Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) 30h

IndustrieAlpine GmbH & Co. KG; Berlin; Vor Ort; EUR 24.000 - 36.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Reisekostenerstattung

ÖPNV-Zuschuss

Work-Life Balance

Weiterbildungsmöglichkeiten

Einarbeitung durch Kollegen

Zusammenfassung

IndustrieAlpine GmbH & Co. KG in Berlin sucht eine kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit (30 Stunden/Woche). Sie unterstützt Objektleitung, koordiniert Aufträge und Dokumentationen und arbeitet eng mit externen Partnern zusammen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Facility Management und sichere Deutschkenntnisse (C1) mit. Die Stelle bietet unbefristeten Vertrag, attraktive Zusatzleistungen und flexible Arbeitszeitmodelle.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung, z.B. als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)/ Industriekaufmann (m/w/d) mit technischem Verständnis und erster Berufserfahrung im Facility Management.
• Einschlägige Brufserfahrung in der kaufmännischen/ technischen Sachbearbeitung.
• Sorgfälltige und strukturierte Arbeitsweise.
• Gutes technisches Verständnis.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen.
• Einschlägige Kenntnisse im Bereich Auftrags- und Dokumentationsverwaltung.
• Erfahrung im Umgang mit CAFM- bzw. Auftragsmanagementsystemen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1 Niveau).

Aufgaben

• Unterstützung der Objektleitung bei operativen, administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Koordination und Nachverfolgung von Wartungs-, Prüf- und Instandhaltungsaufträgen und Terminabstimmung mit externen Dienstleistern
• Anlage, Bearbeitung und Aktualiesierung von Aufträgen über CAFM-System nach internen Vorgaben
• Unterstüzung bei der Prüfung von Kreditorenrechnungen und Leistungsverzeichnissen
• Erfassung von Auftrags-, Termin-, Objekt- und Stammdaten
• Nachverfolgung, Prüfung und Dokumentation des Bearbeitungs- und Erledigungsstandes von Aufträgen und Leistungen
• Unterstützung bei der Datenerfassung sowie Erstellung von Übersichten und Auswertungen
• Terminkoordination, Dokumentenpflege und Erledigung schriftlicher Korrespondenz

Kenntnisse

Kaufmännische Ausbildung

Berufserfahrung im Facility Management

Sorgfältige Arbeitsweise

Technisches Verständnis

MS-Office Kenntnisse

Auftrags- und Dokumentationsverwaltung

CAFM-Systeme

Deutschkenntnisse C1

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (Büromanagement/Industriekaufmann)

Tools

MS Office

CAFM-Systeme

Auftragsmanagementsysteme

Jobbeschreibung

Wir suchen

Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) 30h

Berlin

Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) 30h in 12487 Berlin

IndustrieAlpine – Wir bringen Menschen und Unternehmen in Einklang!In den Bereichen der Gebäudetechnik und dem Anlagenbau sind wir ein führender Service Provider für Facility Management und Industrial Services. Wir arbeiten mit den führenden europäischen Partnerunternehmen eng zusammen, wodurch unsere unbefristeten Arbeitsverhältnisse auf eine lange Zusammenarbeit ausgerichtet sind. Eine Übernahmemöglichkeit besteht immer.

Weiterhin bieten wir unseren Arbeitnehmern (m/w/d) ein partnerschaftliches Konzept für persönliche Entwicklung und berufliches Wachstum.

Unser täglicher Antrieb ist eine langfristige und zufriedene Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Mitarbeitern (m/w/d).

Als Teammitglied der IndustrieAlpine-Gruppe genießt Du alle Vorteile eines erfolgreichen, international agierenden Unternehmens - einen unbefristeten Arbeitsvertrag, eine übertarifliche Bezahlung, eine gute Work Life Balance sowie kontinuierliche Weiterbildungsangebote.

Welche Tätigkeiten erwarten dich?

• Unterstützung der Objektleitung bei operativen, administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Koordination und Nachverfolgung von Wartungs-, Prüf- und Instandhaltungsaufträgen und Terminabstimmung mit externen Dienstleistern
• Anlage, Bearbeitung und Aktualiesierung von Aufträgen über CAFM-System nach internen Vorgaben
• Unterstüzung bei der Prüfung von Kreditorenrechnungen und Leistungsverzeichnissen
• Erfassung von Auftrags-, Termin-, Objekt- und Stammdaten
• Nachverfolgung, Prüfung und Dokumentation des Bearbeitungs- und Erledigungsstandes von Aufträgen und Leistungen
• Unterstützung bei der Datenerfassung sowie Erstellung von Übersichten und Auswertungen
• Terminkoordination, Dokumentenpflege und Erledigung schriftlicher Korrespondenz

Wir suchen eine Persönlichkeit, welche...

• Eine kaufmännische Ausbildung, z.B. als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)/ Industriekaufmann (m/w/d) mit technischem Verständnis und erster Berufserfahrung im Facility Management
• Einschlägige Brufserfahrung in der kaufmännischen/ technischen Sachbearbeitung
• sorgfälltige und strukturierte Arbeitsweise
• gutes technisches Verständnis
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
• einschlägige Kenntnisse im Bereich Auftrags- und Dokumentationsverwaltung
• Erfahrung im Umgang mit CAFM- bzw. Auftragsmanagementsystemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1 Niveau)

Wir bitten um Beachtung

Voraussetzung für die Bewerbung ist eine gültige, unbefristete Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis für Deutschland. Ein Visums- oder Anerkennungsverfahren kann nicht unterstützt werden.

Aus organisatorischen Gründen können wir keine Bewerbungsunterlagen in Papierform zurücksenden.

Das ist uns sehr wichtig

Wir haben einen sehr hohen Anspruch an unseren Kundenservice.Offenheit, Freundlichkeit und Geduld sollten daher zu Deinen Grundeigenschaften gehören. Der Umgang mit den unterschiedlichsten Menschen bereitet Dir Freude.

Wir bieten Dir

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
• Sonderzulagen (netto) wie Reisekostenerstattung, Zuschuss zum ÖPNV Abo je nach Vereinbarung
• Perfekte Work -/Life Time Balance (5 Tage Woche, flexibler Überstundenausgleich über persönliches Arbeitszeitkonto)
• Fachspezifische Weiterbildungsmöglichkeiten
• Wir sind im Umgang miteinander offen, ehrlich, direkt, freundlich, unkompliziert und immer an deiner Seite.
• Wertschätzung und eine Arbeitsatmosphäre, die für gute Energie sorgt.
• Du wirst die ersten Wochen durch einen Kollegen (m/w/d) eingearbeitet.