Kaufmännische Assistenz | M/W/D - Referenz 001223

Remotely; Mainz; Hybrid; EUR 34.000 - 44.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Home Office möglich

Zusammenfassung

consult16 GmbH sucht eine kaufmännische Assistenz zur Unterstützung im internationalen Umfeld am Standort Mainz. Sie übernimmt Termin- und Meeting-Management, koordiniert Reisen, Budgetüberwachung und Beschaffungsprozesse und arbeitet eng mit der Führungsebene zusammen.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Assistenzbereich, hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, Serviceorientierung, Organisationstalent und sehr gute Englischkenntnisse (C1).

Qualifikationen

• Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit & Serviceorientierung, Organisationstalent mit hoher Flexibilität, gute Englischkenntnisse (C1)
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Erfahrung im Assistenzbereich
• Eigeninitiative, flexibles, proaktives Handeln und Fähigkeit, mit sich schnell ändernden Rahmenbedingungen, positiv umzugehen
• Agilität, Priorisierung der vielfältigen Tätigkeiten und Betreuung von Kollegen

Aufgaben

• Durchführung/ Bearbeitung von Prozessen z.T. nach allgemeiner Anleitung und mit Kontrolle, die wesentlich durch die Verwendung einer Fremdsprache (Englisch) geprägt sein kann
• Terminmanagement für die Führungskraft mit eigener Entscheidungskompetenz
• Meetingmanagement - Meetings verstehen und Protokolle schreiben, Actions nachhalten
• Organisation und Leitung von regelmäßigen Arbeitsmeetings und disziplinarische/fachliche Führung von Kollegen
• Travelmanagement - Buchen und Abrechnen von Dienstreisen
• Mitarbeit bei Planung und Überwachung verschiedener Budgets (z.B. Personal, Reisen) und Controlling
• Standardisiertes Beschaffungsmanagement: Bestellung von Material, Dienstleistungen und Equipment/Arbeitsmittel sowie Versand von Dokumenten unter regulatorischen Anforderungen und Unterstützung bei Vertragsverhandlungen

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Organisationstalent

Flexibilität

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Jobbeschreibung

Die consult16 GmbH betreut die unterschiedlichsten Mandanten. Wir sind dabei branchenunabhängiger und strategischer Partner unserer Mandanten für eine kompetente Beratung und Vermittlung von Fach- und Führungskräften bis auf Managementniveau.

Unsere Expertise deckt den gesamten Wertschöpfungsprozess moderner Unternehmen ab, in allen Disziplinen –technisch, betriebswirtschaftlich oder gewerblich.

Gemeinsam mit unseren Mandanten arbeiten wir an interessanten und technologisch innovativen Projekten. Unsere branchenübergreifende Erfahrung und die konsequente Orientierung an die Kundenanforderungen macht uns zu DEM vertrauenswürdigen Partner vieler namhaften Unternehmen – besonders, wenn Projekte, Großaufträge oder Ausfälle von Stammpersonal, einen qualifizierten, flexiblen oder zeitnahen Personaleinsatz erfordern.

Auf dieser Basis können wir die Fähigkeiten unserer Mitarbeiter:innen, ob Berufsanfänger:in oder Professional, optimal einsetzen und unseren Mandanten auch in komplexen Fällen ein individuell angepasstes Personalkonzept vorlegen.

Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Raum Mainz suchen wir ab sofort, zunächst befristet für 6 Monate, und im Rahmen der ANÜ

Kaufmännische Assistenz | M/W/D - Referenz 001223

Ihre Aufgabe:

• Durchführung/ Bearbeitung von Prozessen z.T. nach allgemeiner Anleitung und mit Kontrolle, die wesentlich durch die Verwendung einer Fremdsprache (Englisch) geprägt sein kann
• Terminmanagement für die Führungskraft mit eigener Entscheidungskompetenz
• Meetingmanagement - Meetings (nicht kfm. Inhalte) verstehen und Protokolle schreiben, nachhalten der Actions etc.
• Organisation und Leitung von regelmäßigen Arbeitsmeetings und disziplinarische und/oder fachliche Führung/Anleitung von Kollegen/-innen
• Travelmanagement - Buchen und Abrechnen von Dienstreisen
• Mitarbeit bei der Planung und Überwachung verschiedener Budgets (z.B. Personal, Reisen) und dessen Controlling
• Standardisiertes Beschaffungsmanagement: Bestellung von Material, Dienstleistungen und Equipment/Arbeitsmittel sowie Versand von Dokumenten und Materialien unter Beachtung regulatorischer Anforderungen und z.T. Untersützung bei Vertragsverhandlungen

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Erfahrung im Assistenzbereich
• Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit & Serviceorientierung, Organisationstalent mit hoher Flexibilität, gute Englischkenntnisse (C1)
• Eigeninitiative, flexibles, proaktives Handeln und Fähigkeit, mit sich schnell ändernden Rahmenbedingungen, positiv umzugehen
• Agilität, Fähigkeit zur Priorisierung der vielfältigen Tätigkeiten und zu betreuenden Kollegen

Es handelt sich bei dieser Position um ein hybrides Arbeitsmodell, welches nach Absprache und Bedarf, teilweise aus dem HomeOffice/remote abgedeckt werden kann. Wichtige Präsenztermine vor Ort sind einzuhalten. Ein rein mobiles Arbeiten ist vom Entleiher nicht gewünscht. Die Einarbeitung findet vor Ort beim Entleiher statt.

Bitte beachten Sie, dass der Arbeitsort im Raum Mainz ist. Bei Arbeiten vor Ort können weder vom Entleiher noch von uns Kosten für die An- und Abreise sowie Zeitgutschriften oder Hotelübernachtungen übernommen werden.