Kaufmännische(r) Mitarbeiter(in) (m/w/d)

LIFTE H2; Berlin; Hybrid; EUR 45.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Faires Gehalt

Freiwilliges Sommer- und Weihnachtsgel

Großzügiger Beitrag zur betrieblichen：

Zusammenfassung

LIFTE H2 in Berlin sucht eine erfahrene Fachkraft für Betriebsorganisation und Administration. Sie verantworten Buchhaltung, Forderungsmanagement, Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse in enger Abstimmung mit dem Finance Manager.

Sie unterstützen den Projektbetrieb, pflegen Unterlagen, Versicherungen und Berichte, arbeiten mit Behörden zusammen und koordinieren Meetings sowie Büroorganisation und interne/externe Kommunikation.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung in Betriebswirtschaft, Administration, Buchhaltung oder ähnlichem
• Mehrjährige Berufserfahrung in Betriebsorganisation eines deutschen Unternehmens
• Fundierte Kenntnisse von Buchhaltungs- und Finanzsoftware (DATEV, Billomat, ERP-Systeme)
• Grundkenntnisse im Projektmanagement sind von Vorteil
• Fähigkeit, auf allen Unternehmensebenen zu arbeiten
• Gute Kenntnisse der deutschen Verwaltung, Versicherungsstrukturen und Behördengänge
• Sicherer Umgang mit MS Office und cloudbasierten Tools

Aufgaben

• Buchhaltung: Kontrolle der Ausgaben, Forderungsmanagement, Unterstützung bei Abschlüssen
• Unternehmensbetrieb: reibungsloser Tagesbetrieb, Risikoorientierung, Versicherungsportfolio
• Projektbetrieb: Unterstützung bei Ausschreibungen, Kostenkontrolle, Budgetabstimmung
• Allgemeine Administration: Büroorganisation, Vermieter- und Lieferantenbeziehungen, Meetings
• Kommunikation mit Behörden und Aufsichtsbehörden

Kenntnisse

Betriebsorganisation

Administration

Buchhaltung & Rechnungswesen

Projektbetrieb

MS Office

Versicherungsportfolio

Compliance

Ausbildung

Ausbildung in Betriebswirtschaft, Administration, Buchhaltung & Rechnungswesen, Projektbetrieb

Tools

DATEV

Billomat

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Verantwortlichkeiten

Ihre Aufgaben umfassen die folgenden Arbeitsbereiche:

Buchhaltung

• Kontrolle und Überwachung der Unternehmensausgaben
• Verwaltung offener Posten und Abwicklung des Forderungsmanagements
• Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen in enger Abstimmung mit dem Finance Manager und den Buchhaltern

Unternehmensbetrieb

• Sicherstellung des reibungslosen Tagesbetriebs sowie proaktive Identifikation von Schwachstellen und operativen Risiken
• Pflege von Unternehmensunterlagen und Anlagenregistern für die interne und projektbezogene Berichterstattung
• Verwaltung des unternehmensweiten Versicherungsportfolios und Sicherstellung eines angemessenen Versicherungsschutzes
• Zusammenarbeit mit dem HSE-Ausschuss zur Sicherstellung eines sicheren und regelkonformen Arbeitsumfelds, einschließlich der Koordination jährlicher Vorsorgeuntersuchungen und Betriebsarztbesuche
• Ansprechpartner für deutsche Behörden, öffentliche Institutionen und Aufsichtsbehörden

Projektbetrieb

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Ausschreibungen durch das Einholen und Anfordern von Unterlagen bei Versicherern, Registern und anderen relevanten Stellen
• Unterstützung bei Kostenkontrolle und -analyse in Projekten
• Abstimmung von Projektbudgets und -ausgaben in Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement
• Beschaffung und Verwaltung projektspezifischer Versicherungen

Allgemeine Administration

• Verwaltung von Büroausstattung sowie Pflege der Beziehungen zu Vermietern und Lieferanten
• Sicherstellung eines funktionsfähigen Arbeitsumfelds
• Organisation und Koordination interner und externer Meetings: Messen und Teamevents
• Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Präsentationen

Qualifikationen

Erfahrung

• Erfolgreich abgeschlossenes Ausbildung in den Bereichen Betriebswirtschaft, Administration, Buchhaltung & Rechnungswesen, Projektbetrieb oder Ähnlichem
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Betriebsorganisation eines deutschen Unternehmens, vorzugsweise in einem projekt- und ingenieursbezogenen Umfeld
• Fundierte Kenntnisse von Buchhaltungs- und Finanzsoftware z. B. DATEV, Billomat oder ERP-Systemen
• Grundkenntnisse im Projektmanagement oder Erfahrung mit projektbasierten Arbeitsmethoden von Vorteil
• Nachgewiesene Fähigkeit, auf allen Unternehmensebenen zu arbeiten – von der Geschäftsführung bis zu Berufseinsteigern
• Fundierte Kenntnisse der deutschen Unternehmensadministration, Versicherungsstrukturen und behördlichen Abläufe
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie mit cloudbasierten Produktivitätslösungen

Arbeitsweise

• Selbstständig, strukturiert und präzise – du setzt Prioritäten eigenverantwortlich und bringst Dinge konsequent zum Abschluss
• Kommunikationsstark und teamorientiert über alle Hierarchieebenen hinweg
• Du ergreifst Initiative und bringst Verbesserungsvorschläge ein, anstatt nur Aufgaben abzuarbeiten
• Hohe Integrität: du handelst richtig – auch dann, wenn es niemand sieht
• Flexibel in der Kombination aus Büropräsenz und mobilem Arbeiten

Sprachen

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

• Faires Gehalt
• Freiwilliges Sommer- und Weihnachtsgeld
• Großzügiger Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
• Ausgezeichnete Reise-, Kranken- und Unfallversicherung
• 30 Tage Urlaub im Jahr