Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d)

Workwise; Jena; Vor Ort; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Vertrag

Prämienzahlung

Gleitzeit

Urlaubstage 26

Weiterbildungen

E-Bike Leasing

Offene Teamkultur

Zusammenfassung

Workwise in Jena sucht eine/n kaufmännische/n Sachbearbeiter/in (m/w/d) in Vollzeit.

Sie übernehmen die allgemeine Büroverwaltung, Terminplanung und unterstützen die Buchführung sowie projektbezogene Aufgaben. Wichtig sind Zuverlässigkeit, Zahlenverständnis und Teamfähigkeit; idealerweise bringen Sie Erfahrung in einem Ingenieur- oder Planungsbüro mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Büroanwendungen.
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Rechnungswesen.
• Organisationstalent sowie strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und gutes Zahlenverständnis.
• Freundliches, sicheres Auftreten und Teamfähigkeit.
• Bereitschaft, sich in Abläufe eines Ingenieur- und Planungsbüros einzuarbeiten.

Aufgaben

• Allgemeine Büroverwaltung übernehmen.
• Telefondienst intern und extern betreuen.
• Termine/Fristen im Blick behalten, insbesondere Gewährleistung.
• Honorarangebote erstellen und Honorarleistungen abrechnen.
• Buchführung der IBA Jena unterstützen.
• Projektbezogene Aufgaben wie e-Vergabe unterstützen, Datenbanken pflegen.
• Büromaterial und Betriebsmittel verwalten.
• Zusammenarbeit mit Geschäftsführung zu Arbeits-, Gesundheits- und Datenschutz belangen.
• QMB bei Qualitätsmanagement unterstützen und Betriebsabläufe optimieren.
• Werbemaßnahmen und IBA-Veranstaltungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung organisieren.

Kenntnisse

MS Office

Organisationsfähigkeit

Zahlenverständnis

Teamfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Verlässlichkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) in Vollzeit gesucht für den Einsatzort 07743 Jena

Über das UnternehmenUnser Unternehmen zeichnet sich durch die allumfassenden Planungsleistungen aus. Wir bieten dem Bauherrn Architektenleistungen, die Planung der vollständigen Gebäudetechnik, Bauüberwachung für das gesamte Gebäude sowie die Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination aus einer Hand an. Dadurch können wir eine maximale Kosten-, Qualitäts-, Termin- und Rechtssicherheit geben.Als Ingenieurbüro für Architektur und Bau bieten wir unseren Bauherren Generalplanung aus einer Hand – dabei sorgst du im Hintergrund für reibungslose Abläufe und unterstützt unser Team bei Projekten, Terminen und organisatorischen Themen.

Über das Unternehmen
Unser Unternehmen zeichnet sich durch die allumfassenden Planungsleistungen aus. Wir bieten dem Bauherrn Architektenleistungen, die Planung der vollständigen Gebäudetechnik, Bauüberwachung für das gesamte Gebäude sowie die Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination aus einer Hand an. Dadurch können wir eine maximale Kosten-, Qualitäts-, Termin- und Rechtssicherheit geben.
Als Ingenieurbüro für Architektur und Bau bieten wir unseren Bauherren Generalplanung aus einer Hand – dabei sorgst du im Hintergrund für reibungslose Abläufe und unterstützt unser Team bei Projekten, Terminen und organisatorischen Themen.

Was bieten wir dir?

• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit einer zusätzlichen Prämienzahlung für deine finanzielle Sicherheit.
• Flexible Arbeitsgestaltung durch Gleitzeit
• Du startest mit 26 Urlaubstagen, die mit deiner Betriebszugehörigkeit schrittweise ansteigen.
• Bezahlte Weiterbildungen, die dich sowohl fachlich als auch persönlich voranbringen.
• Moderne Gesundheitsleistungen inklusive der Option auf ein E-Bike-Leasing.
• Eine offene Teamkultur, in der wir gemeinsame Erfolge bei regelmäßigen Events feiern.

Was erwartet dich?

• Du übernimmst die allgemeine Büroverwaltung
• Du bist verantwortlich für den Telefondienst, sowohl intern als auch extern
• Du kontrollierst Termine und Fristen, insbesondere im Bereich der Gewährleistung
• Du errechnest und schreibst Honorarangebote sowie die Abrechnung von Honorarleistungen
• Du unterstützt die Buchführung der IBA Jena
• Du unterstützt bei projektbezogenen Aufgaben, wie der e-Vergabe, und pflegst Datenbanken
• Du verwaltest und organisierst Büromaterial sowie Betriebsmittel
• Du arbeitest mit der Geschäftsführung zusammen, um jährliche Belehrungen der Mitarbeitenden zu Fragen des Arbeits-, Gesundheits- und Datenschutzes sowie zur Nutzung der Betriebsfahrzeuge durchzuführen
• Du unterstützt den QMB bei der Einhaltung des Qualitätsmanagements und bei der Optimierung von Betriebsabläufen
• Du organisierst Werbemaßnahmen und IBA-Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Was solltest du mitbringen?

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du hast drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Büroanwendungen
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Rechnungswesen
• Organisationstalent sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Zahlenverständnis
• Freundliches und sicheres Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Bereitschaft, sich in die Abläufe und Besonderheiten eines Ingenieur- und Planungsbüros einzuarbeiten