Kaufmännische Objektassistenz / CAFM-Koordinator (m/w/d) in Berlin

Top Job Personal GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 38.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Leistungsgerechte Vergütung

Gesundheitsbonus

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Ansprechpartner bei Top Job

Mitarbeiterrabatte

Zusammenfassung

Top Job Personal GmbH in Berlin sucht eine kaufmännisch organisierte Fachkraft im technischen Gebäudemanagement.Sie unterstützen Objekt- und Projektverantwortliche bei Organisation, Admin und Datenpflege im CAFM-System.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Bearbeitung von Wartungsaufträgen, Koordination von Dienstleistern, Datenpflege sowie die Dokumentation und Berichtsunterlagen. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wird vorausgesetzt; Deutschkenntnisse sind sehr gut.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, Outlook).
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Organisationstalent.

Aufgaben

• Unterstützung der Objekt- und Projektverantwortlichen bei Organisation und Administration.
• Erfassen und Bearbeiten von Wartungs-, Prüf- und Instandhaltungsaufträgen im CAFM-System.
• Koordination von Dienstleistern, Verfolgung offener Aufträge, Termine und Leistungen.
• Pflege von Objekt-, Stamm-, Auftrags- und Termindaten sowie technischer Dokumentationen und Berichtsunterlagen.
• Kontrolle von Vollständigkeit und Status von Vorgängen; Unterstützung bei Auswertungen und Reportings.
• Strukturierte Ablage und Dokumentenverwaltung.
• Unterstützung im Bestellprozess und Prüfung von Kreditorenrechnungen.

Kenntnisse

MS Office

Organisation

Administrative support

Deutschkenntnisse

Datenbanken

Terminplanung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

CAFM-Systeme

Auftragsmanagement-Software

Jobbeschreibung

Kaufmännisch organisiert – technisch nah am Objekt

Im technischen Gebäudemanagement kommt es auf Übersicht, Genauigkeit und eine gute Abstimmung an.

Sie arbeiten gerne mit digitalen Systemen, behalten offene Vorgänge und Termine im Auge und sorgen dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie benötigt werden?

Dann unterstützen Sie in Berlin ein Team im Bereich Objektmanagement, Facility Management und CAFM.

Ihr Aufgabenbereich

• Sie unterstützen die Objekt- und Projektverantwortlichen bei der täglichen Organisation und Administration.
• Sie erfassen und bearbeiten Wartungs-, Prüf- und Instandhaltungsaufträge im CAFM-System und halten deren Bearbeitungsstand aktuell.
• Sie koordinieren Rückmeldungen von Dienstleistern und verfolgen offene Aufträge, Termine und Leistungen konsequent nach.
• Sie pflegen Objekt-, Stamm-, Auftrags- und Termindaten sowie technische Dokumentationen, Prüfberichte und Leistungsnachweise.
• Sie kontrollieren die Vollständigkeit und den Status von Vorgängen und unterstützen bei Auswertungen und Reportings.
• Sie übernehmen die strukturierte Ablage und Dokumentenverwaltung.
• Bei der Prüfung von Kreditorenrechnungen und Leistungsnachweisen arbeiten Sie der Objektleitung zu und unterstützen bei Bedarf im Bestellprozess.

Damit passen Sie zu uns

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder bringen vergleichbare Berufserfahrung mit.
• Sie bereits im Facility Management, Gebäudemanagement, Objektmanagement oder technischen Backoffice gearbeitet.
• Sie beherrschen MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook, sicher.
• Der Umgang mit digitalen Anwendungen und Datenbanken fällt Ihnen leicht.
• Erste Kenntnisse in CAFM-Systemen, Auftragsmanagement oder digitaler Objektverwaltung
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Das bieten wir dir

• Leistungsgerechte Vergütung nach Erfahrung und Qualifikation
• Gesundheitsbonus von bis zu 600 € im Jahr.
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld.
• Fester Ansprechpartner bei Top Job – immer erreichbar und an deiner Seite.
• Exklusive Mitarbeiterrabatte bei über 3.000 Partnern europaweit.

Besonders gut passt die Position zu Bewerbern aus den Bereichen Objektverwaltung, Facility Management, technische Sachbearbeitung, Auftragsmanagement oder kaufmännische Administration.

Die Position ist bis Dezember 2026 befristet und bietet Ihnen eine planbare Vollzeittätigkeit in einem professionellen Umfeld des Facility- und Objektmanagements.

Für Ihre Einarbeitung werden Sie strukturiert an die bestehenden Prozesse, Ansprechpartner und das eingesetzte CAFM-System herangeführt. Während Ihres Einsatzes steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner von Top Job zuverlässig zur Seite.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!