Abteilungsassistenz (m/w/d)

IndustrieAlpine GmbH & Co. KG; Berlin; Vor Ort; EUR 34.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Weiterbildungsangebote

Gute Work-Life-Balance

Internationales Umfeld

Zusammenfassung

IndustrieAlpine GmbH & Co. KG in Berlin sucht eine Abteilungsassistenz (m/w/d) zur Unterstützung der internen Fachbereiche und Teams. Sie fungieren als zentrale Ansprechperson, koordinieren Informationen und begleiten bereichsübergreifende Prozesse.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit, haben mehrjährige Erfahrung in Administration, Office Management oder Personalwesen und beherrschen MS-Office sicher. Deutschkenntnisse sind erforderlich; Englischkenntnisse sind wünschenswert.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, Personalsachbearbeitung, Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren koordinierenden Funktion.
• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit Führungskräften.
• Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel, Outlook, Word und PowerPoint.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie idealerweise Englischkenntnisse für die Kommunikation im internationalen Unternehmensumfeld.
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsvermögen.
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen.
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Mitarbeiterdaten.

Aufgaben

• Zentrale Ansprechperson und Koordination zwischen internen Fachbereichen und Teams
• Durchführung von Recherchen sowie Analyse, Strukturierung und Aufbereitung von Informationen als Entscheidungsgrundlage
• Koordination und Betreuung der Schnittstellen zu People Operations, Benefits und Fleet Management
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen
• Administrative Betreuung von Benefits, z. B. betriebliche Altersversorgung, Fitnesszuschuss und JobRad
• Stellvertretende Verantwortung für die Zeiterfassung
• Koordination gesetzlich bzw. fachlich vorgeschriebener Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen
• Übernahme von Vertretungsaufgaben bei Urlaubs- und Krankheitsabwesenheiten
• Erstellung und Aufbereitung des monatlichen HR- und Finance-Reportings

Kenntnisse

Administration

Personalsachbearbeitung

Assistenz

Office Management

Koordination

Kommunikationsstärke

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Excel

Outlook

Word

PowerPoint

Jobbeschreibung

Wir suchen aktuell: Abteilungsassistenz (m/w/d) in Berlin

IndustrieAlpine – Wir bringen Menschen und Unternehmen in Einklang!

In den Bereichen der Gebäudetechnik und dem Anlagenbau sind wir ein führender Service Provider für Facility Management und Industrial Services. Wir arbeiten mit den führenden europäischen Partnerunternehmen eng zusammen, wodurch unsere unbefristeten Arbeitsverhältnisse auf eine lange Zusammenarbeit ausgerichtet sind. Eine Übernahmemöglichkeit besteht immer.

Weiterhin bieten wir unseren Arbeitnehmern (m/w/d) ein partnerschaftliches Konzept für persönliche Entwicklung und berufliches Wachstum.

Unser täglicher Antrieb ist eine langfristige und zufriedene Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Mitarbeitern (m/w/d).

Als Teammitglied der IndustrieAlpine-Gruppe genießen Sie alle Vorteile eines erfolgreichen, international agierenden Unternehmens - einen unbefristeten Arbeitsvertrag, eine übertarifliche Bezahlung, eine gute Work Life Balance sowie kontinuierliche Weiterbildungsangebote.

Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung (ggf. mit Option der Übernahme) suchen wir für einen Projekteinsatz bei unserem Kunden in Berlin einen Abteilungsassistenz (m/w/d).

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

• Zentrale Ansprechperson und Koordination zwischen internen Fachbereichen und Teams
• Durchführung von Recherchen sowie Analyse, Strukturierung und Aufbereitung von Informationen als Entscheidungsgrundlage
• Koordination und Betreuung der Schnittstellen zu People Operations, Benefits und Fleet Management
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen
• Administrative Betreuung von Benefits, z. B. betriebliche Altersversorgung, Fitnesszuschuss und JobRad
• Stellvertretende Verantwortung für die Zeiterfassung
• Koordination gesetzlich bzw. fachlich vorgeschriebener Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen
• Übernahme von Vertretungsaufgaben bei Urlaubs- und Krankheitsabwesenheiten
• Erstellung und Aufbereitung des monatlichen HR- und Finance-Reportings

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, Personalsachbearbeitung, Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit Führungskräften
• Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel, Outlook, Word und PowerPoint
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie idealerweise Englischkenntnisse für die Kommunikation im internationalen Unternehmensumfeld
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsvermögen
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Mitarbeiterdaten

Hä? Passt doch gar nicht!

Sie möchten eigentlich gerne etwas anderes tun, aber auch Ihre Berufserfahrung nutzen?Gerne prüfen wir weitere Möglichkeiten einer Zusammenarbeit und stellen Ihnen passende Vakanzen vor.

Das ist uns sehr wichtig

Wir haben einen sehr hohen Anspruch an unseren Kundenservice.Offenheit, Freundlichkeit und Geduld sollten daher zu Ihren Grundeigenschaften gehören. Der Umgang mit den unterschiedlichsten Menschen bereitet Ihnen Freude.

Wir bieten Ihnen

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
• 5 Tage Vollzeit (35 Stunden).
• Professionelle Betreuung bis zum Projektbeginn und darüber hinaus.
• Wir sind im Umgang miteinander offen, ehrlich, direkt, freundlich und unkompliziert.
• Sie erwarten die nettesten Kunden.
• Wertschätzung und eine Arbeitsatmosphäre, die für gute Energie sorgt.

Sie möchten wechseln? Das bleibt unter uns!

Falls Sie sich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befinden, sichern wir Ihnen natürlich höchste Vertraulichkeit Ihrer Bewerbung zu.

Onboarding & Flughöhe

Als neues Mitglied im Team möchten Sie natürlich schnell auf Flughöhe kommen. Dazu werden Sie direkt vor Ort durch die Kolleginnen und Kollegen eingearbeitet.

Wir freuen uns auf Sie!