein gutes Verständnis für Zahlen und kaufmännische Abläufe
• sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Systemen
• klare und verbindliche Kommunikation
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• ein freundliches und souveränes Auftreten
• Erfahrung in Personaladministration, Personalsachbearbeitung, vorbereitender Buchhaltung, Fakturierung, kaufmännischer Verwaltung oder Teamassistenz ist von Vorteil.

Freue Dich auf

• bis zu 3.500 € brutto monatlich, abhängig von Erfahrung und Qualifikation
• leistungsbezogene Prämie
• 30 Tage Urlaub
• Vollzeit
• individuelle Weiterbildungen
• kurze Entscheidungswege
• direkter Austausch mit der Geschäftsführung
• ein moderner Arbeitsplatz in Bochum
• Parkplatz nach Verfügbarkeit
• eine Position mit eigenen Verantwortungsbereichen statt reiner Zuarbeit
• kein Homeoffice – weil diese Position mitten im Team stattfindet

Expertiv

Wir sind werteorientiert unterwegs. Vier Werte bestimmen unsere Zusammenarbeit: Vertrauen → Verantwortung → Verlässlichkeit → Veränderung. Das sind für uns keine Begriffe für eine Unternehmensbroschüre. Wir möchten Menschen vertrauen können. Dafür übertragen wir Verantwortung. Verantwortung braucht Verlässlichkeit. Und wenn sich Dinge verändern müssen, erwarten wir die Bereitschaft, Veränderung mitzugestalten. Deshalb suchen wir nicht einfach jemanden, der eine Aufgabenliste abarbeitet. Wir suchen einen Menschen, der hinschaut, mitdenkt und Verantwortung übernimmt. Jemanden, der merkt, wenn etwas fehlt. Der nachfragt, wenn etwas nicht schlüssig ist. Und der Dinge zuverlässig zu Ende bringt. Wenn Du Dich darin wiedererkennst, sollten wir uns kennenlernen. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.